UTMB Health s'appuie sur Smart Sort pour accélérer sa transformation numérique

L'University of Texas Medical Branch (UTMB) Health est un centre hospitalo-universitaire de premier plan, dédié à la recherche, l'enseignement et aux soins aux patients, répartie sur quatre campus dans le sud-est du Texas. En 2022, le campus de Galveston (Texas) a été confronté à un défi majeur : le bail de l'un de ses centres de stockage, le bâtiment Lipton Tea, arrivait à expiration. Cet ancien entrepôt vieux de 72 ans contenait des dossiers patients, des archives physiques transférées en urgence après l'ouragan Ike en 2008, ainsi que des microfiches et microfilms qui remontaient à l'époque de la politique de conservation permanente d'UTMB Health. 

L'inventaire occupait quatre étages d'archives physiques, historiques, fragiles et intriquées : autrement dit, de quoi alimenter les pires cauchemars d'un responsable des archives.

En mars 2022, l'équipe immobilière d'UTMB Health a collaboré étroitement avec Iron Mountain pour élaborer les premiers plans de déménagement du site. Alors qu'UTMB Health stockait déjà plus de 400 000 archives chez Iron Mountain dans des centres de stockage sécurisés hors site à Houston (Texas), Iron Mountain Smart Sort s'est imposé comme la solution parfaite pour aider à identifier, trier et améliorer la visibilité au niveau dossier des archives du bâtiment Lipton Tea et d'autres campus. 

« L'équipe Iron Mountain a véritablement compris l'ampleur et la complexité du projet. C'était un défi colossal », explique Carla Cuney, directrice de la gestion des informations de santé et des services du personnel médical chez UTMB Health. 

En août 2022, ce projet Smart Sort à grande échelle était lancé. Les équipes d'UTMB Health étaient sur le terrain pour faire le tri entre les documents à détruire et ceux à relocaliser. Les archives qui pouvaient être détruites de manière justifiable ont été retirées, et les autres transportées en toute sécurité vers un site de stockage Iron Mountain à Dallas (Texas). Des documents provenant d'autres campus ont également été intégrés au projet. À Dallas, l'équipe Iron Mountain Smart Sort s'est attaquée aux dossiers intriqués, qui ont ensuite été identifiés et classés en fonction de leur éligibilité à la destruction, de leur durée de conservation et des priorités en matière de numérisation. 

« Nous faisions le point avec l'équipe toutes les semaines. Notre tableau de bord nous montrait chaque jour l'avancement du projet. Tout était très structuré », précise Carla Cuney.

Achevé au troisième trimestre 2024, le projet Smart Sort a abouti à une réduction de 40 % des coûts de stockage d'UTMB Health, car les archives sont désormais détruites au lieu d'être conservées sans limite de temps. Avec des inventaires à jour au niveau des dossier, l'équipe RIM d'UTMB Health peut désormais facilement rechercher, gérer et prendre des décisions concernant la numérisation future et la destruction justifiable en cours.

Grâce à Smart Sort, l'équipe a pu :

• Examiner les bases documentaires pour identifier tous les dossiers gérés et évaluer leur éligibilité à l'élimination.
• Numériser les identifiants des fichiers papier individuels et des microfiches.
• Créer un inventaire actualisé au niveau des fichiers, en indiquant l'emplacement de tous les dossiers jusqu'au niveau de chaque boîte dans le nouveau centre de stockage de Dallas, au Texas.
• Trier et réorganiser tous les fichiers conformément aux calendriers de conservation en vigueur.
• Lancer immédiatement la destruction des documents éligibles afin de réduire les coûts de stockage.

Une stratégie de gestion des risques qui fait consensus

Smart Sort a joué un rôle déterminant dans la transformation du regard de l'équipe Health Information Management (HIM) d'UTMB Health. Des politiques de conservation obsolètes, la migration vers un nouveau système de dossiers médicaux électroniques (Electronic Health Records, EHR) au début des années 2010 et l'importance croissante de la numérisation et de la résilience face à l'intensification des événements climatiques régionaux ont été les facteurs clés qui ont poussé UTMB Health à chercher un partenaire pour moderniser sa gestion documentaire. 

L'équipe d'Iron Mountain a présenté les données dans un format bien structuré et facilement accessible, et a soulagé UTMB Health de la charge de la gestion documentaire manuelle. Les principales parties prenantes (de la conformité, des risques et du juridique aux administrateurs de bases de données et à l'équipe informatique) ont vu les bénéfices de Smart Sort dès le lancement du projet. 

« Chaque fois que vous procédez à une élimination justifiable, en particulier pour des dossiers médicaux, vous améliorez la conformité et l'alignement sur les politiques et la gouvernance. C'était un élément essentiel pour les décideurs d'UTMB », explique Arnie Padilla, directeur général d'Iron Mountain.

Ouvrir la voie à la transformation numérique de demain

L'expérience d'UTMB Health avec Smart Sort a permis de poser des bases solides pour ses futures initiatives numériques. Par la rationalisation et la maîtrise de ses archives, l'organisation a ouvert la voie à plus de planification stratégique et de prévision.

Aujourd'hui, les équipes d'UTMB Health continuent de collaborer avec Iron Mountain pour :

• Accélérer la localisation des documents et améliorer le taux de recherche.
• Prendre des décisions justifiables sur les archives à détruire et celles à conserver, et préparer les futures décisions de destruction au niveau du conteneur.
• Répondre plus facilement aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation et de conformité.
• Amorcer la transition vers un programme de services gérés et renforcer les capacités de prévision.
• Préparer son programme records management en vue des futurs projets de numérisation, , de l'optimisation de l'analyse des données et des initiatives avancées en matière d'automatisation et d'IA.

Smart Sort pour le secteur de la santé

Quoi que vous stockiez, nous vous simplifions traitement de vos archives anciennes pour vous permettre de continuer à offrir des soins d'excellence dans un environnement numérique. Rendez‑vous sur la page Smart Sort pour en savoir plus ou téléchargez la ressource ci‑dessous afin de partager ce témoignage avec un collègue. 

Secteur d'activité

Santé

Défi

La fermeture d'un établissement historique, combinée à la nécessité d'identifier, trier et déplacer des milliers de dossiers patients, microfiches et microfilms, a contraint UTMB Health à réduire et à relocaliser son inventaire de manière justifiable, en seulement quelques mois. 

Solution

Iron Mountain Smart Sort

Résultats

• Tri des dossiers médicaux papier et des microfiches par type pour déterminer leur éligibilité à l'élimination et la mise au rebut justifiable continue
• Libération du bâtiment dont le bail arrivait à échéance en moins de quatre mois et réduction des coûts de stockage des documents de plus de 40 % 
• Ouverture de la voie à d'autres efforts de numérisation