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Guías de solución

Conoce tus obligaciones y demuestra el cumplimiento con el software Policy Center de Iron Mountain.

29 de febrero de 20246  mins
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Create and deploy effective information governance

Desafío

En la actualidad, las organizaciones se enfrentan a un creciente desafío debido al complejo panorama de cumplimiento normativo, en el que los requisitos y los estándares no solo varían por sector, sino también por región, país e incluso jurisdicciones locales. Mantenerse a la vanguardia en este panorama en constante cambio es difícil, y quedarse desactualizado puede ser costoso para las organizaciones sin un programa de retención defendible, o las herramientas y recursos para aplicarlo.

Impacto

Los intentos de cumplimiento, a menudo, consumen recursos y tiempo valiosos que podrían asignarse mejor a impulsar las misiones clave de la empresa. Los potenciales inconvenientes, que incluso pueden deberse a una sola infracción, pueden plantear un obstáculo para el crecimiento y la rentabilidad. Esto puede retrasar la implementación de productos y servicios nuevos, lo que afectaría los resultados finales de la empresa.

Con tecnologías como la inteligencia artificial, este entorno complejo se está acelerando debido a que el contenido ahora se genera a altas velocidades, lo que representa una exposición y un riesgo de cumplimiento enormes.

Imagina que pudieras…

Una estrategia de cumplimiento eficaz e integral, junto con herramientas consolidadas para hacer cumplir esa estrategia, permite a las organizaciones lo siguiente:

  • Acelerar tus iniciativas de IA gracias a que se ajusta el tamaño correcto de la cantidad de datos que necesitas procesar.
  • Reducir el riesgo de litigios y multas gracias a que las políticas de retención y privacidad se mantienen actualizadas.
  • Eliminar los documentos de forma segura para ahorrar en costos de almacenamiento.
  • Habilitar el acceso rápido a la información necesaria para cumplir con solicitudes de auditoría, al tiempo que se proporciona un cronograma de retención legalmente defendible para el cumplimiento.

Iron Mountain Policy Center

Policy Center es un software basado en suscripciones creado para que puedas mantenerte al día en lo relativo a los requisitos de retención legales en constante cambio. Ayuda a organizar y gestionar los registros para el cumplimiento desde la creación hasta la eliminación segura. Policy Center muestra con precisión tus obligaciones de cumplimiento en función de la industria a la que perteneces y a la ubicación, y ofrece un cronograma de retención legalmente justificable para que sepas lo que necesitas conservar y lo que puedes eliminar de forma segura a fin de ahorrar espacio y tiempo, a la vez que reduces el riesgo de multas.

  • Mantente al tanto de los cambios regulatorios.

    La profundidad y la calidad de la investigación legal internacional incorporada en Policy Center lo convierten en una herramienta única con más de 77,000 citaciones legales de más de 130 países, además de obligaciones de privacidad y de cumplimiento de datos.

  • Reduce los costos.

    Con el cronograma de retención legalmente justificable, sabes lo que necesitas conservar y lo que puedes eliminar de forma segura, para ahorrar en costos de almacenamiento.

  • Responde rápidamente a las auditorías.

    Los miembros autorizados del equipo pueden acceder rápidamente a la información necesaria para responder ante auditorías. Cuando se integra con InSight, también permite a los empleados completar el trabajo de auditoría interna y externa de manera más eficiente, en un 25 % menos de tiempo.

Policy Center está disponible en tres ediciones. Todas las ediciones incluyen un cronograma de retención. Las ediciones Standard y Professional incluyen la opción de uno o más cronogramas de retención específicos de la industria. La edición Professional incluye cobertura global y se conecta a una variedad de sistemas de administración de contenidos para integrar la gobernanza de la información en el lugar donde se guarda. A continuación, se muestra una descripción general de las ediciones disponibles.

Conoce tus obligaciones y demuestra cumplimiento hoy mismo con este software fácil de usar. Comunícate con el equipo de Gobernanza de la Información de Iron Mountain para obtener más información sobre los servicios de asesoramiento, desarrollo estratégico de programas, retención y eliminación para el cumplimiento de normativas.