Jak długo przechowywać dokumenty podatkowe? Jak robić to poprawnie?

Jak długo przechowywać dokumenty podatkowe? To pytanie zadają sobie firmy, które chcą działać zgodnie z przepisami, ale też usprawnić zarządzanie dokumentacją. Odpowiedź nie zawsze jest oczywista, ponieważ obowiązujące regulacje zależą od rodzaju dokumentów i charakteru prowadzonej działalności. W tym artykule wyjaśniamy, jak długo trzeba przechowywać dokumenty podatkowe, w jakiej formie można to robić oraz jak zarządzanie dokumentacją wpływa na bezpieczeństwo i efektywność operacyjną.

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty podatkowe? Aktualne regulacje

Zgodnie z Ustawą z 29 sierpnia 1997 r. o ordynacji podatkowej to, jak długo trzeba przechowywać dokumenty podatkowe, zależy od obowiązku przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin ten wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Jeżeli podatek za 2020 r. należało zapłacić do kwietnia 2021 r., to dokumenty należy przechowywać do końca 2026 r. W praktyce okres przechowywania może być dłuższy, jeśli pojawi się np. podejrzenie przestępstwa skarbowego lub jeżeli podatnik korzystał z ulg rozliczanych przez kilka lat.

Zapamiętaj!

Obowiązek przechowywania dotyczy nie tylko deklaracji podatkowych, ale też faktur, dowodów księgowych, ewidencji VAT, potwierdzeń zapłaty, rejestrów oraz wszelkich innych dokumentów mających wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego.

Dokumenty podatkowe – jak długo przechowywać księgi i inne dowody księgowe?

Ustawa o rachunkowości z 4 listopada 2022 r. wskazuje, że księgi rachunkowe oraz dowody księgowe muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.

Dokumentacja z 2023 r. powinna być przechowywana co najmniej do 2029 r.

Sprawdź również: Jak długo powinniśmy przechowywać dokumentację ZUS w firmie?

Jak przechowywać dokumenty podatkowe – forma papierowa czy elektroniczna?

Obowiązujące przepisy dopuszczają przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej, o ile sposób archiwizacji zapewnia autentyczność, integralność oraz czytelność dokumentów przez cały wymagany okres. Warunki te spełniają profesjonalne systemy do zarządzania dokumentacją cyfrową, umożliwiające m.in. nadanie uprawnień dostępowych, śledzenie zmian oraz zabezpieczenie danych przed utratą lub nieautoryzowanym dostępem.

Digitalizacja daje następujące korzyści:

• ułatwia wyszukiwanie i dostęp do dokumentów;
• ogranicza koszty związane z przestrzenią archiwalną;
• redukuje ryzyko błędów i zagubienia czy zniszczenia dokumentów;
• wspiera zgodność z przepisami w zakresie bezpieczeństwa i ochrony danych.

W tym kontekście rekomendujemy zastosowanie rozwiązania np.: eVault gwarantujące zarządzanie zasobami cyfrowymi jak i papierowymi przechowywanymi w magazynach Iron Mountain, które pozwalają na bezpieczne i zgodne z przepisami zarządzanie danymi przez wiele lat.

Jak długo przechowywać dokumenty podatkowe w przypadku likwidacji działalności?

W przypadku zamknięcia działalności gospodarczej obowiązek przechowywania dokumentacji nie wygasa. Zgodnie z przepisami były przedsiębiorca nadal musi przechowywać dokumenty przez wymagany okres. W praktyce dotyczy to przede wszystkim ksiąg rachunkowych, faktur i ewidencji VAT.

Szczegółowe informacje znajdują się w artykule o przechowywaniu dokumentów firmowych po zamknięciu działalności.

Jak długo przechowywać dokumenty podatkowe pracownicze?

Dokumenty podatkowe związane z rozliczeniami pracowniczymi, w tym PIT-11, deklaracje ZUS, listy płac czy ewidencję czasu pracy, należy przechowywać przez co najmniej 10 lat. Termin ten jest zgodny z rozporządzeniem dotyczącym prowadzenia dokumentacji pracowniczej, ale może być dłuższy.

