Iron Mountain rēķinu apstrādes risinājums

Paceliet kontu maksājumus jaunā līmenī ar mākslīgā intelekta darbinātu automatizāciju

Problēma

Kontu maksājumu (AP) loma strauji mainās no biroja iekšējās darījumu izpildes funkcijas uz stratēģisku rentabilitātes un naudas plūsmas optimizēšanas nepieciešamību. Tomēr neefektivitāte turpina kavēt AP komandu darbu. 82 % no AP komandām joprojām manuāli ievada rēķinus, un 56 % manuāliem uzdevumiem velta vairāk nekā 10 stundas nedēļā.¹ Pārmērīgs papīru darbs, atkārtota datu ievadīšana un izolētas sistēmas patērē vērtīgo laiku, ierobežojot stratēģisko iesaisti. Šie manuālie procesi noved pie cilvēciskām kļūdām, neprecizitātēm maksājumos un saspīlētām attiecībām ar piegādātājiem, un 39 % rēķinu satur kļūdas manuālās apstrādes dēļ.²

Turklāt biežās izņēmumsituācijas, ilgstoši apstiprinājumi un ierobežota datu pārskatāmība neļauj AP komandām pieņemt savlaicīgus, informētus finanšu lēmumus un izmantot stratēģiskas iespējas. Tikai 36 % rēķinu ASV tiek apmaksāti laikā, savukārt 55 % tiek apmaksāti ar nokavēšanos, kas negatīvi ietekmē piegādātāju uzticību.²

Kā būtu, ja jūs varētu

Izmantot mērogojamu, centralizētu un ar mākslīgo intelektu darbināmu sistēmu, lai:

1. Iegūtu visaptverošu pārskatu un kontroli pār savu rēķinu dzīves ciklu, lai visi digitālie un fiziskie dokumenti būtu viegli pieejami un pārvaldāmi
2. Ievērojami samazinātu manuālās kļūdas un neatbilstības, inteliģenti validējot un saskaņojot rēķinu datus ar iepirkumu un saņemšanas informāciju
3. Racionalizētu un paātrinātu rēķinu apstiprināšanu, atbrīvojot jūsu komandu no nogurdinošiem administratīviem uzdevumiem, lai tā varētu koncentrēties uz stratēģiskākām finanšu iniciatīvām

Iron Mountain rēķinu apstrādes risinājums

Mūsu Rēķinu apstrādes risinājums ir veidots uz Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP) – mērogojamas, pilna cikla programmatūras kā pakalpojuma (SaaS) platformas, kas pārveido fiziskos rēķinus par praktiski izmantojamiem digitāliem aktīviem un automatizē uz dokumentiem orientētas darbplūsmas. Rēķinu apstrāde automatizē galvenās AP funkcijas, tostarp datu ievadīšanu, apstiprināšanu, saskaņošanu un uz dokumentiem orientētas darbplūsmas. Šis risinājums stiprina informācijas pārvaldības iespējas, kuru var nebūt vai trūkt jūsu esošajā AP ekosistēmā, nodrošinot iepriekš izveidotus savienotājus, darbplūsmas, dokumentu tipus, metadatus, saglabāšanas noteikumus un mākslīgā intelekta uzvednes.

Rēķinu apstrāde palīdz jums:

