Strategische Archivbereinigung bei einem internationalen Finanzinstitut

Finanzinstitute stehen unter strenger behördlicher Aufsicht. Ein internationales Finanzinstitut musste jedoch feststellen, dass einige seiner digitalen Dateien – insbesondere Ad-hoc-Tabellen und nicht strukturierte Dokumente für einmalige Zwecke – ihre festgelegte Aufbewahrungsfrist überschritten hatten und inzwischen veraltet waren. Während die Kernsysteme für Transaktionen zuverlässig funktionierten, fehlte eine umfassende Datenmanagement-Lösung. Dadurch erstellten Mitarbeitende oft unnötige Inhalte, die sich mit den Masterdaten überschnitten.

Zur Bereinigung der Bestände setzte das Institut auf die Information Governance (IG) Cleanse Services von Iron Mountain. Gleichzeitig wurde ein neues Verfahren eingeführt, das eine systematische und regelmäßige Identifizierung sowie Löschung nicht mehr benötigter Daten ermöglicht. So konnte das Unternehmen letztlich Risiken senken, die Effizienz steigern und die Compliance gewährleisten.

Wenn das Speichern zum Risiko wird

In der Finanzdienstleistungsbranche sind alle Geschäftsbereiche streng reguliert. Zusätzlich stehen internationale Finanzinstitute vor der Herausforderung, unterschiedliche Gesetze in den Ländern einzuhalten, in denen sie tätig sind.

Vor diesem Hintergrund befürchten Mitarbeitende in Finanzinstituten häufig, dass das Löschen von Daten gegen Compliance-Anforderungen verstoßen könnte. Alles aufzubewahren, wirkt daher oft wie die sicherste Option. Dieser Ansatz ist zwar gut gemeint, kann jedoch unbeabsichtigte Folgen haben. Im Laufe der Zeit werden Speichersysteme mit redundanten, veralteten und unbedeutenden Daten überladen, die allgemein als „ROT-Daten“ (Redundant, Obsolete and Trivial) bezeichnet werden.

Diese ROT-Daten bergen erhebliche Risiken für Institute: Sie erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende veraltete oder ungenaue Informationen für kritische Entscheidungen verwenden. Darüber hinaus steigern wachsende Datenmengen die Anfälligkeit für Cyberangriffe, während das Fehlen einer umfassenden Datenverwaltung die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erschwert.

Im Rahmen einer umfassenden Initiative zur digitalen Transformation entschied sich dieses Finanzinstitut, etwas gegen seine ROT-Daten zu unternehmen. Hierzu ein Mitarbeiter: „Einige Bereiche wurden modernisiert und sind erstklassig, aber andere hinken immer noch hinterher.“ Die Datenbereinigung ist zu einem entscheidenden Schritt dieser Modernisierung geworden.

Der Bereinigungsprozess

Bei der Umsetzung dieses Projekts vertraute das Finanzinstitut auf Iron Mountain – einen langjährigen Partner, mit dem das Unternehmen bereits eine enge und verlässliche Zusammenarbeit verbindet. Die fundierte Fachkenntnis von Iron Mountain machte das Unternehmen zum idealen Partner für dieses entscheidende Vorhaben.

Im ersten Schritt wurde innerhalb von vier bis sechs Monaten der gesamte Altbestand gesichtet und bereinigt. Iron Mountain arbeitete eng mit dem Chief Data Officer (CDO) und der Rechtsabteilung des Finanzinstituts zusammen. Gemeinsam wurden angepasste Filter entwickelt, mit der die IG Cleanse-Lösung Dateien identifizierte, die sicher gelöscht werden konnten.

Doch es verlief nicht immer alles reibungslos. Die komplexen spezifischen Anforderungen und behördlichen Vorgaben des Finanzinstituts führten zu einem hohen Debugging-Aufwand, mit dem das Team nicht gerechnet hatte. Am Ende zahlte sich die Arbeit jedoch aus: Mehr als 10 Millionen Dateien konnten zur Löschung identifiziert werden, was über 6 TB an Daten entspricht.

Ein Mitarbeiter des Finanzinstituts, der an dem Projekt beteiligt war, sagt dazu „Es war eine großartige Erfahrung, mit dem Iron Mountain-Team zusammenzuarbeiten.“ Er fügt hinzu: „Wir konnten Seite an Seite arbeiten und die Herausforderungen gemeinsam überwinden. Iron Mountain war ein hilfreicher, zuverlässiger und vertrauenswürdiger Partner.“

Ein neuer Ansatz für „Business as usual“

In der zweiten Phase des Projekts führte das Finanzinstitut ein kontinuierliches System zur Überwachung und Kontrollen ein, um zu verhindern, dass ROT-Daten erneut entstehen. Die IG Cleanse-Lösung wird weiterhin genutzt und durch vierteljährliche Überprüfungen ergänzt, um löschbare Dateien zu identifizieren.

Hierdurch entstanden gleich mehrere betriebliche Vorteile:

• Geringere Risiken
• Verbesserte Compliance
• Gesteigerte Effizienz
• Geringere Datenspeicherkosten

Die Lösung unterstützt zudem einen kulturellen Wandel im Umgang mit Aufbewahrungsrichtlinien. All das brachte das Finanzinstitut seinen strategischen Zielen näher: die Modernisierung und Optimierung des Tagesgeschäfts bei gleichzeitiger Risikoreduzierung.

Erfahren Sie mehr über die IG Cleanse-Lösung von Iron Mountain.

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