Solución de procesamiento de facturas de Iron Mountain

Optimiza las cuentas por pagar gracias a la automatización potenciada por IA

Desafío

El rol de las cuentas por pagar Accounts Payable está cambiando rápidamente de una función administrativa transaccional a una necesidad estratégica para optimizar la rentabilidad y el flujo de caja. Sin embargo, las ineficiencias siguen obstaculizando a los equipos de cuentas. El 82 % de los equipos de cuentas aún ingresan las facturas de forma manual, con una dedicación del 56 % en más de 10 horas semanales en tareas manuales.¹ La manipulación excesiva de documentos, el ingreso repetitivo de datos y los sistemas aislados consumen tiempo valioso, lo que limita la acción estratégica. Estos procesos manuales pueden producir errores humanos, imprecisiones en los pagos y momentos incómodos con los proveedores, con estudios demostrando que hasta un 39 % de facturas tienen errores debido a procesos manuales.²

Además, errores frecuentes, aprobaciones prolongadas y visibilidad de datos limitada impiden que los equipos de cuentas tomen decisiones financieras fundamentadas y aprovechen oportunidades estratégicas.

Imagina que pudieras…

Utilizar un sistema escalable, centralizado e impulsado por IA para realizar lo siguiente:

1. Obtener supervisión y control completo sobre el ciclo de vida de tu factura para que todos los documentos digitales y físicos sean fácilmente accesibles y gestionados
2. Reducir drásticamente los errores manuales y las discrepancias mediante la validación inteligente y la conciliación de los datos de facturas entre la compra y la información de recepción
3. Optimizar y acelerar las aprobaciones de facturas, lo que liberará a tu equipo de tareas tediosas para centrarse en iniciativas financieras más estratégicas

Solución de procesamiento de facturas de Iron Mountain

Nuestra solución de procesamiento de facturas se desarrolla con base en Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP), una plataforma integral y escalable de software como servicio (SaaS, del inglés Software-as-a-Service) que transforma las facturas físicas en activos digitales procesables y automatiza los flujos de trabajo centrados en los documentos. El procesamiento de facturas automatiza las funciones clave de AP, incluido el ingreso de datos, las aprobaciones, la conciliación y los flujos de trabajo centrados en los documentos. Esta solución fortalece las capacidades de gestión que falta en tu ecosistema existente de cuentas mediante conectores prediseñados, flujos de trabajo, tipos de documento, metadatos, reglas de retención y avisos por IA.

El procesamiento de facturas te ayuda a realizar lo siguiente:

• Haz que el procesamiento de facturas sea más transparente: obtén el control sobre el procesamiento de facturas mediante la gestión de documentos digitales y físicos en un portal único y fácil de usar. Todo centralizado Nuestro hub proporciona un acceso fácil y basado en roles para los usuarios autorizados, agilizando el recibo de facturas y eliminando retrasos por discrepancias.. La integración perfecta con los sistemas de contabilidad existentes puedes desglosar los silos de información,proporcionando una visión centralizada de todos los datos pertinentes para un procesamiento eficiente. Los flujos de trabajo y los procesos de aprobación se pueden personalizar con precisión a las reglas de tu negocio para un enrutamiento preciso y aprobaciones rápidas. Realiza un seguimiento sin esfuerzo del manejo de facturas y el flujo de pagos a fin de obtener un registro de auditoría claro y mejorar la rendición de cuentas.
• Mejora la precisión y el control financiero: logra una integridad de datos superior con un procesamiento de documentos inteligente (IDP, del inglés Intelligent Document Processing) impulsado por IA, que extrae automáticamente la información de las facturas y la carga sin problemas en los flujos de trabajo, eliminando, los errores manuales de ingreso de datos. Aprovecha el cotejo tridireccional automatizado para validar los datos de facturas contra tus datos de compra y recepción, de modo que solo se paguen pedidos válidos y correctamente realizados a fin de minimizar las discrepancias y los posibles sobre pagos. Para las facturas de órdenes que no son de compra, los agentes de IA automatizan la asignación de roles de contabilidad pertinentes a los artículos, lo que reduce en gran parte las excepciones que demoran más tiempo. Genera información rápida para optimizar el flujo de caja, priorizar el trabajo y mejorar las relaciones con los proveedores.
• Aumenta la eficiencia y reduce los costos: los usuarios autorizados pueden acceder y buscar facturas fácilmente a través de un portal único basado en la nube en InSight DXP. A través de la digitalización y la automatización del flujo de trabajo, las facturas se clasifican y organizan con el mínimo esfuerzo, lo que lleva a aprobaciones optimizadas. Nuestras sólidas reglas empresariales marcan y dirigen automáticamente las excepciones a los usuarios apropiados, lo que permite al personal de cuentas centrarse solo en las tareas que requieren intervención humana. Iron Mountain InSight DXP permite el cumplimiento de los estándares de la industria y aplica sistemáticamente políticas de retención y privacidad de datos, lo que te ayuda a administrar y hacer cumplir las obligaciones para el contenido pertinente.

La ventaja de Iron Mountain

La ventaja de Iron Mountain radica en nuestra plataforma InSight DXP de escala sin precedentes y sólida, que proporciona una solución completa integral para transformar tus procesos de cuentas por pagar y liberar el valor de la información en tus facturas. Nuestras capacidades e infraestructura globales de escaneo, abarcan 141 sitios de imágenes en 45 países con capacidad para 2600 millones de imágenes al año, proporcionando un único punto de entrada para la digitalización de tus facturas.

Gracias al procesamiento inteligente de documentos impulsado por IA, nuestra solución extrae datos valiosos con una precisión promedio del 97 % y automatiza los flujos de trabajo, lo que reduce los errores manuales y acelera las transacciones financieras.

Basada en InSight DXP, nuestra plataforma proporciona un acceso seguro basado en roles, todos los días y a cualquier hora, además de aplicar sistemáticamente las políticas de retención y privacidad de datos, lo que permite un cumplimiento continuo y minimiza los riesgos de seguridad. Como socio global de confianza con más de 70 años de experiencia, Iron Mountain ayuda a optimizar los procesos de cuentas por pagar para lograr eficiencia, precisión y escalabilidad.