Alakítsa át az emberi erőforrásokkal kapcsolatos műveleteit

Iron Mountain Human Resource megoldás

Kihívások

A HR-nyilvántartások (emberi erőforrások) kezelése kihívást okozhat, ha az adatok többféle formátumban és több helyen vannak, és a munkaerő hibrid. Elsődleges fontosságú annak biztosítása, hogy a munkavállalói dokumentumok teljesek és naprakészek legyenek, valamint hogy a kezelésük a folyamatosan változó törvényeknek és jogszabályoknak megfelelően történjen.

Az olyan HR-adatok megkeresése, mint többek között egy aláírt beleegyezési nyilatkozat, a munkajogi állapot, a szerződéses kötelezettségek vagy a munkahelyi egészségvédelmi dokumentumok, illetve az ellenőrzési jelentések készítése ezekből sok időt és munkát igényelhet. Ami a legfontosabb: ha nem kezelik megfelelően ezeket az adatokat, a munkavállalói dokumentumok megosztásakor bizalmas adatokat fedhetünk fel.

A digitalizáció eredménye

Nem lehet eléggé hangsúlyozni a digitalizáció hatását. A papíralapú dokumentumok kezelése idő- és pénzigényes: például egy Iron Mountain InSight®-ügyfél arról számolt be, hogy évente akár 26 000 órát spórolt¹ az alkalmazottak fokozott együttműködésének köszönhetően a digitális dokumentumokkal.

A szervezeteknek továbbá szigorú megfelelőségi rendeleteknek kell megfelelniük – ilyen például az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) és az Adatvédelmi törvény (az Egyesült Királyság GDPR-implementációja) –, hogy biztosítsák a személyes adatok védhető megsemmisítését a megőrzési ütemtervre vonatkozó szabályok szerint. Ha egy vállalat nem felel meg ezeknek, bírságot kaphat, amely negatív hatással lehetne a működésére.

Mi lenne, ha…

Bevezetné egy egységesített, biztonságos és megfelelő platform használatát, amely egy helyen tárolja a meglévő digitális és az újonnan konvertált fizikai dokumentumokat, hogy Ön megfelelhessen ezeknek a kihívásoknak a következőknek köszönhetően:

• Egyszerűen és gyorsan megkeresheti a kívánt dokumentumokat
• Fokozhatja a HR-osztály termelékenységét a hatékony együttműködés lehetővé tételével – akár távolról is
• Megvédheti munkavállalói adatait, és javíthatja a biztonságot és az ellenőrizhetőséget
• Segíthet biztosítani, hogy a legfontosabb dokumentumok naprakészek legyenek, és hogy nem marad le a megújításukról

Egyesítse fizikai és digitális HR-nyilvántartásait

Az Iron Mountain Human Resources megoldása szolgáltatásalapú szoftver (SaaS), amely lehetővé teszi, hogy a munkavállalók és a belső üzleti partnerek beszkennelhessék, és egy biztonságos, felhőbeli tartalomtárban tárolhassák az összes HR-dokumentumot, ami felgyorsítja a HR-folyamatokat.A szerepköralapú hozzáférési jogok alapján megkeresheti a kívánt dokumentumokat, és megoszthatja azokat a belső és külső érdekelt felekkel, így a munkavégzés helyétől függetlenül hatékonyabbá teheti az együttműködést. Ön központilag rálát a felületre, így mindent felügyelhet. A megoldás olyan irányítópultokat is nyújt, amelyeken robusztus betekintések készítéséhez használható adatokat és mérőszámokat tekinthet meg – például figyelmeztetéseket kaphat a lejárati dátumokhoz kapcsolódóan. A megoldás használatával a HR-osztályok nyomon követhetik a munkavállalói dokumentumokat, és proaktív lépéseket tehetnek – például a lejáratuk előtt megújíthatják a tanúsítványokat, az azonosítókat vagy a munkavállalói szabályzatok betartását.