Es wird Zeit, Ihre alten Datensätze aufzuräumen

Warum Sie die physischen alten Datensätze Ihres Unternehmens jetzt angehen sollten? Ganz einfach: Sie senken Lagerkosten, vermeiden Fristüberschreitungen, sichern die Compliance, garantieren schnellen Zugriff und machen wertvolle Daten für Analysen nutzbar. Manche Unternehmen haben sich bereits verpflichtet, komplett papierlose Arbeitsweisen einzuführen oder das Ziel einer papierlosen Ablage zu erreichen.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, fundierte und nachvollziehbare Entscheidungen für Ihre Bestände zu treffen – sei es auf Einzelakten- oder auf Kistenebene.

Aber Maßnahmen zu ergreifen und vertretbare Entscheidungen zu treffen, ist leichter gesagt als getan. Im Laufe der Jahre und sogar Jahrzehnte haben Unternehmen möglicherweise unterschiedliche Indizierungssysteme oder -verfahren zur Kategorisierung von Kisten verwendet. Möglicherweise haben sie Umstrukturierungen durchlaufen oder waren an einer Fusion, einer Übernahme oder einer Veräußerung beteiligt. Und höchstwahrscheinlich sind im Laufe der Zeit Mitarbeitende gekommen und gegangen und haben dabei institutionelles Wissen sowie die Verantwortung für die Unterlagen mitgenommen.

All diese Umstände haben die Situation zusätzlich verkompliziert. Die Lösung gleicht einem komplexen Puzzle, für dessen Sortierung Ihnen im Alltag oft Zeit, Budget und Ressourcen fehlen.

Der traditionelle Ansatz

Jede Kiste einzeln per Hand zu prüfen, Metadaten nachzupflegen oder Unterlagen neu zu klassifizieren, ist extrem unwirtschaftlich und audit-sicher kaum umsetzbar. Aus diesem Grund schieben viele Organisationen diesen Schritt vor sich her.

Was ist jetzt anders?

Dank automatisierter Technologie treffen Sie stets fundierte und objektive Entscheidungen für Ihren Aktenbestand, unabhängig von dessen derzeitigem Zustand. Bestimmen Sie mühelos und rechtssicher, welche Unterlagen aufbewahrt, digitalisiert, sicher vernichtet oder langfristig archiviert werden – mit einem starken Partner an Ihrer Seite.

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Wie bereits erwähnt: Nicht jede Kiste ist gleich. Inhalt, Beschreibungsdaten und Metadaten variieren oft erheblich. Drei Szenarien, drei Wege: So schaffen Sie in jeder Situation die Grundlage für rechtssichere Entscheidungen:

Szenario 1: Datensätze ohne Klassifizierungscodes und zugehörige Aufbewahrungsregeln  

Um das zu finden, was Sie benötigen, und fundierte Maßnahmen bezüglich Ihrer Akten zu ergreifen, ist eine präzise Bestandsaufnahme erforderlich. Dies setzt vollständige Metadaten auf Kistenebene, zugewiesene Klassifizierungscodes für die Datensätze und Aufbewahrungsregeln voraus. Wenn Kisten zwar mit Metadaten, aber ohne Klassifizierungscodes oder zugehörige Aufbewahrungsregeln gelagert werden, ist es schwierig, Aufbewahrungspflichten einzuhalten, auf rechtliche Anforderungen oder Audits zu reagieren und klare, rechtssichere Entscheidungen darüber zu treffen, was aufbewahrt, digitalisiert oder vernichtet werden soll.

Ein zeitaufwendiger Ansatz wäre es, Ihre Mitarbeitenden jede Kiste einzeln prüfen zu lassen, den Aufbewahrungsplan heranzuziehen, einen Klassifizierungscode zuzuweisen und das entsprechende Vernichtungsdatum zu berechnen. Zu wissen, wo man anfangen soll, ist eine echte Herausforderung, denn die Einführung eines standardisierten Verfahrens zur Zuweisung von Aufbewahrungscodes auf Kistenebene, abgestimmt auf Ihren Aufbewahrungsplan, kann kompliziert und überfordernd sein.

Szenario 2: Vermischte Dokumentenarten und komplexe Aufbewahrungsfristen  

Ihre Bestände enthalten gemischte Dokumentenarten, deren Aufbewahrungsfristen von spezifischen Ereignissen abhängen. Unterschiedliche Aktenarten unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungs- und Vernichtungsvorschriften. Wenn die Akten nicht entsprechend ihrer Datensatzklassifizierung, Aufbewahrungsanforderungen oder Ereignisdaten organisiert sind, können Sie keine fundierten und rechtlich haltbaren Entscheidungen darüber treffen, welche Datensätze aufbewahrt, digitalisiert oder vernichtet werden sollen.

