Rechnungsbearbeitung automatisieren

Lösungsübersichten

Für die Kreditorenbuchhaltung sind Effizienz und Genauigkeit von entscheidender Bedeutung.

23. Januar 20246  Min.
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Ihre rechnungsbearbeitung automatisieren

Herausforderungen für Unternehmen

Sie müssen Rechnungen schnell bearbeiten, Zahlungen zeitnah überweisen und beides verwalten, um den Cashflow zu optimieren und dabei Fehler vermeiden, die sich langfristig auf das Geschäft auswirken könnten. Doch mit papierbasierten und digitalen Rechnungen, die an mehrere Standorte und Posteingänge gesendet werden, sind Effizienz und Genauigkeit eine echte Herausforderung.

Auswirkung

Wenn Sie Rechnungen in mehreren E-Mail-Postfächern, Aktenschränken, Festplatten, Datenfreigaben usw. aufbewahren, verpassen Sie die Möglichkeiten der Technologie, die Ihnen helfen, Ihre Arbeit effizienter und präziser zu erledigen. 70% der Unternehmen erhalten immer noch Rechnungen in Papierform. Das Auffinden und manuelle Überprüfen von Hunderten von Papieren, um Rechnungen zur Zahlung zuzuordnen, kann zu verspäteten Zahlungen führen, die die Lieferantenbeziehungen und die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens beeinträchtigen.

Eine manuelle Eingabe von Daten aus Papierrechnungen birgt das Risiko manueller Fehler oder verlorener Rechnungen. Doppelte Zahlungen allein können Ihr Unternehmen zwischen 0,8% und 2% der Gesamtzahlungen kosten. Auch einfache Eingabefehler können zu Überzahlungen, verpassten Zahlungen und Zahlungsverzug führen und Betrug Tür und Tor öffnen.

Durch Ineffizienz wird die Zahlungsabwicklung verlangsamt und es werden unnötige Kosten verursacht. Die manuelle Verarbeitung einer Rechnung dauert durchschnittlich 17 Werktage. Und nach Angaben der US-Notenbank müssen von den mehr als 25 Milliarden Rechnungen, die jährlich verschickt werden, 75% manuell bearbeitet werden, was die US-Unternehmen jedes Jahr etwa 200 Milliarden US-Dollar kostet.

Fakten aus der Branche

Ein intelligentes Dokumentenmanagement kann die Rechnungsverarbeitung um über 67% beschleunigen.

CPA Practice Advisor

Was wäre, wenn...

Ihnen die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung mit Iron Mountain für die Rechnungsbearbeitung Ihnen hilft, Ihre Herausforderungen zu meistern?

  • Erhalten Sie Echtzeiteinblicke in alle Rechnungen - unabhängig vom Format, in dem sie eingehen.
  • Reduzieren Sie Fehler, die zu verspäteten Zahlungen, Überzahlungen, fehlgeschlagenen Prüfungen und Betrug führen können.
  • Senken Sie den Zeit- und Kostenaufwand für die Rechnungsbearbeitung und den Monatsabschluss.

Iron Mountain für die Rechnungsverarbeitung

Sie können sich darauf verlassen, dass Iron Mountain ein Enterprise Content Management (ECM)-System bereitstellt, das die Anforderungen der Kreditorenbuchhaltung erfüllt und Ihnen dabei hilft:

  • Papierdokumente zu digitalisieren: Sie können Ihre Rechnungen selbst digitalisieren, oder Iron Mountain kann dies für Sie übernehmen. Die OZE-Technologie (Optische Zeichenerkennung) extrahiert Inhalte, damit sie leicht durchsucht werden können. Dank Funktionen mit wenig oder gänzlich ohne Code können Sie automatisierte Workflows in der Rechnungsverarbeitung und -genehmigung noch besser an Ihre Geschäftsregeln anpassen.
  • Daten plattformübergreifend zu vernetzen: Durch die Integration in bestehende Buchhaltungssysteme werden Daten vernetzt, um Informationssilos aufzubrechen und den Zugriff auf alle relevanten Informationen an einem Ort zu ermöglichen.
  • Jederzeit und überall Zugriff zu ermöglichen: Autorisierte Benutzer können über ein zentrales webbasiertes Portal ganz einfach auf Rechnungen auf unserer sicheren ECM-Plattform zugreifen und diese durchsuchen, sich über Regeln für die Handhabung von Ausnahmen benachrichtigen lassen und abgelehnte Rechnungen mit Lieferanten teilen und erneut verarbeiten.
  • Ihr Unternehmen zu schützen: Auditfähige Nachweiskette, sichere Speicherung, Datenverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und rollenbasierte Berechtigungen schützen Daten. Unsere Inhaltsplattform erfüllt Branchenstandards und Richtlinien zur Datenaufbewahrung und bietet Funktionen, die Ihnen dabei helfen, auf Audits und Offenlegungsanfragen zu reagieren.
  • Den gesamten Lebenszyklus zu verwalten: Iron Mountain kann über Ihre physischen Dokumente verfügen, indem wir sie sicher aufbewahren, vernichten oder an Sie zurückschicken.

Die Ergebnisse

Die Ergebnisse haben einen erheblichen Einfluss auf Ihren Gewinn und bieten zudem folgende Vorteile:

  • Transparentere Rechnungsabwicklung: Sie können Rechnungen zentral über ein einziges, benutzerfreundliches Portal anzeigen, verwalten und verarbeiten. Sehen Sie mit nur einem Klick, wie jede Rechnung bearbeitet wurde und wohin Ihre Zahlungen gehen.
  • Höhere Genauigkeit: Extrahieren Sie Rechnungsinformationen automatisch und beziehen Sie sie in Workflows ein, um Fehler durch eine manuelle Dateneingabe zu vermeiden. Reduzieren oder eliminieren Sie das Risiko, dass Rechnungen verlegt oder falsch verarbeitet werden.
  • Mehr Effizienz und geringere Kosten: Mit der Digitalisierung und Workflow-Automatisierung sortieren und organisieren Sie Rechnungen mit wenigen Klicks, um sie blitzschnell zu verarbeiten. Außerdem sparen Sie Zeit und Mehrarbeit beim Monatsabschluss.