Iron Mountain Smart Sort

Erreichen Sie Ihre Information-Governance- und Unternehmensziele

Haben sie ...

• große Mengen an „geerbten“ Akten?
• Schwierigkeiten, die richtigen Akten zu finden?
• den Wunsch, Bestände auszulagern, möchten aber zuerst alle nicht mehr benötigten Akten vernichten?
• den Wunsch, Akten zu vernichten, können aber ohne größere Investitionen nicht zuverlässig bestimmen, welche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind?
• den Wunsch, künftig papierlos zu arbeiten, wissen aber nicht, welche Akten Sie digitalisieren sollen?
• den Auftrag, Akten für eine Fusion, Übernahme oder Veräußerung zu
sortieren?

Wenn Sie mindestens eine dieser Fragen mit Ja beantwortet haben, kann Iron Mountain Smart Sort Ihnen helfen. Sprechen Sie uns an.

Herausforderung

Sie müssen Ihre Aktenbestände sortieren und neu ordnen, um fundierte Entscheidungen über deren Entsorgung zu treffen. Das ist leider nicht so einfach, wie es klingt.

Warum ist Aktenvernichtung so kompliziert?

• Fehlende Integrität/Transparenz der Bestände: Wenn während des gesamten Informationslebenszyklus keine wichtigen Metadaten erfasst wurden, sind Such- und Verwaltungsvorgänge schwierig, und es lässt sich nur schwer entscheiden, welche Akten aufbewahrt, digitalisiert oder vernichtet werden sollen.
• Unterschiedliche Aktentypen und Ereignisdaten: Verschiedene Aktentypen müssen unterschiedlich behandelt werden. Wenn Ihre Akten nicht nach Klassifizierung oder Ereignisdatum organisiert sind, sind rechtssichere Entscheidungen unmöglich.
• Zeitaufwand und hohe Kosten für die Neusortierung von Akten: Sie haben nicht genug Personal, um für jede einzelne Akte das Vernichtungsdatum, den Typ, die Kennung o. ä. zu ermitteln.

Was bedeutet das?

• Unnötige Kosten: Große Aktenberge ohne Metadaten, die nicht nach Vernichtungsdatum oder Klassifizierung sortiert sind, machen die Verwaltung Ihrer Bestände extrem schwierig.
• Höheres Risiko: Wenn Sie Akten unnötig lang aufbewahren, riskieren Sie Informationsverluste und die Verletzung gesetzlicher Vorgaben. Außerdem können Sie nicht so einfach auf Anordnungen zur Urkundenvorlegung oder Audits reagieren. Das Compliance Management ist schwieriger.
• Geringere Produktivität: Um die richtigen Akten finden und schnell Entscheidungen treffen zu können, müssen Ihre Bestände gut organisiert sein. Ohne einen effizienten Prozess für das Sortieren und Neuordnen verlieren Sie wertvolle Zeit und erreichen möglicherweise Ihre Ziele nicht.

Unser Team unterstützt Sie in den Archivcentern von Iron Mountain oder bei ihnen vor Ort. Ob auf ihrem Gelände oder extern gelagert: Wir bringen Ordnung in ihre Akten.

Entscheidungsfindung vereinfachen und beschleunigen

Mit Iron Mountain Smart Sort, können Sie schnell und zuverlässig Entscheidungen über Ihre alten Akten treffen. So wird Ihre Aktenverwaltung rechtssicher und effizienter.

Unser umfassend geschultes Archivmanagement-Team nutzt Ihre Datenbanken und Aufbewahrungszeitpläne, um bis auf Ebene einzelner Akten Prozesse für das Treffen rechtssicherer Entscheidungen zu automatisieren. Wir sortieren und ordnen Ihre Akten so, dass Sie sicher Entscheidungen über die Vernichtung treffen können und Ihre Geschäftsziele erreichen. Das hilft zum Beispiel bei Veräußerungen, Rechtsstreitigkeiten und dem Einhalten von Vernichtungspflichten.