Solución digital para la gestión del correo de Iron Mountain

Reto

Cada correo que se recibe, ya sea físico o digital, es un activo importante para tu organización, y abarca desde facturas y documentos fiscales y legales a expedientes de clientes y empleados. El personal que se encarga de gestionar el correo entrante suele hacerlo desde diferentes lugares, por lo que necesita disponer de acceso seguro y rápido.

Los servicios de correo que se gestionan y mantienen internamente pueden suponer unos gastos generales considerables, aumentar el riesgo de cometer errores y crear vulnerabilidades que provoquen filtraciones de datos. Estos procesos manuales también pueden retrasar la entrega de documentos urgentes, como notificaciones legales y fiscales, lo que podría causar pérdidas económicas y menoscabar las relaciones con los clientes. La incapacidad para extraer y utilizar datos valiosos impide obtener la información necesaria para optimizar procesos operativos importantes, lo que ralentiza flujos de trabajo esenciales, como la concesión de hipotecas, la tramitación de reclamaciones de seguros y los pagos mediante cheques. El uso de documentos en papel también aumenta el riesgo de que se divulgue información confidencial. En definitiva, estos retos ponen de manifiesto una deficiencia importante: la dependencia de sistemas obsoletos que no pueden adaptarse para satisfacer las necesidades de una organización moderna y en crecimiento.

Imagina que pudieras…

• Transformar el correo entrante en activos digitalizados y procesables, con acceso seguro y basado en funciones, al tiempo que garantizas el cumplimiento de las normas de seguridad de la empresa y del sector, especialmente en lo que respecta a la información confidencial.
• Reducir considerablemente el tiempo, el esfuerzo, los costes y los errores asociados a la clasificación y entrega manual del correo, mediante la automatización del enrutamiento de la correspondencia entrante para personas y departamentos, en función de las normas de tu empresa y las necesidades de los clientes.
• Reducir los gastos de capital y el coste total de propiedad mediante una plataforma segura, centralizada, basada en IA y que cumple las normas del sector, con el fin de digitalizar, almacenar, automatizar y supervisar los procesos de correo y los flujos de trabajo posteriores, obteniendo información operativa y aumentando la eficiencia.

Solución digital para la gestión del correo de Iron Mountain

La solución digital para la gestión del correo de Iron Mountain ofrece un servicio seguro e integral para transformar el correo, optimizando todo el ciclo de vida hasta la eliminación final. Esta solución centralizada de software como servicio (SaaS) aborda las ineficiencias de los procesos que dependen del correo al transformar la correspondencia entrante en activos digitales procesables y automatizar los flujos de trabajo basados en documentos. Utiliza el procesamiento inteligente de documentos basado en IA para extraer datos valiosos y automatizar los procesos de enrutamiento.

De este modo, las organizaciones pueden optimizar sus operaciones, agilizar medidas importantes (como la concesión de hipotecas o la tramitación de reclamaciones) y obtener información empresarial esencial.

La solución digital para la gestión del correo de Iron Mountain permite:

• Proporcionar acceso seguro al correo, con una cadena de custodia auditable: Nuestros expertos en digitalización y nuestra infraestructura permiten pasar el correo físico entrante a formato digital a través de nuestra amplia red de centros de digitalización en todo el mundo. Mantén tu correo dentro de la cadena de custodia de Iron Mountain para lograr una trazabilidad completa, desde el momento de entrega a la recepción por parte de la persona destinataria, gracias a la solución digital para la gestión del correo. Tras la digitalización, se ofrecen diversas opciones de gestión, de acuerdo con las políticas de tu organización, como la devolución, el almacenamiento o la destrucción segura. Iron Mountain InSight®, nuestra plataforma inteligente de gestión del contenido, ofrece acceso seguro, ininterrumpido y basado en funciones al correo digitalizado, por lo que podrás almacenarlo, consultarlo y recuperarlo de manera eficiente.
• Acelerar los flujos de trabajo basados en documentos con ayuda de la IA: Gracias al procesamiento inteligente de documentos, la solución digital para la gestión del correo de Iron Mountain identifica y clasifica los documentos y extrae metadatos clave. Esta información activa normas de enrutamiento inteligentes que se integran eficazmente con tus políticas de distribución del correo, lo que permite hacer entregas precisas y automáticas a la persona, el equipo o el flujo de trabajo correspondiente. Para reducir aún más las tareas manuales, nuestros agentes de IA para el enrutamiento del correo aprenden de las decisiones tomadas previamente por los usuarios, perfeccionando las normas de gestión automatizada de excepciones para abordar por separado situaciones de enrutamiento similares.
• Integrar el correo eficazmente en los procesos empresariales mediante la conexión con tus sistemas corporativos (por ejemplo, ERP, CRM, etc.): Además de la gestión habitual del correo corporativo, ofrecemos soluciones para flujos de trabajo específicos según el departamento y el sector (como la tramitación de facturas, cheques y reclamaciones, la validación de hipotecas tras el cierre y el apoyo a la concesión de préstamos) con el fin de automatizar procesos esenciales y acelerar las transacciones financieras, incluyendo el ingreso de cheques y la contabilización en el libro mayor.

También podemos crear una solución personalizada que se adapte a los requisitos específicos de tu organización, tanto si necesitas aplicar de forma sistemática políticas de retención y privacidad de los datos como si deseas optimizar el correo saliente mediante la integración con tus herramientas de gestión del contenido, con el fin de acceder a servicios eficaces y rentables de impresión, inserción en sobres, franqueo y envío. Todo ello con supervisión en tiempo real para una total transparencia.

La ventaja de Iron Mountain

Esta solución, que se ejecuta en nuestra plataforma InSight, ofrece una interfaz de usuario intuitiva y una amplia variedad de funciones, entre las que se incluyen la gestión del contenido, la automatización de flujos de trabajo y el gobierno de la información, con el fin de optimizar tus operaciones. Asimismo, gracias a nuestra capacidad para digitalizar 2600 millones de imágenes al año en 141 centros de digitalización repartidos por 45 países, somos un líder mundial en digitalización.

La ventaja de Iron Mountain radica en su incomparable alcance y en su sólida plataforma impulsada por IA. Nuestro enfoque es verdaderamente integral, ya que tratamos cada envío, ya sea digital o físico, como un activo de datos de gran valor desde el momento de su recepción. Desde la ingesta y la extracción de datos mediante IA a la eliminación final, cada paso cuenta con un alto nivel de seguridad y cumple con los requisitos de auditoría.

Ponte en contacto con Iron Mountain para saber cómo podemos ayudarte a optimizar las operaciones de correo de tu organización.