Rente für das Papierarchiv: Der digitale Modernisierungskurs einer Pensionskasse

e-EФKA, die elektronische nationale Sozialversicherungsbehörde, verarbeitet Anträge heute schneller als je zuvor und verbessert gleichzeitig Datensicherheit und Compliance. Dank Iron Mountain konnte das Unternehmen jahrzehntealte Aktenbestände scannen und die relevanten Metadaten mittels Künstlicher Intelligenz erfassen. Die Behörde modernisierte ihren Betrieb durch automatisierte Workflows, was zu weniger Fehlern und erheblichen Kosteneinsparungen führte.

Vor diesem Projekt wurden Beschäftigungsunterlagen aus den Jahren 1980 bis 2001 vollständig auf Papier geführt und in physischen Aktenschränken aufbewahrt. Jedes Mal, wenn ein Rentenantrag einging, standen Mitarbeitende vor der anspruchsvollen Aufgabe, die Unterlagen manuell zu finden und zu prüfen. Dieser arbeitsintensive Prozess war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig, was zu Verzögerungen und Ungenauigkeiten führte. Zusätzlich zu diesen Herausforderungen stellte die physische Verwundbarkeit der Archive ein hohes Risiko dar. Ein einziges Ereignis, etwa ein Feuer oder eine Überschwemmung, hätte ausgereicht, um jahrzehntealte Datenbestände unwiederbringlich zu löschen und damit die Betriebsfähigkeit sowie die Rentenansprüche zu gefährden.

e-EФKA wollte den Schritt in das digitale Zeitalter vollziehen. Nach einer entsprechenden Ausschreibung fiel die Wahl schließlich auf Iron Mountain, um die Belege zu digitalisieren und mittels Iron Mountain InSight® Intelligent Document Processing (IDP) weiterzuverarbeiten. Dadurch wurde die Bearbeitungszeit neuer Anträge auf ein Drittel reduziert, was den Kundenservice deutlich verbesserte und Kosten senkte.

Archive digitalisieren

Der erste Schritt bestand darin, mehr als zwei Jahrzehnte an Papierakten aus den Archiven der Behörde zu digitalisieren. Insgesamt handelte es sich um mehr als 10,7 Millionen Seiten mit 35 Dokumenttypen. Die Aufgabe war komplex, konnte jedoch dank der Unterstützung von Iron Mountain deutlich früher als geplant abgeschlossen werden. Tatsächlich wurde diese Phase in nur der Hälfte der vorgesehenen Zeit beendet.

Direkt im Anschluss folgte die zweite Phase: die Extraktion von Metadaten mittels IDP. Dieser Prozess war sehr erfolgreich: Mit einer Genauigkeit von 85 % konnten insgesamt 262 Millionen Datenfelder extrahiert werden. Die manuelle Validierung von Iron Mountain ermöglichte es, fehlende Informationen schnell zu ergänzen und Daten zu validieren. So können Mitarbeitende alte Beschäftigungsdaten nun über eine schnelle digitale Suche abrufen, während die digitalen Archive deutlich sicherer und widerstandsfähiger sind als die alten Papierakten.

Abläufe optimieren

Da die Dokumente nun digital vorliegen, verarbeiten Mitarbeitende Anträge dreimal so schnell wie zuvor. Sobald neue Dokumente gescannt werden, extrahiert das System automatisch Metadaten und ermöglicht so einen nahtlosen, vollständig digitalen Workflow. Durch die neu gewonnene Effizienz steigt auch die Zufriedenheit und das Vertrauen der Rentenberechtigten, denn Sie erhalten ihre Zahlungen nun deutlich schneller.

Das Projekt reduzierte zudem die Betriebskosten erheblich, da der Aufwand für die physische Archivierung und Verarbeitung wegfällt. Indem manuelle Workflows durch digitale Prozesse ersetzt werden, können sich Mitarbeitende stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren, etwa die Entwicklung neuer digitaler Services, die Steigerung der betrieblichen Effizienz und das Vorantreiben von Innovationen.

Bereit für die Zukunft

Die neuen digitalen Prozesse bieten eine stabile Grundlage für die kommenden Jahre:

• Rentendaten sind nun sicherer und werden gesichert, um Datenverluste im Falle einer Naturkatastrophe zu verhindern.
• Prozesse und Speicher lassen sich einfacher skalieren, ohne dass eine umfangreiche physische Infrastruktur erforderlich ist.
• Die Daten sind standardisiert, was die Durchsuchbarkeit verbessert und gleichzeitig Reporting und Compliance unterstützt.
• Die Behörde kann ihr Angebot um weitere digitale Services erweitern und so neue Möglichkeiten schaffen, um Rentenberechtigte und andere Bürger:innen besser zu unterstützen.

Fazit: Die Organisation wird damit nicht nur ihren gesetzlichen Aufgaben gerecht, sondern fördert gleichzeitig aktiv das Wohlergehen der von ihr betreuten Gemeinschaften. Und das ist erst der Anfang. Dank des neuen digitalen Fundaments ist die Behörde besser denn je gerüstet, ihren öffentlichen Auftrag zu erfüllen – schneller, sicherer und intelligenter.

Erfahren Sie mehr über InSight Intelligent Document Processing von Iron Mountain.