Retrait des classeurs dans une agence de retraite

e-EFKA, l'institution nationale grecque de sécurité sociale électronique, traite les demandes plus rapidement que jamais, et renforce la sécurité ainsi que la conformité des données. Avec l'aide d'Iron Mountain, l'agence a numérisé des dizaines d'années de documents physiques et a utilisé l'IA pour extraire les métadonnées. Elle s'est modernisée avec un flux de travail automatisé qui réduit le nombre d'erreurs et diminue considérablement les coûts.

Avant ce projet, les documents d'emploi qui couvraient la période de 1980 à 2001 étaient entièrement stockés sur papier, enfermés dans des classeurs physiques. Chaque fois qu'une demande de retraite arrivait, le personnel devait localiser et vérifier manuellement les documents d'une personne. Ce processus exigeant en main-d'œuvre était non seulement chronophage, mais également sujet à des erreurs humaines, ce qui causait des retards et des inexactitudes. À ces défis s'ajoutait la vulnérabilité des archives papier : une seule catastrophe, comme un incendie ou une inondation, aurait pu effacer des décennies de données critiques, ce qui aurait mis en péril à la fois les opérations de l'agence et les prestations pour les retraités.

e-EFKA voulait rejoindre l'ère numérique. L'agence a donc lancé un appel d'offres et a finalement choisi Iron Mountain pour les services de numérisation de documents et la solution InSight Intelligent Document Processing (IDP) d'Iron Mountain. Elle a ainsi réduit le délai de traitement des nouvelles demandes à un tiers de sa durée initiale, ce qui a considérablement amélioré le service client et diminué les coûts.

Numérisation des archives

La première étape du projet a consisté à numériser plus de deux décennies de documents d’emploi papier, conservés dans les classeurs de l’agence. Au total, ces archives représentaient plus de 10,7 millions de pages réparties sur 35 types de documents différents. Une tâche considérable, que l’agence a pu mener à bien grâce à l’expertise d’Iron Mountain, en achevant cette phase deux fois plus rapidement que prévu.

Immédiatement après la numérisation, elle est passée à la deuxième phase : utiliser IDP pour extraire les métadonnées. Ce processus a également été une grande réussite, car elle a atteint une précision de 85 % dans l'extraction de 262 millions de champs. Les processus de levée de doute d'Iron Mountain ont permis à l'agence de combler rapidement les lacunes et de valider les données. En conséquence, les employés de l'agence peuvent désormais trouver d'anciennes données d'emploi par une recherche numérique rapide, et les archives numériques offrent une sécurité et une résilience accrues par rapport aux anciens documents papier.

Simplifier les opérations

Maintenant que ses documents sont numérisés, le personnel de l'agence les traite 3 fois plus vite qu'auparavant. Une fois que les nouvelles demandes et les nouveaux documents sont numérisés, le système extrait instantanément les métadonnées, pour un flux de travail entièrement numérique et fluide. Cette efficacité permet aux retraités de recevoir leurs paiements beaucoup plus rapidement, ce qui augmente considérablement la satisfaction et la confiance des citoyens.

Le projet a considérablement réduit les coûts opérationnels grâce à l'élimination des dépenses liées au traitement et au stockage des documents physiques. Des processus numériques ont remplacé les flux de travail manuels, ce qui permet au personnel de se concentrer sur des priorités plus stratégiques, telles que la création de nouveaux services numériques, l'amélioration de l'efficacité opérationnelle et la stimulation de l'innovation au sein de l'agence.

Se préparer pour l'avenir

Les nouveaux processus numériques fournissent une base solide pour les années à venir :

• Les données de retraite sont désormais plus sécurisées et sauvegardées pour éviter les pertes en cas de catastrophe naturelle.
• Les processus et le stockage évoluent plus facilement sans nécessiter un espace immobilier important.
• Les données sont normalisées, ce qui optimise leur interrogation, la création de rapports et la conformité.
• L'agence peut étendre son offre à de nouveaux services numériques, ce qui ouvre de nouvelles possibilités d'aider les retraités et le public.

En bref, l'agence respecte ses obligations et renforce aussi les communautés qu'elle dessert.

Et ce n'est que le début.

Avec cette base numérique, l'agence est mieux équipée que jamais pour servir le public, plus vite, plus sûrement et plus intelligemment.

En savoir plus sur InSight Intelligent Document Processing d'Iron Mountain.