Effektive Information Governance aufbauen

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Mit Iron Mountain Policy Center können Sie ganz einfach den Überblick über Ihre Verpflichtungen behalten und die Compliance nachweisen.

29. Februar 20246  Min.
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Create and deploy effective information governance

Herausforderung

Unternehmen stehen heute vor einer komplexen Compliance-Landschaft, in der sich die Anforderungen und Standards nicht nur je nach Branche unterscheiden, sondern auch nach Region, Land und sogar manchmal lokaler Rechtsordnung. In dieser dynamischen, schnelllebigen Umgebung den Überblick zu behalten, gestaltet sich schwierig. Doch wenn Unternehmen diese Voraussetzung nicht erfüllen, weil sie keinen rechtssicheren Aufbewahrungszeitplan haben oder die nötigen Tools und Ressourcen fehlen, um den Plan durchzusetzen, dann riskieren sie hierdurch kostspielige Folgen.

Auswirkungen

Compliance-Aktivitäten verschlingen oft wertvolle Ressourcen, mit denen eigentlich die zentralen Missionen des Unternehmens vorangetrieben werden könnten. Doch sie sind entscheidend: Denn schon die kleinsten Verstöße können verheerende Folgen haben und Wachstum und Rentabilität im Weg stehen. Hierdurch kann die Einführung neuer Produkte und Services verzögert werden, was letztlich den Gewinn des Unternehmens beeinträchtigt.

Mit Technologien wie künstlicher Intelligenz wird die Compliance-Umgebung sogar noch komplexer, da hiermit blitzschnell Unmengen neuer Inhalte erstellt werden, die ein riesiges Compliance-Risiko mit sich bringen.

Was wäre, wenn …

Mit einer effektiven und umfassenden Compliance-Strategie sowie zuverlässigen Tools, um diese Strategie durchzusetzen, können Sie Folgendes erreichen:

  • Beschleunigung Ihrer KI-Initiativen, indem Sie genau die richtige Datenmenge verarbeiten.
  • Verringerung des Risikos von Rechtsstreitigkeiten und Geldstrafen, indem Sie Ihre Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien aktuell halten.
  • Einsparen von Kosten für die Datenspeicherung, indem Sie Dokumente sicher entsorgen.
  • Greifen Sie schnell auf die nötigen Informationen zu, um Auditanfragen zu erfüllen, und implementieren Sie einen rechtssicheren Aufbewahrungszeitplan, um die Compliance zu gewährleisten.

Iron Mountain Policy Center

Policy Center ist eine abonnementbasierte Software, mit der Sie über die immer neuen gesetzlichen Aufbewahrungsanforderungen auf dem Laufenden bleiben können. Mit der Lösung können Sie Datensätze für die Compliance organisieren und von der Erstellung bis hin zur sicheren Entsorgung verwalten. Policy Center zeigt Ihre Compliance-Verpflichtungen abhängig von Ihrer Branche und Ihrem Standort an und bietet einen rechtssicheren Aufbewahrungsplan. So wissen Sie stets, was Sie aufbewahren müssen und was sicher entsorgt werden kann. Sie sparen Zeit und Platz, während Sie gleichzeitig das Risiko von Strafen reduzieren.

  • Behalten Sie den Überblick über neue Vorschriften:

    Die Tiefe und Vielfalt der internationalen Rechtsrecherche, die in unser Policy Center einfließt, machen es zu einer einzigartigen Lösung – mit über 77.000 rechtlichen Verweisen aus mehr als 130 Ländern sowie mit Datenschutz- und Compliance-Verpflichtungen.

  • Senken Sie Kosten:

    Anhand eines rechtssicheren Aufbewahrungsplans wissen Sie stets, was Sie aufbewahren müssen und was sicher entsorgt werden kann, um Speicher- bzw. Lagerkosten zu sparen.

  • Reagieren Sie schnell auf Audits:

    Autorisierte Teammitglieder können schnell auf die Informationen zugreifen, die sie für Audits benötigen. Mit einer Integration in InSight können Mitarbeitende außerdem interne und externe Auditaufgaben effizienter abschließen – und das mit 25 % weniger Zeitaufwand.

Das Policy Center ist in drei Editionen verfügbar. Alle Editionen beinhalten einen Aufbewahrungsplan. Die Editionen Standard und Professional bieten die Option für einen oder mehrere branchenspezifische Aufbewahrungspläne. Die Professional Edition ermöglicht eine globale Abdeckung und lässt sich mit einer Vielzahl von Content-ManagementSystemen verbinden. So können Sie die Information Governance genau da integrieren, wo die Informationen tatsächlich vorhanden sind. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der verfügbaren Editionen:

Mit unserer benutzerfreundlichen Software können Sie ganz einfach den Überblick über Ihre Verpflichtungen behalten und die Compliance nachweisen. Wenden Sie sich an das Information-Governance-Team von Iron Mountain, um mehr über unsere Beratungsdienste, über die Entwicklung strategischer Programme sowie über die richtige Aufbewahrung und Entsorgung für eine optimale Compliance zu erfahren.