Archiwizacja dokumentacji w jednostkach samorządu terytorialnego

Iron Mountain Polska to uznany lider w obszarze zarządzania informacją, archiwizacji oraz digitalizacji dokumentów. Specjalizujemy się w kompleksowym zarządzaniu dokumentacją, oferując jednostkom samorządu terytorialnego możliwość wynajmu wydzielonych przestrzeni magazynowych pełniących funkcję archiwum zakładowego, zgodnych z najwyższymi standardami branży archiwizacyjnej.

Od wielu lat aktywnie wspieramy instytucje z sektora publicznego w zakresie przechowywania dokumentów, digitalizacji zasobów, automatyzacji procesów administracyjnych, ochrony danych oraz profesjonalnego zarządzania dokumentacją papierową i cyfrową. Naszym głównym celem jest wspieranie samorządów w spełnianiu wymogów dotyczących przechowywania dokumentacji zgodnie z przepisami Archiwum Państwowego.

Iron Mountain Polska posiada 13 centrów logistycznych, oferujących nowoczesne powierzchnie magazynowe przystosowane do bezpiecznego przechowywania dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Dodatkowo firma dysponuje jednym z największych Centrów Digitalizacji dokumentów na świecie zlokalizowanym w Radomiu. W 2024 roku obiekt został wyróżniony prestiżowym tytułem Center of Digital Excellence.

Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji

Instytucje sektora publicznego są zobowiązane do przechowywania dokumentów przez okres wskazany w przepisach, a następnie do przekazania materiałów archiwalnych do właściwego Archiwum Państwowego lub przekazania pozostałej dokumentacji do brakowania. Kierownicy jednostek odpowiadają za ich odpowiednie zabezpieczenie, ewidencję i klasyfikację. Dokumentacja w składnicach akt podlega ochronie przed zniszczeniem, jest udostępniana i rejestrowana, a jej brakowanie nadzoruje Archiwum Państwowe. Materiały archiwalne muszą być przechowywane zgodnie z obowiązującymi standardami i nie mogą być zbywane.

Koszt adaptacji i wyposażenia własnego archiwum o pojemności około 1 000 metrów bieżących dokumentacji wynosi min. 200 000 zł jednorazowej inwestycji, która nie obejmuje kosztów związanych z comiesięcznym utrzymaniem tej przestrzeni. Alternatywą na optymalizację kosztów i minimalizację ryzyka jest wynajem specjalistycznej, w pełni zabezpieczonej powierzchni magazynowej, której miesięczny koszt wynosi ok. 2 500 zł.

Profesjonalna archiwizacja i przechowywanie dokumentów

Jako Iron Mountain posiadamy nowoczesne, w pełni wydzielone strefy magazynowe zaprojektowane z myślą o bezpiecznym i zgodnym z przepisami przechowywaniu dokumentacji – zarówno archiwalnej, jak i niearchiwalnej oraz osobowo-płacowej.

Najwyższy standard zabezpieczeń

Nasze magazyny spełniają wszelkie wymagania określone przez obowiązujące przepisy prawa, w tym rozporządzenie Ministra Kultury z dn. 15 lutego 2005 roku. Wynajmowane pomieszczenia, pełniące funkcję składnicy akt lub archiwum zakładowego, są wydzielone niepalnymi ścianami oraz wyposażone w system kontroli dostępu, który pozwala na identyfikację i rejestrowanie osób wchodzących.

Wyposażenie i warunki techniczne

• Regały dostosowane do przechowywania pudeł zbiorczych (zapewnione przez Iron Mountain)
• Profesjonalne oświetlenie spełniające obowiązujące normy
• Lokalizacja na terenach bez ryzyka zalewowego
• Zabezpieczenia przeciwpożarowe

Zintegrowane wsparcie operacyjne dla Klientów

Zapewniamy:

• Profesjonalny transport i własną flotę kurierską
• Utrzymanie czystości i regularne sprzątanie powierzchni
• Monitoring i kontrolę ruchu osobowego w magazynach i strefach wydzielonych
• Plan awaryjny na wypadek konieczności ewakuacji zasobów do magazynu zapasowego

Główne etapy archiwizacji dokumentów

• Wizja lokalna z ekspertem Iron Mountain oraz ustalenie Państwa potrzeb
• Stworzenie rozwiązania szytego na miarę
• Kompleksowa współpraca obejmująca również wsparcie w pakowaniu, segregowaniu, rejestrowaniu, sporządzeniu protokołów zawartości oraz relokacji dokumentów do wynajętej przestrzeni magazynowej
• Przechowywanie dokumentacji wraz z możliwością wsparcia w zarządzaniu archiwum papierowym
• Wypożyczanie dokumentacji

Całą dokumentację bądź jej część przenosimy do jednego z naszych Centrów Archiwizacyjnych. Po zdeponowaniu dokumentów Klient może nimi zarządzać w łatwy i dogodny dla niego sposób.

Dodatkowe usługi oferowane przez Iron Mountain

• Skanowanie dokumentów papierowych i ich elektroniczny obieg (wg potrzeb Klienta)
• Niszczenie dokumentacji (brakowanie oraz niszczenie dokumentacji powstałej w jednostkach samorządowych)
• Usługi archiwistyczne (porządkowanie dokumentacji oraz przygotowanie spisów do Archiwum Państwowego)

Pełen dostęp do dokumentów w Centrum Archiwizacyjnym

Po złożeniu dokumentacji gwarantujemy Klientom dostęp do systemu zarządzania archiwum. Dzięki temu można aktywnie administrować całą dokumentacją z dowolnego miejsca – uzupełniać ją, wyszukiwać i udostępniać potrzebne dokumenty, a także śledzić ich ruch i częstotliwość wypożyczania. Do systemu mają dostęp wyłącznie upoważnieni użytkownicy autoryzowani przez Klienta.