Die versteckte Kostenfalle ungeordneter Rentenunterlagen

Branche

Gesundheitswesen

Herausforderung

Fragmentierte Daten sorgten für eine kostspielige und riskante Rentenverwaltung

Lösung

Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP)

Mehrwert

Ein Gesundheitsunternehmen hat seine unstrukturierten, ungenutzten Daten digitalisiert und zentralisiert, um Einblicke in physische Dokumente und strukturierte Daten zu gewinnen. Diese gesteigerte Transparenz verhindert unberechtigte Rentenansprüche, sowohl rückwirkend als auch für die Zukunft. Das Unternehmen konsolidierte digitalisierte Dokumente in verschiedenen Formaten und an unterschiedlichen Speicherorten auf einer zentralen, durchsuchbaren Plattform. So wurde das Records Management und Reporting rund um Rentenunterlagen verbessert und damit finanzielle Risiken reduziert.

Wie wichtig ist es, Rentenunterlagen schnell zu finden? Für ein großes Gesundheitsunternehmen hat diese Frage kürzlich an Bedeutung in Millionenhöhe gewonnen. Der Grund: Das Unternehmen musste Millionenbeträge an unberechtigten Rentenleistungen zahlen. Warum? Weil das Unternehmen die entsprechenden Unterlagen nicht finden konnte, um die Anspruchsberechtigung von Anträgen zu bestätigen. Das Gericht entschied zulasten der Organisation: Kann die Berechtigung eines Rentenanspruchs nicht aktiv widerlegt werden, ist das Unternehmen zur Zahlung verpflichtet.

Auch wenn schwer zugängliche und verstreute Dokumente oft zum frustrierenden Alltag vieler Organisationen gehören, gaben erst die immensen Kosten durch unauffindbare Rentenunterlagen den Ausschlag für das Gesundheitsunternehmen, endlich aktiv zu werden. Das Unternehmen wandte sich an Iron Mountain und bat um Hilfe. Die Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP) schafft eine einheitliche Plattform für neu digitalisierte Dokumente und digital erzeugte Aufzeichnungen aus verschiedenen Abteilungen, einschließlich früherer Übernahmen. Durch die Erfassung relevanter durchsuchbarer Metadaten aus den unterschiedlichen digitalen Datensätzen werden die konsolidierten Daten durchsuchbar, wodurch letztlich eine strukturierte digitale Bibliothek von Renteninformationen entsteht. Das Ergebnis? Das Gesundheitsunternehmen reduziert künftige finanzielle Risiken und spart jährlich über zwei Millionen US-Dollar durch die Identifizierung „doppelter“ Rentenzahlungen.

Unauffindbare Daten

Mehrere Übernahmen führten dazu, dass die Rentenverwaltung des Gesundheitsunternehmens mit einem Wildwuchs an Formaten zu kämpfen hatte. Papierakten, Mikrofilme und CDs lagen verteilt auf diverse Standorte und veraltete IT-Systeme – oft in einem desolaten Ordnungszustand. Die Navigation durch diese Daten, um erforderliche regulatorische Dokumente zu finden, wurde schwierig bis unmöglich.

Zusätzlich verschärften Personalwechsel, Kommunikationslücken und Budgetbeschränkungen die Herausforderungen im Records Management. Häufig konnte bei Anträgen ehemaliger Mitarbeitender auf Rentenleistungen die notwendige Dokumentation nicht gefunden werden, um die Anspruchsberechtigung zu bestätigen. Und ohne auffindbare Dokumente mussten Rentenleistungen an ehemalige Mitarbeitende ausgezahlt werden.

Eine einheitliche Plattform für Digitalisierung und Organisation

Zunächst half Iron Mountain dabei, alle Dokumentformate – einschließlich handschriftlicher Unterlagen – in digitale Formate umzuwandeln und dabei relevante Daten zu identifizieren, die extrahiert werden müssen. Diese extrahierten, klar unterscheidbaren Informationen reichern die Datensätze mit Metadaten an und verbessern so die Durchsuchbarkeit. Alle relevanten Dokumente, die einer versorgungsberechtigten Person zugeordnet sind, werden mit denselben Metadaten versehen. So erhalten Mitarbeitende eine umfassende Ansicht der aggregierten Informationen. Schätzungsweise 2,5 Millionen Papierdokumente werden digitalisiert, ergänzt durch die Umwandlung von Mikrofilmen und CD-/DVD-Inhalten. So entsteht ein vollständiges Repository digitalisierter und durchsuchbarer Renteninformationen.

