Menentukan langkah menuju digitalisasi: 3 tantangan RIM yang harus dihadapi

Berikut adalah tiga tantangan terbesar yang harus Anda dihadapi saat merencanakan langkah menuju masa depan digital Anda:

1. Lakukan inventarisasi arsip kertas Anda

Alasan di balik ketidakmampuan suatu organisasi dalam menangani pembersihan arsip dapat bervariasi, mulai dari keterbatasan sumber daya atau kurangnya pemahaman terhadap skala dan kompleksitas proyek pembersihan potensial. Hilangnya kode arsip, isi yang tidak diketahui, dan berkas yang tercampur secara signifikan mempersulit proses ini dan mengakibatkan penundaan dalam pembersihan-dan pemantauan-arsip. Akibat ketidakmampuan tersebut selalu sama apa pun alasannya: Anda tidak dapat mengambil keputusan tegas yang dapat dipertanggungjawabkan mengenai arsip lama Anda sehingga menghalangi Anda untuk fokus ke prioritas lain. Anda juga akan terus menanggung biaya dan risiko yang tidak perlu. Memahami apa yang Anda miliki dan mengambil keputusan cerdas mengenai pengelolaan arsip masih menjadi salah satu tantangan terbesar yang dihadapi para pemimpin informasi saat ini.

2. Membuat keputusan digitalisasi untuk meningkatkan aksesibilitas dan mendukung mesin kecerdasan buatan (AI)

Konsep kantor minim kertas telah ada selama puluhan tahun, tetapi banyak organisasi belum berhasil mencapainya. Jalan menuju kantor minim kertas seringkali terhambat oleh kurangnya strategi dan sumber daya yang dapat memperlambat kemajuan dan meredam antusiasme. Langkah yang tepat bukanlah untuk “mendigitalkan segalanya.” Pendekatan yang seimbang dalam digitalisasi yang mempertimbangkan kebutuhan akses, litigasi, kecerdasan buatan (AI), dan prioritas lainnya memastikan bahwa pilihan yang tepat dibuat sesuai dengan anggaran dan tujuan organisasi Anda—dan bahwa Anda tidak sekadar berpindah dari ketidakmampuan memantau arsip kertas ke format digital.

Seperti yang kita semua sadari, kecerdasan buatan (AI) dengan cepat merevolusi cara organisasi menjalankan bisnisnya. Dampak AI terhadap Pengaturan Data dan Informasi tengah mengubah lanskap informasi saat ini. Organisasi di seluruh dunia mulai mengadopsi AI dan alat analitik canggih untuk mengoptimalkan penggunaan data berharga mereka. Dengan menentukan arsip kertas mana yang akan didigitalisasi secara strategis, pemimpin RIM dapat memperkaya data untuk model AI dan memastikan wawasan yang lebih mendalam serta hasil yang lebih akurat.

3. Bersihkan data digital Anda

Organisasi di seluruh dunia sedang menghadapi pertumbuhan data yang eksponensial, yang menimbulkan masalah volume yang lebih besar dibandingkan dengan arsip kertas. Sebagian besar data tersebut—baik yang terstruktur maupun tidak terstruktur—seringkali bersifat berulang, usang, dan sepele/sementara (ROT). Data ROT ini tidak hanya menghabiskan ruang penyimpanan yang berharga tetapi juga menghambat manajemen informasi yang efisien, menyebabkan peningkatan biaya, kerentanan keamanan, dan terganggunya pengambilan keputusan.

Untuk mengatasi kompleksitas kebersihan data program, Anda memerlukan pendekatan sistematis yang meliputi menggolongkan data ROT, menghapus dan mengarsipkan data yang berlebihan, memahami rantai pasokan data Anda, dan mempersiapkan data untuk digunakan dalam AI. Proses ini dapat dimulai sejak tahap pembersihan arsip fisik Anda. Bagaimanapun, arsip kertas yang bersih = data digital yang lebih bersih.

Penyimpanan, perlindungan, dan pengaturan: Landasan kesuksesan

Jalan menuju masa depan digital yang optimal mungkin lebih mudah dicapai dari yang Anda bayangkan. Banyak tantangan bertebaran begitu pula dengan peluang yang muncul dari mengendalikan data Anda dan mengadopsi teknologi baru.

Iron Mountain adalah mitra Anda untuk menyimpan, melindungi, mengelola, dan mentransformasi aset paling berharga organisasi Anda. Jelajahi Iron Mountain’s Smart Records Cleanup Suite untuk melihat bagaimana kami dapat membantu Anda memulai perjalanan pembersihan catatan Anda.