UTMB Health zet met Smart Sort een eerste stap naar digitale transformatie

 UTMB (University of Texas Medical Branch) Health is een toonaangevend academisch gezondheidscentrum voor onderzoek, onderwijs en patiëntenzorg dat is verspreid over vier campussen in het zuidoosten van Texas. De campus van Galveston stond in 2022 voor een grote uitdaging toen het huurcontract van een van de opslagfaciliteiten, bekend als het Lipton Tea-gebouw, op het punt stond af te lopen. Het 72 jaar oude voormalige magazijn bevatte patiëntendossiers, fysieke documenten die in 2008 vanwege Hurricane Ike snel moesten worden verplaatst, en microfiches en microfilm uit de tijd van het UTMB Health-beleid voor permanent behoud van dossiers.

Het archief besloeg vier verdiepingen vol allerlei verschillende historische en fragiele fysieke dossiers: Kortom, een ware nachtmerrie voor archiefbeheerders.

In maart 2022 ontwikkelde het vastgoedteam van UTMB Health de eerste plannen voor de verhuizing in nauwe samenwerking met Iron Mountain. Aangezien UTMB Health al meer dan 400.000 dossiers bij Iron Mountain opslaat in beveiligde externe opslagfaciliteiten in Houston, lag het voor de hand dat Smart Sort van Iron Mountaint de perfecte oplossing was om de Lipton Tea- en andere campusdossiers te helpen identificeren en sorteren en om zo het zicht op documentniveau te helpen verbeteren.

“Het Iron Mountain-team begreep de omvang van dit project. Het was een enorme onderneming”, legt Carla Cuney, directeur Health Information Management & Medical Staff Services bij UTMB Health uit.

Dit grootschalige Smart Sort-project is in augustus 2022 van start gegaan. UTMB Health-teams waren ter plekke om te identificeren welke documenten moesten worden vernietigd en welke moesten worden verplaatst. Documenten die op verantwoorde wijze vernietigd konden worden, werden verwijderd en de rest werd veilig vervoerd naar een Iron Mountain-opslagplaats in Dallas. Aanvullende documenten van andere campussen werden ook meegenomen in het project. In Dallas ging het Smart Sort-team van Iron Mountain aan de slag met allerlei verschillende dossiers die werden geïdentificeerd en verder werden gesorteerd op geschiktheid voor toekomstige vernietiging, bewaring en digitalisering.

“We hadden elke week telefonisch overleg met het team. Op ons dashboard zagen we de vooruitgang die ze elke dag boekten. Het was echt goed georganiseerd”, zegt Cuney.

Het Smart Sort-project is in het derde kwartaal van 2024 afgerond en heeft geleid tot 40% lagere opslagkosten voor UTMB Health, omdat documentennu worden vernietigd en niet meer voor onbepaalde tijd worden opgeslagen. Met actuele lijsten op documentniveau kan het archiefteam van UTMB Health nu eenvoudig zoeken, beheren en beslissingen nemen over toekomstige digitalisering en continue verantwoorde vernietiging.

Met Smart Sort kon het team:

• de dossierdatabases evalueren om alle beheerde documenten te identificeren en te beoordelen of deze in aanmerking kwamen voor vernietiging
• dossier-ID's op afzonderlijke papieren documenten en microfiches scannen
• een actuele lijst op documentniveau opstellen, waarbij de locatie van alle documenten tot op het niveau van individuele doozes in de nieuwe opslagfaciliteit in Dallas werd toegewezen
• alle documenten sorteren en weer in doozes plaatsen op basis van lopende bewaringsschema's
• de onmiddellijke vernietiging van in aanmerking komende documenten starten om de opslagkosten te verlagen

Een strategie voor risicobeheer waar iedereen achter staat

Smart Sort speelde een belangrijke rol bij het veranderen van het perspectief van het HIM-team (Health Information Management) van UTMB Health. Verouderd bewaringsbeleid, de overstap van de organisatie naar nieuwe software voor elektronische medische dossiers in de eerste jaren na 2010 en het belang van digitalisering en veerkracht nu regionale klimaatgebeurtenissen steeds ernstiger worden, waren belangrijke factoren die UTMB Health ertoe hebben aangezet een partner te zoeken die kon helpen toekomstbestendig archiefbeheer mogelijk te maken.

Het Iron Mountain-team presenteerde data op goed georganiseerde en gemakkelijk toegankelijke wijze en maakte handmatig archiefbeheer overbodig. Belangrijke belanghebbenden, van de afdelingen compliance, risico's en juridische zaken tot databasemanagers en het IT-team, zagen vanaf het begin van het project de voordelen van Smart Sort.

“Bij elke vorm van verantwoorde vernietiging, met name van medische dossiers, wordt de naleving verbeterd en dat wordt weer teruggekoppeld aan beleid en beheer. Dat was van cruciaal belang voor de besluitvormers bij UTMB”, aldus Arnie Padilla, Managing Director van Iron Mountain.

De deur openen voor toekomstige digitale transformatie

De ervaring van UTMB Health met Smart Sort heeft een sterke basis gelegt voor de toekomstige digitale initiatieven van de instelling. Door dossiers te beheren en te stroomlijnen, kan de organisatie strategischer plannen en prognoses stellen.

Het UTMB Health-team blijft samenwerken met Iron Mountain om:

• het proces voor het lokaliseren van documenten te versnellen en het aantal documenten dat wordt gevonden te verhogen
• verantwoorde beslissingen te nemen over welke dossiers moeten worden vernietigd en welke moeten worden bewaard, waarbij toekomstige beslissingen over vernietiging op doosniveau mogelijk zijn
• eenvoudiger te voldoen aan juridische en wettelijke vereisten voor retentie en naleving
• de kans te benutten om snel over te stappen op een Managed Service Program en prognoses mogelijk te maken
• het dossierprogramma voor te bereiden op toekomstige digitalisering, geoptimaliseerde data-inzichten en geavanceerde automatiserings- en AI-initiatieven

Smart Sort voor de gezondheidszorg

Wat u ook bewaart, wij maken het eenvoudig om uw archief op te schones, zodat u uitstekende patiëntenzorg kunt blijven bieden in een digitale wereld.

Ga naar Smart Sort voor meer informatie.

Branche

Gezondheidszorg

Uitdaging

UTMB Health moest, toen het werd geconfronteerd met de sluiting van een historische faciliteit en de noodzaak om duizenden patiëntendossiers, microfiches en microfilm te identificeren, sorteren en verplaatsen, hun archief binnen enkele maanden op een verantwoorde manier reduceren en verplaatsen.

Oplossing

Resultaten

• Papieren medische dossiers en microfiches gesorteerd op type om te bepalen of ze in aanmerking komen voor vernietiging en continue verantwoorde vernietiging
• Gebouw waarvan de lease was verlopen binnen vier maanden verlaten en kosten voor dossieropslag verlaagd met meer dan 40%
• De deur naar verdere digitalisering geopend