Stadt Bonn schafft die Basis für eine vollständig digitale Verwaltung

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Iron Mountain entwickelte für die Stadt Bonn einen flexiblen und maßgeschneiderten Prozess, durch den das Projekt parallel zum Tagesbetrieb der Abteilungen umgesetzt werden konnte.

24. September 20268  Min.
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Stadt Bonn schafft die Basis für eine vollständig digitale Verwaltung

Herausforderung

Vor der bevorstehenden Renovierung des Stadthauses sah sich die Stadt Bonn mit einer dringenden Aufgabe konfrontiert: Tausende Akten mussten in kurzer Zeit digitalisiert werden. Mit über Mit über 22 Kilometern an Dokumenten in den Archiven war klar, dass dies nicht auf bisherige Weise weitergehen konnte. Die Stadt wollte die Lagerungskosten senken, öffentliche Services straffen und flexible Remote- Work-Strukturen für insgesamt 5.000 Mitarbeitende schaffen.

Lösung

Iron Mountain entwickelte gemeinsam mit der Stadt Bonn einen flexiblen Prozess zur Erfassung und Digitalisierung der Aktenbestände. Nach einer strukturierten Bestandsaufnahme wurden standardisierte Abläufe für die schrittweise Digitalisierung unterschiedlichster Aktentypen etabliert.

Vorteile

  • Rund 3,5 Kilometer Akten bereits digitalisiert und alles beauftragt
  • Schnellerer Zugriff auf Informationen durch digitale Akten und Volltextsuche
  • Effizientere Bürgerservices und medienbruchfreie Arbeitsabläufe
  • Flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten für rund 5.000 Beschäftigte
  • Geringere Kosten für Papierlagerung und Kurierdienste
  • Grundlage für eine vollständig digitale Verwaltung

Wenn Papier Platz machen muss

Im öffentlichen Sektor werden Digitalisierungsprojekte häufig durch zahlreiche parallele Aufgaben und komplexe Anforderungen ausgebremst. Für die Stadt Bonn wurde die Transformation durch einen akuten Bedarf beschleunigt: Die Akten mussten vor der Renovierung des Stadthauses umziehen. Bis Ende 2027 sollte das Gebäude komplett geräumt sein und die neuen Büroflächen würden deutlich weniger Platz für physische Akten bieten.

Angesichts der hohen Kosten für zusätzliche Lagerkapazitäten wurde schnell klar: Papier zu lagern war wirtschaftlich nicht haltbar. Der Stadtrat fasste daher einen politischen Beschluss für ein groß angelegtes Digitalisierungsprojekt. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die Beteiligung der Stadt Bonn an einem bestehenden KDN-Rahmenvertrag, über den Iron Mountain bereits beauftragt war. So konnte das Projekt ohne aufwändige administrative Prozesse schnell und unkompliziert starten.

Von Altlasten zu neuen Chancen

Beatrix Baur, Sachgruppenleiterin der Bundesstadt Bonn, erklärt, wie der Renovierungstermin die Digitalisierungsbemühungen in den Fokus rückte:

Zuvor gab es einzelne Digitalisierungsprojekte in verschiedenen Bereichen, aber einen verwaltungsweiten digitalen Arbeitsalltag hätten wir aus eigenem Antrieb heraus nie so schnell erreicht.

Damals gab es keine umfassende Digitalisierung der Aktenbestände – einzelne Abteilungen hatten eigene Initiativen, doch Informationen waren in isolierten Inseln schwer erreichbar. Die bisherige Erfahrung der knapp 5.000 Mitarbeiter:innen mit Aktenarbeit war sehr unterschiedlich: Während manche Bestände relativ einfach zugänglich waren, erforderte die Suche nach älteren, archivierten Unterlagen oft aufwändige Recherchen. Physische Dokumente, die vor Ort bleiben mussten, um für alle erreichbar zu sein, stellten zudem eine massive Barriere für flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten dar.

Die Größe der Herausforderung verstehen

Erster Schritt für Iron Mountain und das Team der Stadt Bonn: das Projekt realistisch abgrenzen. „Eine erste Herausforderung war, überhaupt zu ermitteln, welche Aktenbestände tatsächlich vorhanden waren“, erinnert sich Baur. „Wir haben alle Abteilungen befragt, wie viele Akten sie lagern. Doch wir bekamen teilweise widersprüchliche Angaben, sodass wir kein vollständiges Bild hatten. Hinzu kamen unterschiedliche Aufbewahrungspflichten in verschiedenen Bereichen.“ Diese Unsicherheit verursachte beim Team der Stadt Bonn Zweifel an der Machbarkeit. Durch eine strukturierte Bestandsaufnahme schuf Iron Mountain jedoch schnell Transparenz: In Gesprächen mit allen Abteilungen wurde das Volumen der Archive ermittelt und anhand von Abteilungsaufträgen hochgerechnet. Mit standardisierten Kalkulationsrichtlinien für die Umrechnung von Lagerflächen identifizierte die Stadt Bonn zunächst rund 22 Kilometer Akten aus über 12 verschiedenen Ämtern und weit mehr als 50 Arbeitsgruppen unter anderem aus den Bereichen Soziales, Bau, Umwelt.