Im nächsten Schritt unterstützte Iron Mountain das Gesundheitsunternehmen bei der Migration seiner Altsysteme zur Iron Mountain InSight DXP, einer skalierbaren Low-Code-SaaS-Plattform (Software-as-a-Service), die alle Renteninformationen zentral bereitstellt. Dazu gehören Anmeldeformulare, Formular 5500 (ein Jahresbericht, der in den USA eingereicht werden muss), Zusammenfassungen der Jahresberichte sowie 1099-R-Formulare (US-Steuerformular zur Meldung von Auszahlungen aus Rentenversicherungen, Pensionen etc.). Die strukturierten und durchsuchbaren Datensätze werden nun mithilfe automatisierter Workflows schnell verarbeitet und anhand von Geschäftsregeln aggregiert. Das Mitarbeiterprofil enthält Informationen wie Geburtsdatum, Mitarbeiter-ID sowie Einstellungs- und Kündigungsdatum. Es kann zahlreiche Fragen beantworten, wie zum Beispiel: „Liegt ein Steuerformular 1099R vor?“ „Stimmt die Abfindungshöhe mit dem Pauschalbetrag überein?“ oder „Gibt es einen Rentenberechnungsbericht?“. Wenn der automatisierte Workflow fehlende Informationen oder Zusammenhänge erkennt, wird der betreffende Rentenfall mithilfe manueller Validierung für eine Qualitätsprüfung markiert. Rentenverantwortliche verfügen nun über ein zugängliches, durchsuchbares System, um Anfragen von Mitarbeitenden und behördliche Anfragen schnell zu beantworten.

Darüber hinaus stellte Iron Mountain InSight DXP die erforderlichen Sicherheitsprotokolle bereit, um Daten und Dokumentation zu schützen. Das Gesundheitsunternehmen wendet zudem Richtlinien zur Datensatzaufbewahrung an, um ein effizientes Dokumentenmanagement sicherzustellen und Geschäftsrisiken zu minimieren.

Die Vorteile

InSight DXP bietet dem Gesundheitsunternehmen zahlreiche Vorteile und unterstützt es dabei, von Unsicherheit zu Klarheit und Transparenz zu gelangen. Nach der Implementierung kann das Unternehmen ausgezahlte Ansprüche schneller und präziser validieren und so über eine Million US-Dollar an Haftungsrisiken sparen. InSight DXP bietet Skalierbarkeit für künftiges Wachstum, darunter auch die Unterstützung zusätzlicher automatisierter IDP-Workflows (Intelligent Document Processing). Gleichzeitig unterstützt die Plattform die Einhaltung von Richtlinien zur Datensatzaufbewahrung und reduziert Compliance-Risiken.

Bestehende ausgezahlte Rentenansprüche werden geprüft. Fehlerhaft ausgezahlte Ansprüche werden durch dokumentierte Nachweise belegt, damit das Unternehmen vor Gericht eine Rückforderung unberechtigter Zahlungen beantragen kann. Künftig erhält das Unternehmen mehr Transparenz über Rentenverpflichtungen und kann sich besser auf künftige Zahlungen vorbereiten. Bei weiteren Übernahmen können übernommene physische und digitale Dokumente einfach den definierten Workflows in Iron Mountain InSight DXP folgen. So werden die neuen Unternehmensinformationen leicht durchsuchbar, was die Effizienz verbessert und dem Gesundheitsunternehmen mehr Kontrolle gibt.

Als Nächstes plant das Unternehmen, weitere Funktionen von InSight DXP zu nutzen, darunter zusätzliche Workflows, „Chat with a Document“, KI-Funktionen sowie erweiterte API-Schnittstellen zur Anbindung anderer Systeme. Hierdurch wird die Audit-Bereitschaft verbessert und die betriebliche Effizienz weiter gesteigert.

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