• Padarīt rēķinu apstrādi pārredzamāku: Iegūt kontroli pār jūsu rēķinu apstrādi, pārvaldot digitālos un fiziskos dokumentus vienā lietotājam draudzīgā portālā. Šī centralizētā sistēma nodrošina ērtu, uz lomām balstītu piekļuvi autorizētiem lietotājiem, racionalizējot rēķinu izgūšanu un novēršot atšķirīgu sistēmu kavēšanos. Nevainojama integrācija ar esošajām grāmatvedības sistēmām nojauc robežas starp izolētām informācijas grupām, nodrošinot centralizētu pārskatu par visiem būtiskiem datiem efektīvai apstrādei. Darbplūsmas un apstiprināšanas procesus var precīzi pielāgot jūsu uzņēmējdarbības noteikumiem, lai nodrošinātu precīzu maršrutēšanu un ātru apstiprināšanu. Viegli izsekot rēķinu apstrādei un maksājumu plūsmai, iegūstot skaidru auditācijas pierakstu un uzlabojot pārskatatbildību.
• Uzlabojiet precizitāti un finanšu kontroli: Sasniedziet izcilu datu integritāti ar mākslīgā intelekta vadītu viedās dokumentu apstrādes (IDP) sistēmu, kas automātiski izgūst rēķinu informāciju un nemanāmi to ievada darbplūsmās, praktiski novēršot manuālas datu ievades kļūdas. Izmantojiet automatizētu trīspusējo saskaņošanu, lai validētu rēķinu datus ar jūsu iepirkumu un saņemšanas datiem, lai tiktu apmaksāti tikai derīgi un pareizi izpildīti pasūtījumi, tādējādi samazinot neatbilstības un iespējamās pārmaksas. Rēķiniem, kas nav pirkuma pasūtījumi (PO), mākslīgā intelekta aģenti automatizē atbilstošo grāmatvedības dimensiju piešķiršanu rindas vienībām, ievērojami samazinot laikietilpīgas izņēmumsituācijas. Ātri ģenerējiet ieskatu, lai optimizētu naudas plūsmu, noteiktu darba prioritātes un uzlabotu attiecības ar piegādātājiem.
• Palieliniet efektivitāti un samaziniet izmaksas: Autorizēti lietotāji var viegli piekļūt rēķiniem un meklēt tos, izmantojot vienu mākonī balstītu portālu platformā InSight DXP. Pateicoties digitalizācijai un darbplūsmas automatizācijai, rēķini tiek šķiroti un organizēti ar minimālu piepūli, tādējādi nodrošinot racionalizētu apstiprināšanu. Mūsu stabilie uzņēmējdarbības noteikumi automātiski marķē un novirza izņēmumsituācijas attiecīgajiem lietotājiem, ļaujot AP darbiniekiem koncentrēties tikai uz uzdevumiem, kuriem nepieciešama cilvēka iejaukšanās. Iron Mountain InSight DXP nodrošina atbilstību nozares standartiem un sistemātiski piemēro datu saglabāšanas un privātuma politikas, palīdzot jums pārvaldīt un izpildīt saistības attiecībā uz attiecīgo saturu.

Iron Mountain priekšrocības

Iron Mountain priekšrocība ir mūsu nepārspējamā mēroga un robustā InSight DXP platforma, kas nodrošina pilnīgu risinājumu jūsu AP procesu pārveidošanai un rēķinu datu vērtības atklāšanai. Mūsu globālās skenēšanas iespējas un infrastruktūra, kas aptver 141 attēlveidošanas centru 45 valstīs ar jaudu 2,6 miljardi attēlu gadā, nodrošina vienotu visu saņemto rēķinu ievades punktu.

Izmantojot mākslīgā intelekta darbinātu viedu dokumentu apstrādi, mūsu risinājums iegūst vērtīgus datus ar vidēji 97 % precizitāti un automatizē darbplūsmas, samazinot manuālās kļūdas un paātrinot finanšu darījumus.

Mūsu platforma, kas veidota uz InSight DXP bāzes, nodrošina drošu, uz lomām balstītu piekļuvi visu diennakti 24/7 un sistemātiski piemēro datu saglabāšanas un privātuma politikas, tādējādi nodrošinot nepārtrauktu atbilstību un samazinot drošības riskus. Kā uzticams globāls partneris ar vairāk nekā 70 gadu pieredzi, Iron Mountain palīdz optimizēt AP procesus, lai nodrošinātu efektivitāti, precizitāti un mērogojamību.