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Automatiza Tu Proceso De Facturación
Guías de solución
Con facturas digitales y en papel enviadas a múltiples localidades y bandejas de entrada, la eficiencia y la precisión son un verdadero desafío.
Desafío empresarial
Para los profesionales de cuentas a pagar (AP - accounts payable), la eficiencia y la precisión son primordiales. Deben procesar las facturas con rapidez, remitir los pagos con prontitud y gestionar ambas cosas para maximizar el flujo de caja, evitando errores que pueden repercutir a largo plazo en la empresa. Sin embargo, con facturas digitales y en papel enviadas a múltiples localidades y bandejas de entrada, la eficiencia y la precisión son un verdadero desafío.
Impacto
Si tienes facturas en varias bandejas de entrada de correo electrónico, archivadores, discos duros, datos compartidos, etc., estás desaprovechando el poder de la tecnología para ayudarte a hacer tu trabajo de forma más eficaz y precisa. Con un 70% de empresas que siguen recibiendo facturas en papel, encontrar y revisar manualmente cientos de papeles para cotejar las facturas con los pagos puede provocar retrasos en la realización de los mismos. Esto perjudica las relaciones con los proveedores y la calificación crediticia de tu organización.
La entrada manual de datos de facturas en papel presenta riesgos de errores manuales o de pérdida de facturas. Los pagos duplicados por sí solos pueden costarle a tu organización entre el 0,8% y el 2% del total de los pagos. Los pequeños errores de escritura también pueden dar lugar a pagos excesivos, incumplimientos y retrasos en los pagos, y dejar la puerta abierta al fraude.
La ineficacia retrasa la tramitación de los pagos y genera costos innecesarios. Se tarda un promedio de 17 días hábiles en procesar manualmente una factura. Según Federal Reverse, de los más de 25.000 millones de facturas que se envían anualmente, el 75% requiere un procesamiento manual, lo que les cuesta a las empresas estadounidenses aproximadamente 200.000 millones de dólares al año.
Dato del sector
El procesamiento inteligente de documentos puede aumentar, a su vez, la velocidad de procesamiento de facturas en más de un 67%.
¿Y si pudieras?
Con enVision para el procesamiento de facturas de Iron Mountain, puedes automatizar este proceso, ayudando a tu empresa a:
- Obtener visibilidad en tiempo real de todas las facturas, independientemente del formato en que lleguen.
- Reducir los errores que pueden provocar retrasos en los pagos, pagos en exceso, auditorías fallidas y fraude.
- Disminuir el tiempo y los gastos de procesamiento de facturas y cierre de mes.
enVision de Iron Mountain para el Procesamiento de Facturas
Puedes confiar en Iron Mountain, una empresa global dedicada al almacenamiento, la protección y la gestión de información y activos, para que te proporcione un sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM - Enterprise Content Management) que satisfaga las necesidades de los profesionales de AP para ayudarte a:
- Digitalizar documentos en papel: puedes digitalizar tus propias facturas o Iron Mountain puede buscarlas y digitalizarlas por ti. La tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR - Optical Character Recognition) extrae el contenido para facilitar las búsquedas. Las funciones de código bajo o nulo te ayudan a adaptar el procesamiento automatizado de facturas y los flujos de trabajo de aprobación a las normas de tu empresa.
- Conectar datos entre plataformas: la integración con los sistemas contables existentes conecta la información para eliminar los aislamientos y proporcionar acceso a todos los datos relevantes en un único lugar.
- Habilitar el acceso en cualquier momento y en cualquier lugar: los usuarios autorizados pueden acceder y buscar fácilmente facturas en nuestra plataforma segura de ECM a través de un único portal basado en web, recibir notificaciones sobre las normas de gestión de excepciones, y compartir y reprocesar las facturas rechazadas con los proveedores.
- Proteger tu negocio: la cadena de custodia apta para auditoría, el almacenamiento seguro, el cifrado de datos, la restricción de acceso y los permisos basados en funciones mantienen la información a salvo. Nuestra plataforma de contenidos cumple las normas del sector y las políticas de conservación de información. Asimismo, ofrece funciones que te ayudan a responder a las auditorías y a las solicitudes de descubrimiento de información.
- Gestionar todo el ciclo de vida: Iron Mountain puede deshacerse de los archivos físicos, almacenarlos de forma segura, destruirlos o devolvértelos.
Los resultados pueden ayudarte a:
- Hacer que el procesamiento sea más transparente: visualiza, gestiona y procesa facturas de forma centralizada en un único portal fácil de usar. Mira cómo se procesó cada factura y el destino de tus pagos con un solo click.
- Aumentar la precisión: extrae automáticamente la información de las facturas para evitar errores derivados de la introducción manual de datos. Reduce o elimina el riesgo de facturas perdidas o mal gestionadas.
- Mejorar la eficiencia y reducir los costos: gracias a la digitalización y a la conexión de datos, puedes clasificar y organizar las facturas con sólo pulsar unas teclas para procesarlas a una mayor velocidad. También ahorras tiempo y exceso de trabajo del cierre mensual.