Wir sahen dieses große Projekt daher als Chance, unsere Akten und Arbeitsprozesse grundlegend zu digitalisieren, so Baur. Eine verwaltungsweite Standardisierung über Abteilungen und Dateitypen hinweg sollte dabei die Grundlage für einen durchgängig digitalen Arbeitsalltag schaffen.

Flexibilität als Schlüssel zum Projekterfolg

Iron Mountain entwickelte für die Stadt Bonn einen flexiblen und maßgeschneiderten Prozess, durch den das Projekt parallel zum Tagesbetrieb der Abteilungen umgesetzt werden konnte. Die Stadtverwaltung wurde hierfür in 42 Teilprojekte gegliedert, die sich über sämtliche Fachämter erstrecken.

Das größte Aktenvolumen wird dabei in den Bereichen Bau und Soziales erwartet. Baur erklärt, warum dieser Ansatz entscheidend zum Erfolg führte: „Um die Aufgabe in der vorgesehenen Zeit zu schaffen, musste ein großes Problem gelöst werden: wie man die enorme Vielfalt an Aktentypen mit unterschiedlichsten Papierformaten – von Notizzetteln bis zu großformatigen Bauplänen – handhaben kann und dabei die Prozesse so standardisiert wie möglich hält. Von Anfang an war es wichtig, mit den Abteilungen die richtige Arbeitsweise zu finden.“

Die Einbindung aller Beteiligten war entscheidend: So ließ sich der zusätzliche Aufwand durch die Digitalisierung mit dem regulären Arbeitspensum der Abteilungen in Einklang bringen.

Iron Mountain entwickelte zusammen mit Stakeholdern aus der gesamten Organisation einen bewährten Prozess für die phasenweise Erfassung und das Scannen von Akten. Dieser basierte auf einer zentralisierten Kontrolle der Fortschritte durch die einzelnen Abteilungen und einem neuen Buchungssystem für die Koordination der Prozesse.

Im Sommer 2026 waren bereits rund 4,5 Millionen Blätter digitalisiert. Damit hat das Projekt einen wichtigen ersten Schritt gemacht. Iron Mountain bleibt seinem partnerschaftlichen Ansatz treu: Das Team bindet die Beteiligten aktiv ein und setzt laufend Optimierungen um, um auf sich verändernde Anforderungen flexibel reagieren zu können.

Die digitale Zukunft annehmen

Bereits während des Projekts zeigen sich für die Stadt Bonn deutliche Vorteile: schnellere Bürgerservices, erweiterte Volltextsuche, medienbruchfreie Arbeitsabläufe und Einsparungen bei teuren Kurierdiensten für Papierdokumente. Digitale Freigabeprozesse und eine transparentere, einheitliche Aktenführung erleichtern zusätzlich die Arbeit und helfen, Doppelbestände zu vermeiden. Gleichzeitig ermöglicht der digitale Zugriff flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten und stärkt damit die Attraktivität der Stadt als Arbeitgeber. Bis Ende 2027 sollen für die Stadt Bonn rund 20 Kilometer Aktenbestand mit einem Umfang von etwa 80 Millionen Seiten digitalisiert werden. Ab Mitte September 2026 werden die Kapazitäten entsprechend erhöht, sodass Iron Mountain künftig viermal wöchentlich die Abholung und Verarbeitung von jeweils rund 400.000 Blatt Papier übernimmt.

Die Bewältigung der Altbestände hat die Grundlage für eine papierlose Verwaltung geschaffen. Damit entwickelt sich die Stadt Bonn zum digitalen Vorreiter für den öffentlichen Sektor und zeigt exemplarisch, wie Kommunen den Wandel zur modernen Verwaltung erfolgreich meistern.

Ich freue mich, in einer zunehmend digitalen Welt zu leben. Besonders schätze ich die Zusammenarbeit mit dem Team von Iron Mountain und den lösungsorientierten Ansatz, mit dem sie das Projekt begleiten, zieht Beatrix Baur Bilanz. Wir ziehen gemeinsam an einem Strang und bringen das Projekt Schritt für Schritt voran.