Beispielsweise befinden sich Hypothekenverträge, die im Mai 2007 abgeschlossen wurden, in derselben Kiste wie Darlehen, die in den Jahren 2009, 2018 und 2023 gekündigt wurden. Es ist nicht möglich, der Kiste ein einziges Vernichtungsdatum zuzuweisen. Dies führt dazu, dass bestimmte Datensätze über die erforderliche Frist hinaus aufbewahrt werden, da sie an die Aufbewahrungsanforderungen der anderen Datensätze gekoppelt sind.

Ein manuelles Vorgehen würde bedeuten, dass geschultes Personal oder externe Fachkräfte jede Kiste einzeln öffnen, die Daten jeder Akte mit einer Datenbank abgleichen, geschlossene Vorgänge entnehmen, das jeweilige Vernichtungsdatum gemäß Ihrem Aufbewahrungsplan berechnen und die Akten anschließend nach Vernichtungsjahr sortiert neu einsortieren. Alternativ können Sie einzelne Akten auch anforderungsspezifisch für die jeweilige Fachabteilung digitalisieren.

Wenn Ihnen jedoch die Ressourcen, das Personal, die Prozesse und die Zeit fehlen, um jede Akte nach Vernichtungsdatum zu sortieren, wird ein solches Bereinigungsprojekt oft aufgeschoben. Das erhöht letztlich Ihr Lagerbudget und setzt Ihr Unternehmen potenziellen rechtlichen Risiken und Compliance-Risiken aus.

Szenario 3: Kisten ohne ausreichende Informationen  

Sie haben Kisten, zu denen nicht genügend verwertbare oder verlässliche Informationen vorliegen, um eine Entscheidung zu treffen. Dabei könnte es sich um Kisten mit wichtigen Unterlagen handeln, die bearbeitet werden müssen, aber genauso um Weihnachtsdekoration, Büromaterial und persönliche Gegenstände, die niemand abgeholt hat.

Sie können sich dafür entscheiden, den Deckel jeder Kiste zu öffnen und Mitarbeitende oder Dritte eine Entscheidung treffen zu lassen, doch dafür benötigen Sie Platz, und der Vorgang ist zeitaufwendig, kostspielig und fehleranfällig. Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Bestandsverwaltung und verlässliche Entsorgungs- oder Archivierungsentscheidungen ist volle Transparenz: Sie müssen genau wissen, welche Unterlagen vorliegen und welcher Fachabteilung die einzelnen Kisten zugeordnet sind. Ohne dieses Wissen können Sie keine Maßnahmen ergreifen und bewahren Ihren Bestand viel länger auf, als nötig wäre.

Laut einer aktuellen Studie zur Bereinigung von alten Datensätzen im Auftrag von Iron Mountain wird geschätzt, dass fast 20 % aller eingelagerten Aktenkisten ohne Metadaten aufbewahrt werden. Infolgedessen fehlt Ihnen der Überblick über Ihren Datenbestand, sodass Sie nicht einmal die einfachsten Entscheidungen darüber treffen können, was aufbewahrt, digitalisiert, vernichtet oder gespendet werden soll. Um dieses Problem zu beheben, müssen Sie den Inhalt jeder einzelnen Kiste überprüfen und die Metadaten auf Kistenebene manuell aktualisieren. Die Umsetzung eines solchen Großprojekts scheitert in der Praxis jedoch oft an fehlenden Budgets, personellen Engpässen, mangelndem Fachwissen sowie knappen Zeit- und Raumkapazitäten.

Vor welchen Herausforderungen stehen Sie bei der Bereinigung Ihrer alten Datensätze?

Kommt Ihnen eines dieser Szenarien bekannt vor? Dann können wir Ihnen helfen.

Iron Mountain bietet für alle drei (sowie jede beliebige Kombination) dieser Situationen automatisierte, technologiebasierte Lösungen an, mit denen Sie Zeit und Kosten sparen. Ganz gleich, in welchem Zustand sich Ihre Kisten befinden: Mit innovativen Lösungen und unserem erfahrenen Records Management-Team machen wir den Weg frei für Ihre Entscheidungen.

Es ist an der Zeit, die Arbeitsergebnisse vieler Jahre in Ihrer Organisation systematisch und strukturiert aufzuarbeiten.

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