Więcej informacji można znaleźć w artykule o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, który opisuje nowe wymogi oraz zmiany prawne wprowadzone w ostatnich latach.

Jak długo trzeba przechowywać księgi i dokumenty podatkowe dotyczące inwestycji i majątku?

W przypadku dokumentacji dotyczącej środków trwałych oraz inwestycji okres przechowywania zależy od momentu zakończenia amortyzacji lub sprzedaży składnika majątku. Dokumenty należy zachować przez minimum 5 lat od zakończenia roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego lub rozliczenia.

Dotyczy to również dokumentacji kosztów uzyskania przychodu i dokumentów dotyczących dotacji, których rozliczenie trwa przez kilka lat. W przypadku dokumentacji związanej z majątkiem trwałym oprócz wspomnianego wcześniej eVault można wdrożyć np.: rozwiązanie Iron Mountain InSight Content Management, usprawniające długofalowe zarządzanie np: dokumentacją majątkową.

Skanowanie dokumentów i repozytorium cyfrowe – rozwiązanie wspierające zgodność z przepisami i porządek

W Iron Mountain oferujemy kompleksowe skanowanie dokumentów i repozytorium, dzięki któremu Klient może bezpiecznie przenieść archiwum papierowe do postaci cyfrowej. Nasze systemy zapewniają szybki dostęp do danych z dowolnego miejsca na świecie i o każdej porze, zachowując pełną zgodność z przepisami. Proces digitalizacji usprawnia obsługę dokumentacji, skraca czas reakcji na kontrole, zapytania audytowe i ułatwia codzienne operacje wewnętrzne.

Przetwarzanie i automatyzacja obiegu dokumentów – efektywność w zarządzaniu

Rozwiązanie eVault jak i  InSight Intelligent Document Processing umożliwią automatyczne rozpoznawanie danych, kategoryzację dokumentów i ich archiwizację zgodną z wymaganiami podatkowymi. Są to rozwiązania wspierające organizacje, które chcą eliminować błędy ludzkie i zoptymalizować procesy przetwarzania informacji w ramach księgowości i działów finansowych. Narzędzia wspierają też zgodność z regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Cyfrowa obsługa korespondencji podatkowej – oszczędność czasu i wsparcie zgodności z przepisami

Dla firm, które prowadzą rozbudowaną korespondencję, przygotowaliśmy Digital Mailroom. Ta usługa umożliwia cyfrowe odbieranie i klasyfikowanie poczty przychodzącej. Usprawnia to przekazywanie informacji do odpowiednich działów, archiwizację korespondencji oraz spełnienie wymogów prawnych w zakresie jej przechowywania.

Jak długo przechowywać dokumenty podatkowe w placówkach medycznych?

Placówki medyczne mają szczególne obowiązki w zakresie archiwizacji dokumentacji, zwłaszcza podatkowej, powiązanej z rozliczeniami kontraktów NFZ i świadczeń zdrowotnych. W zależności od rodzaju dokumentów okres przechowywania może wynosić od 5 do nawet 30 lat.

Polecana lektura: Jaki jest okres przechowywania dokumentacji medycznej?

Dokumenty podatkowe – jak długo przechowywać zgodnie z RODO i ustawą o ochronie danych?

Oprócz przepisów podatkowych i rachunkowych na dokumentację zawierającą dane osobowe wpływają regulacje RODO. Wymagają one przechowywania danych wyłącznie przez czas niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Dlatego istotne jest wdrożenie systemów pozwalających na łatwe usuwanie przeterminowanych danych, a także zapewniających bezpieczeństwo dostępu.

Rozwiązania, w skład których wchodzą usługi doradcze, pomagają firmom ocenić ryzyka, opracować procedury zgodne z RODO i zbudować politykę przechowywania dokumentów podatkowych w sposób zgodny z wieloma regułami prawnymi jednocześnie.

Masz pytania? Skontaktuj się z nami telefonicznie pod numerem 801 800 802 lub napisz wiadomość poprzez formularz.