Χαράξτε την πορεία σας προς την ψηφιακή μετάβαση: Οι 3 προκλήσεις Διαχείρισης αρχείων και πληροφοριών που πρέπει να ξεπεράσετε

Ακολουθούν οι τρεις από τις μεγαλύτερες προκλήσεις που πρέπει να αντιμετωπίσετε σήμερα, καθώς χαράσσετε την πορεία σας στο ψηφιακό μέλλον:

1. Διαχείριση του αποθέματος των έντυπων αρχείων σας

Οι λόγοι για τους οποίους μια εταιρεία δεν έχει καταφέρει να εκκαθαρίσει τα αρχεία της μπορεί να διαφέρουν, από τους περιορισμένους πόρους ή την έλλειψη ορατότητας έως το μέγεθος και την πολυπλοκότητα ενός πιθανού έργου εκκαθάρισης. Η απουσία κωδικών αρχείων, το άγνωστο περιεχόμενο και τα ανακατεμένα αρχεία περιπλέκουν σημαντικά αυτή τη διαδικασία, καθυστερώντας την εκκαθάριση —και τον έλεγχο— των αρχείων. Το αποτέλεσμα της αδράνειας είναι το ίδιο, ανεξάρτητα από τον λόγο: Δεν μπορείτε να λάβετε με αυτοπεποίθηση τεκμηριωμένες αποφάσεις σχετικά με τα παλαιότερα αρχεία σας, έτσι ώστε να προχωρήσετε με άλλες προτεραιότητες. Επίσης, συνεχίζετε να επιβαρύνεστε με περιττές δαπάνες και κινδύνους. Η κατανόηση των όσων έχετε και η λήψη έξυπνων αποφάσεων σχετικά με τη διάθεση των αρχείων εξακολουθεί να είναι μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις που αντιμετωπίζουν σήμερα οι επικεφαλής της διαχείρισης πληροφοριών.

2. Λήψη αποφάσεων σχετικά με την ψηφιοποίηση για την ενίσχυση της προσβασιμότητας και την τροφοδοσία των μοντέλων AI

Η ιδέα ενός γραφείου που δεν χρησιμοποιεί χαρτί είναι στο προσκήνιο εδώ και δεκαετίες, αλλά πολλές εταιρείες δεν έχουν ακόμα καταφέρει να την υλοποιήσουν. Ο δρόμος προς την εξάλειψη του χαρτιού συχνά περιπλέκεται από την έλλειψη στρατηγικής και πόρων που μπορούν να επιβραδύνουν την πρόοδο και να κάμψουν τον ενθουσιασμό. Η λύση δεν είναι να ψηφιοποιήσουμε τα πάντα ανεξαιρέτως. Μια ισορροπημένη προσέγγιση στην ψηφιοποίηση που αξιολογεί τις απαιτήσεις για πρόσβαση, δικαστικές διαμάχες, AI και άλλες προτεραιότητες διασφαλίζει ότι γίνονται οι σωστές επιλογές, σύμφωνα με τον προϋπολογισμό και τους στόχους της εταιρείας σας, χωρίς να μεταβιβάζετε απλώς την έλλειψη ελέγχου των έντυπων αρχείων σας σε ψηφιακή μορφή.

Όπως όλοι γνωρίζουμε πολύ καλά, το AI φέρνει γρήγορα την επανάσταση στον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν οι εταιρείες. Ο αντίκτυπος του ΑΙ στη διακυβέρνηση των δεδομένων και των πληροφοριών αλλάζει το τοπίο των πληροφοριών αυτή τη στιγμή. Εταιρείες σε ολόκληρο τον κόσμο υιοθετούν εργαλεία AI και προηγμένης ανάλυσης, προκειμένου να είναι σε θέση να αξιοποιήσουν τα δεδομένα υψηλής αξίας τους. Αποφασίζοντας στρατηγικά ποια έντυπα αρχεία θα ψηφιοποιηθούν, οι επικεφαλής του τμήματος Διαχείρισης αρχείων και πληροφοριών (RIM), μπορούν να εμπλουτίσουν τα δεδομένα για χρήση σε μοντέλα AI, εξασφαλίζοντας περισσότερες πληροφορίες και πιο ακριβή αποτελέσματα.

3. Εκκαθάριση των ψηφιακών δεδομένων σας

Οι εταιρείες σε ολόκληρο τον κόσμο αντιμετωπίζουν την εκθετική αύξηση δεδομένων, η οποία δημιουργεί ακόμα μεγαλύτερα προβλήματα όγκου από ό,τι με έντυπα αρχεία. Ένα σημαντικό μέρος αυτών των δεδομένων, είτε είναι δομημένα είτε μη δομημένα, είναι συχνά περιττά, παρωχημένα και ασήμαντα/μεταβατικά (ROT). Αυτά τα δεδομένα δεν καταλαμβάνουν μόνο πολύτιμο αποθηκευτικό χώρο, αλλά δυσχεραίνουν επίσης την αποτελεσματική διαχείριση των πληροφοριών, οδηγώντας σε αυξημένο κόστος, ευπάθειες ασφάλειας και εμπόδια στη λήψη αποφάσεων.

Η αντιμετώπιση της πολυπλοκότητας της υγιεινής των δεδομένων του προγράμματός σας απαιτεί μια συστηματική προσέγγιση, η οποία περιλαμβάνει την ταξινόμηση των περιττών, παρωχημένων και ασήμαντων/μεταβατικών (ROT) δεδομένων, την εκκαθάριση και την αρχειοθέτηση περιττών δεδομένων, την κατανόηση της αλυσίδας παροχής δεδομένων και την εκ νέου εισαγωγή δεδομένων για την αξιοποίηση σε μοντέλα AI. Αυτή η διαδικασία μπορεί να ξεκινήσει από την εκκαθάριση των φυσικών αρχείων σας. Σε τελική ανάλυση, τακτοποιημένα έντυπα αρχεία = πιο καθαρά ψηφιακά δεδομένα.

Αποθήκευση, προστασία και διαχείριση: Οι σωστές βάσεις για την επιτυχία

Ο δρόμος προς ένα καλύτερο ψηφιακό μέλλον μπορεί να είναι πιο εύκολος από όσο νομίζετε. Αν και οι προκλήσεις είναι αμέτρητες, μπορείτε να τις αντιμετωπίσετε αναλαμβάνοντας τον έλεγχο των αρχείων σας και υιοθετώντας την αναδυόμενη τεχνολογία.

Η Iron Mountain είναι ο συνεργάτης σας για την αποθήκευση, την προστασία, τη διαχείριση και τη μετατροπή των πιο πολύτιμων πόρων της εταιρείας σας. Εξερευνήστε τη λύση Iron Mountain’s Smart Records Cleanup Suite για να δείτε πώς μπορούμε να σας βοηθήσουμε να ξεκινήσετε τη διαδικασία εκκαθάρισης των αρχείων σας.