UTMB Health utiliza Iron Mountain Smart Sort para impulsar la transformación digital

El Departamento Médico de la Universidad de Texas (UTMB Health) es una destacada institución académica del ámbito de las ciencias de la salud que se dedica a la investigación, la educación y la asistencia sanitaria, y cuenta con cuatro campus ubicados en el sureste de Texas. En 2022, el campus de Galveston tuvo que enfrentarse a un reto importante cuando el contrato de alquiler de una de sus instalaciones de almacenamiento, el edificio Lipton Tea, estaba a punto de vencer.El antiguo almacén construido 72 años atrás albergaba historias clínicas de pacientes, documentos físicos que se habían trasladado urgentemente a consecuencia del huracán Ike en 2008 y las microfichas y microfilmes que se habían estado almacenando de acuerdo con la política de conservación permanente de documentos de UTMB Health.

El inventario lo componían cuatro plantas de documentos físicos antiguos y mezclados, que se encontraban en mal estado de conservación: una pesadilla para cualquier persona que se encargue de la gestión de documentos.

En marzo de 2022, el equipo de administración de las instalaciones de UTMB Health colaboró estrechamente con Iron Mountain para desarrollar un plan de desalojo del edificio. UTMB Health, que ya había confiado a Iron Mountain la custodia de más de 400.000 documentos en un centro de almacenamiento seguro de Houston, eligió la solución Smart Sort para identificar, clasificar y mejorar la visibilidad de los documentos en el nivel de archivo para el edificio Lipton Tea y otros recintos.

«El equipo de Iron Mountain entendió a la perfección el alcance de este proyecto.Iba a ser una tarea titánica», explica Carla Cuney, directora de gestión de la información sanitaria y del personal médico en UTMB Health.

En agosto de 2022, este proyecto a gran escala de Smart Sort estaba en marcha. Los equipos de UTMB Health ayudaron a identificar sobre el terreno qué documentos había que destruir y cuáles se tenían que reubicar. Los documentos que podían destruirse de manera justificada se eliminaron, mientras que los demás se trasladaron de forma segura al centro de custodia de Iron Mountain en Dallas. Los documentos de otros campus también se incluyeron en el proyecto. En Dallas, el equipo de Smart Sort se puso a trabajar para identificar archivos que estaban mezclados y posteriormente los clasificó basándose en criterios de prioridad (destrucción, conservación y digitalización).

«Cada semana hablábamos por teléfono con el equipo. Nuestro panel de control nos permitía ver el progreso diario del equipo. Se organizaban muy bien», afirma Cuney.

El proyecto Smart Sort concluyó en el tercer trimestre de 2024 y logró reducir en un 40 % los costes de almacenamiento de UTMB Health. Ahora, los documentos se destruyen en lugar de almacenarlos de manera indefinida. Gracias a las listas actualizadas a nivel de archivo, el equipo de documentos de UTMB Health puede buscar, gestionar y tomar decisiones en relación con las iniciativas de digitalización y destrucción justificable de documentos.

Gracias a Smart Sort, el equipo ha sido capaz de:

• revisar todas las bases de datos de documentos para identificar los archivos gestionados y determinar si deben destruirse;
• digitalizar los identificadores de los archivos y las microfichas individuales en papel;
• crear listas actualizadas a nivel de archivo, asignando la ubicación de todos los documentos hasta el nivel de caja individual en el nuevo almacén de Dallas;
• clasificar y ordenar todos los archivos de acuerdo con los programas de conservación;
• destruir de manera inmediata los documentos seleccionados para reducir los costes de almacenamiento.

Una estrategia de gestión de riesgos con la que todos están de acuerdo

La solución Smart Sort ha sido fundamental a la hora de cambiar el enfoque del equipo de gestión de la información sanitaria en UTMB Health. Entre los principales factores que llevaron a UTMB Health a buscar un socio comercial para mejorar la gestión de documentos, se incluyen unas políticas de conservación obsoletas, la adopción de un nuevo programa de gestión de historiales médicos electrónicos a principios de la década de 2010 y la importancia de la digitalización y la resiliencia a medida que aumenta el impacto de los fenómenos climáticos en la región.

El equipo de Iron Mountain presentó los datos en un formato bien organizado y accesible, que elimina la necesidad de gestionar los documentos manualmente. Los principales interesados, como los responsables de cumplimiento, gestión de riesgos y asuntos legales; los administradores de bases de datos, y el equipo de TI, vieron las ventajas de Smart Sort desde el primer momento.

«Al eliminar documentos de manera justificable, en especial de historiales médicos, mejoran el cumplimiento normativo; las políticas y la gobernanza. Esto era algo fundamental para los responsables de la toma de decisiones en UTMB», sostiene Arnie Padilla, directora general de Iron Mountain.

Allanar el camino para la transformación digital en el futuro

La experiencia de UTMB Health con Smart Sort ha creado una sólida base para sus futuras iniciativas digitales. Al gestionar y optimizar los documentos, la organización ha logrado adoptar un enfoque más estratégico en términos de planificación y previsión.

En la actualidad, el equipo de UTMB Health sigue colaborando con Iron Mountain con el fin de:

• agilizar la búsqueda de documentos y aumentar el número de documentos encontrados;
• tomar decisiones justificables sobre los documentos que se van a destruir y los que se van a conservar, al tiempo que permite adoptar futuras decisiones de destrucción de documentos en el nivel de caja.
• cumplir más fácilmente los requisitos legales y normativos en materia de conservación de documentos y conformidad;
• aprovechar las oportunidades que ofrece un programa de servicios gestionados y facilitar la elaboración de previsiones;
• preparar un programa de gestión de documentos para futuras iniciativas de digitalización, de información sobre datos optimizados y de automatización e IA avanzadas.

Smart Sort en el ámbito de la sanidad

Al margen del tipo de activos de información almacenados en tu empresa, nosotros te facilitamos la limpieza de documentos antiguos para que puedas continuar ofreciendo un excelente servicio de asistencia sanitaria en la era digital. Visita la página de Smart Sort para obtener más información. 

Sector

Sanidad

Reto

Ante el cierre de uno de sus centros y la necesidad de identificar, clasificar y trasladar miles de historiales clínicos, microfichas y microfilmes de pacientes, UTMB Health tenía que reducir y reubicar su inventario de forma justificable en cuestión de meses.

Solución

Iron Mountain Smart Sort

Resultado

• Clasificamos las microfichas y las historias clínicas en papel para determinar cuáles se podían eliminar de manera justificable.
• Vaciamos el edificio en cuatro meses y redujimos el gasto en almacenamiento de documentos en más del 40 %.
• Allanamos el terreno para poner en marcha otras iniciativas de digitalización.