Wyznaczanie kursu do cyfrowej transformacji: 3 wyzwania do przezwyciężenia związane z zarządzaniem dokumentami i informacjami

Blogi i artykuły

Skuteczny program zarządzania dokumentacją i informacją (RIM) stanowi kluczowy filar nowoczesnej transformacji cyfrowej oraz optymalnego wykorzystania sztucznej inteligencji w biznesie. Omówmy trzy kluczowe wyzwania, które należy pokonać, planując strategię cyfrowej transformacji.

Sue Trombley

18 września 20257 minut

Charting the course to digital: 3 RIM challenges to overcome

Od kompleksowych inicjatyw mających na celu porządkowanie danych, poprzez rosnący ich wolumen i szybki postęp technologiczny po zaostrzające się zagrożenia cyberbezpieczeństwa — wdrożenie strategicznych i przyszłościowych praktyk zarządzania dokumentacją i informacją (RIM) jest dziś niezbędne dla zabezpieczenia i wzmacniania pozycji konkurencyjnej przedsiębiorstwa. Sztuczna inteligencja (AI) dynamicznie redefiniuje zarządzanie danymi, otwierając nowe możliwości biznesowe, jednocześnie generując złożone i szybko ewoluujące wyzwania regulacyjne.

Jako osoba zajmująca się zarządzaniem dokumentacją i informacją (RIM) jesteś współodpowiedzialny, aby prowadzić organizację przez te zmiany, nie tylko zabezpieczając dane, ale również identyfikując nowe możliwości współpracy. Mocne fundamenty programu zarządzania dokumentacją w Twojej organizacji stanowią gwarancję stabilności i efektywności, pozwalając pewnie pokonać nawet najbardziej złożone wyzwania biznesowe.

Oto trzy kluczowe wyzwania, które musisz pokonać, wyznaczając kierunek ku cyfrowej transformacji Twojej organizacji:

1. Zoptymalizuj zarządzanie inwentaryzacją dokumentów papierowych.

Przyczyny braku efektów w realizacji projektów porządkowania dokumentacji mogą wynikać z ograniczonych zasobów, niewystarczającej transparentności procesów oraz skali i złożoności przedsięwzięcia, co wymaga strategicznego podejścia i zaawansowanego planowania. Brakujące kody dokumentów, niezweryfikowana zawartość oraz nieuporządkowane zbiory znacząco utrudniają realizację procesu, co skutkuje wstrzymaniem prac porządkowych oraz ogranicza efektywną kontrolę nad dokumentacją. Konsekwencje braku działania pozostają niezmienne bez względu na przyczynę: niemożność podejmowania pewnych i uzasadnionych decyzji dotyczących dokumentów archiwalnych uniemożliwia skuteczne realizowanie innych priorytetów firmy. Ponadto Twoja organizacja będzie ponosić niepotrzebne koszty i ryzyko. Kompleksowa analiza posiadanych zasobów oraz podejmowanie strategicznych decyzji dotyczących zarządzania dokumentacją pozostaje jednym z kluczowych wyzwań, przed jakimi stoją obecnie liderzy informacji

2. Podejmuj decyzje dotyczące digitalizacji w celu zwiększenia dostępności oraz wsparcia rozwoju silnika AI.

Koncepcja biura bez dokumentów papierowych istnieje już od dziesięcioleci, ale wielu organizacjom wciąż nie udało się jej urzeczywistnić. Droga do biura bez papieru jest często utrudniona brakiem strategii oraz zasobów, co może spowalniać postępy i osłabiać zaangażowanie. Kluczowa zasada to unikanie podejścia polegającego na „cyfryzacji wszystkiego”. Zrównoważona strategia digitalizacji, uwzględniająca wymagania dotyczące dostępu, postępowań prawnych, sztucznej inteligencji oraz innych kluczowych priorytetów, zapewnia podejmowanie decyzji optymalnych dla budżetu i celów organizacji — jednocześnie eliminując ryzyko przeniesienia braku kontroli nad dokumentacją papierową na format cyfrowy.

Jak wszyscy doskonale wiemy, sztuczna inteligencja dynamicznie rewolucjonizuje sposób prowadzenia biznesu. Wpływ sztucznej inteligencji na zarządzanie danymi i informacjami zmienia procesy operacyjne. Organizacje na całym świecie wdrażają sztuczną inteligencję oraz zaawansowane narzędzia analityczne, aby skutecznie wykorzystać swoje cenne dane. Dzięki strategicznym decyzją dotyczącym digitalizacji wybranych dokumentów papierowych, liderzy zarządzania dokumentacją (RIM) mogą wzbogacić dane wykorzystywane w modelach AI, zapewniając tym samym dokładniejsze analizy i wyniki.

3. Porządkowanie danych cyfrowych

Organizacje na całym świecie mierzą się z wykładniczym przyrostem danych, który generuje jeszcze większe problemy związane z ich wolumenem niż w przypadku dokumentacji papierowej. Znaczna część tych danych — zarówno ustrukturyzowanych, jak i nieustrukturyzowanych — to często informacje zbędne, przestarzałe lub o charakterze tymczasowym (ROT). Dane ROT nie tylko zajmują cenną przestrzeń w repozytorium, lecz także negatywnie wpływają na efektywność zarządzania informacją, skutkując wzrostem kosztów, zwiększonymi ryzykami bezpieczeństwa oraz obniżeniem jakości procesów decyzyjnych.

Efektywne zarządzanie "higieną danych" w ramach Państwa programu wymaga wdrożenia systematycznego podejścia, obejmującego klasyfikację ROT, eliminowanie zbędnych informacji, analizę procesów związanych z danymi oraz optymalne ich przygotowanie do wykorzystania w rozwiązaniach sztucznej inteligencji. Proces ten może rozpocząć się już na etapie porządkowania dokumentacji papierowej. Ostatecznie to właśnie starannie uporządkowana dokumentacja papierowa stanowi fundament dla rzetelnych i wiarygodnych danych cyfrowych.

Przechowywanie, ochrona i zarządzanie: Podstawa sukcesu

Droga prowadząca do zoptymalizowanej cyfrowej przyszłości może okazać się łatwiejsza, niż się Państwu dotąd wydawało. Pomimo licznych wyzwań, równie istotne są możliwości, które pojawiają się wraz z uzyskaniem pełnej kontroli nad dokumentacją oraz integracją nowoczesnych technologii.

Iron Mountain to strategiczny partner w zakresie bezpiecznego przechowywania, kompleksowego zarządzania oraz transformacji kluczowych zasobów Twojej organizacji. Zapoznaj się z rozwiązaniem Iron Mountain i odkryj, jak możemy Ci pomóc rozpocząć proces porządkowania dokumentacji.