Risico's: het is tijd om de regie te pakken

Inleiding: De noodzaak van informatiebeheer

Nu gegevens zich verspreiden over datacenters, zowel op locatie als in de cloud, worstelen IT-leiders met de uitdaging om gegevens in ongekende hoeveelheden op te slaan, terug te vinden en te verwijderen.

Naarmate gegevens zich vermenigvuldigen, nemen ook de risico's toe. Gegevensbeveiliging, naleving van regelgeving en wettelijke verplichtingen zijn allemaal risicofactoren en de prijs van slecht informatiebeheer kan hoog zijn. Gegevensverlies leidt tot rechtszaken en reputatieschade. Boetes wegens overtredingen van de regelgeving zijn aanzienlijk. Het niet op verzoek bewaren of produceren van juridische documenten kan een organisatie blootstellen aan nadelige rechtszaken.

Ook fusies, overnames en afstotingen brengen risico's met zich mee. Als de bedrijfsstructuur verandert, kan kritieke informatie tussen wal en schip vallen. Hetzelfde geldt wanneer gegevens van oude naar nieuwe ITsystemen moeten worden gemigreerd. En naarmate een organisatie groeit en haar activiteiten uitbreidt naar nieuwe rechtsgebieden, lopen nieuwe regels voor retentie en opslag risico's met zich mee.

Veel organisaties hebben geen strategie voor informatiebeheer ontwikkeld of technologieën voor informatiebeheer geïmplementeerd, wat deze risico's nog meer vergroot. Als gevolg hiervan bewaren ze grote hoeveelheden overbodige informatie, wat leidt tot hoge opslagkosten, maar kunnen ze geen documenten vinden en raadplegen wanneer dat nodig is, waardoor ze worden blootgesteld aan mogelijke boetes. Tegelijkertijd moeten bedrijven ook gevoelige gegevens zoals persoonsgegevens verwijderen die niet langer nodig zijn voor zakelijke doeleinden.

Waarom Iron Mountain?

Ondanks deze uitdagingen is er goed nieuws: Iron Mountain, een erkende marktleider, levert de diensten en technologieën, zoals Advisory Services en Iron Mountain Policy Center, waarmee organisaties effectief informatiebeheer kunnen implementeren. Iron Mountain heeft op de volgende manieren een concurrentievoordeel:

• Wereldwijd klantenbestand Door organisaties wereldwijd van dienst te zijn, heeft Iron Mountain ervaring opgedaan met het werken met een breed scala aan wettelijke vereisten in verschillende geografische regio's en rechtsgebieden.
• Uitgebreide diensten Iron Mountain biedt een volledig pakket oplossingen voor de gehele levenscyclus van informatie, inclusief gegevensclassificatie, -behoud, -toegang en -kwaliteit.
• Geïntegreerde technologie De technologieën en diensten voor informatiebeheer van Iron Mountain zijn geïntegreerd in een holistische oplossing in plaats van een verzameling van losse producten.

De drie doelstellingen van informatiebeheer

Elk initiatief op het gebied van informatiebeheer moet drie doelen nastreven:

• Evaluatie en strategie Evaluatie en strategieInzicht hebben in de gegevens die een organisatie heeft: wat is het, waar is het en wat zijn de risico's ervan.
• Governance Structuur en controle hebben over factoren zoals gegevens op basis van locatie, beleid en compliancevereisten.
• Operationele kwaliteit Het onderhouden van best practices, zodat informatie wordt bewaard, beheerd en verwijderd tegen een lage prijs en met een minimaal risico.