Testamente aus 150 Jahren sicher verwahrt
Kundenprojekte
Iron Mountain storage expertise helps Probate Service preserve all wills for future generations, while providing easy access to scanned copies
Mit der Archivierungsexpertise von Iron Mountain werden Testamente vom Nachlassdienst für künftige Generationen aufbewahrt – mit problemlosem Zugriff auf die gescannten Kopien
Herausforderung
Archivierung eines kontinuierlich wachsenden Bestands an Testamenten, die bis zum Jahr 1858 zurückreichen, unter Einhaltung der gesetzlichen Zugriffsbestimmungen.
Lösung
Spezielles externes Archiv, das von 29 spezialisierten Mitarbeitern von Iron Mountain verwaltet wird.
Mehrwert
Die nationalen Testamente werden in Großbritannien gemäß dem britischen Standard (BS 5454) archiviert. Dabei werden Woche für Woche rund 3.200 Testamente entsprechend den festgelegten Fristen abgerufen.
Problemloser Umzug und Wechsel
Die Aktenkonsolidierung war eine gewaltige Aufgabe. 29.000 Archivboxen mit Akten, insgesamt über 14 Kilometer Regallänge,mussten transportiert werden. Bei 33 Paletten pro Tag dauerte der gesamte Umzug etwa drei Monate.
Nachdem alle Akten im zentralen hochmodernen Archiv in Hamburg eingetroffen waren, wurden sie mit den bereitgestellten Metadaten abgeglichen und anschließend einheitlich strukturiert. Jede Patientenakte trägt nun einen Barcode. Das verbessert die Nachverfolgbarkeit; das Auffinden einer Box wird enorm beschleunigt und ist nahezu kinderleicht.
„Wir waren besonders beeindruckt vom Kundenservice, der technologischen Plattform und den attraktiven Konditionen, die geboten wurden", sagt Dr. Schuster
Halbierte Archivierungskosten und doppelt so schneller Aktenzugang
Seit dem ersten Umzug sind weitere Akten aus den Häusern der Paracelsus-Kliniken hinzugekommen. Eine kürzliche Vertragserweiterung sieht jetzt auch die Archivierung der Röntgenbilder von Patienten vor.
„Derzeit befinden sich etwa 35.000 Boxen im Archiv, mit Unterlagen zu rund 800.000 Patienten", sagt Dr. Schuster. „Unsere Prognose ist, dass diese Zahl noch bis auf 45.000 Boxen ansteigen wird. Durch den Wechsel werden wir nahezu die Hälfte unserer Archivierungskosten einsparen, verglichen mit dem vorherigen Dienstleister"
Aktenanforderungen aufgrund medizinischer Fragen laufen über ein abgesichertes Internetportal. Dort wird automatisch eine Arbeitsanweisung an das Archiv erstellt. Die gewünschte Patientenakte wird gescannt und in das Portal hochgeladen. Der Besteller erhält eine E-Mail, die ihn über die Bereitstellung des Dokuments zum Download informiert. Anschließend wird die Originalakte wieder ins Archiv gebracht. Das endgültige Ziel besteht darin, 99 Prozent aller Akten elektronisch abrufen zu können.
Wir müssen uns nicht länger Gedanken machen über die Sicherheit oder den Schutz vor Feuer oder Hochwasser, und wir können die Erfüllung der Compliance-Anforderungen weitaus einfacher darstellen.
„Das Service-Level-Agreement lautet, die Akten elektronisch innerhalb von acht Stunden bereitzustellen", sagt Adrian Schuster, „aber im Normalfall erhalten wir sie innerhalb von vier Stunden. Das ist ein exzellenter Service, der unserem Archivpersonal erlaubt, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Papierstapel zu bewegen und zu scannen."
Effizienteres Arbeiten und mehr Platz für Klinikbetrieb
Paracelsus-Kliniken hat das gesetzte Ziel erreicht, das Management papierbasierter Patientenakten zu vereinfachen und zu standardisieren und zudem die Kosten zu senken. Weitere Vorteile sind die höhere Zugriffsgeschwindigkeit und die verbesserte Compliance.
Die Prozessstandardisierung mit allen Patientenakten an einem Ort und einem einzigen Dienstleister hat sich als wesentlicher Treiber für effizientere Prozessabläufe erwiesen.
Dr. Schusters Fazit: „Outsourcen macht Sinn. Wir müssen uns nicht länger Gedanken machen über die Sicherheit oder den Schutz vor Feuer oder Hochwasser, und wir können die Erfüllung der Compliance-Anforderungen weitaus einfacher darstellen. Außerdem haben wir wertvolle Flächen dazugewonnen, die jetzt für den Klinikbetrieb genutzt werden können."
1Recall wurde 2016 von Iron Mountain übernommen
Zum Download der Case Study als PDF klicken Sie bitte auf den Download Button:
Durch den Wechsel werden wir nahezu die Hälfte unserer Archivierungskosten einsparen.
„Das Service-Level-Agreement lautet, die Akten elektronisch innerhalb von acht Stunden bereitzustellen", sagt Adrian Schuster, „aber im Normalfall erhalten wir sie innerhalb von vier Stunden. Das ist ein exzellenter Service, der unserem Archivpersonal erlaubt, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Papierstapel zu bewegen und zu scannen."
Effizienteres Arbeiten und mehr Platz für Klinikbetrieb
Paracelsus-Kliniken hat das gesetzte Ziel erreicht, das Management papierbasierter Patientenakten zu vereinfachen und zu standardisieren und zudem die Kosten zu senken. Weitere Vorteile sind die höhere Zugriffsgeschwindigkeit und die verbesserte Compliance.
Die Prozessstandardisierung mit allen Patientenakten an einem Ort und einem einzigen Dienstleister hat sich als wesentlicher Treiber für effizientere Prozessabläufe erwiesen.
Dr. Schusters Fazit: „Outsourcen macht Sinn. Wir müssen uns nicht länger Gedanken machen über die Sicherheit oder den Schutz vor Feuer oder Hochwasser, und wir können die Erfüllung der Compliance-Anforderungen weitaus einfacher darstellen. Außerdem haben wir wertvolle Flächen dazugewonnen, die jetzt für den Klinikbetrieb genutzt werden können."
1Recall wurde 2016 von Iron Mountain übernommen
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