Gestão de arquivos antigos: junte-se ao movimento Não Faça Você Mesmo

Blogs e artigos

Sabemos como é fácil para os registros se acumularem e fugirem do controle. Descobrir o que você tem e o que deve ser retido, destruído de forma defensável ou digitalizado é uma tarefa que consome muito tempo e recursos.

Andrew Kern
Andrew Kern
27 de abril de 20267  minutos
Iron Mountain employee standing next to box

Sem processos e controles adequados, é fácil reter arquivos em excesso, o que dificulta o cumprimento da Governança de Informações e dos objetivos organizacionais. Isso resulta em:

  • Aumento de custos;
  • Riscos desnecessários de conformidade;
  • Perda de produtividade devido à falta de visibilidade do seu inventário de registros.

O que os profissionais de Gestão de Registros e Informações (RIM) enfrentam?

Triar milhares de caixas cheias de arquivos misturados não é tarefa fácil, e a complexidade aumenta com regras intrincadas de retenção baseadas em eventos. Frequentemente, os gerentes de RIM lidam com tudo isso sozinhos, com orçamento limitado, poucos recursos e quase nenhum suporte.

Para alcançar seus objetivos, pode parecer viável adotar uma abordagem "faça você mesmo", mas isso pode gerar desafios significativos, incluindo:

  1. Tornar-se um "acumulador": Diante da tarefa esmagadora de organizar seu inventário, pode parecer mais fácil manter os arquivos perpetuamente. Mas você deve considerar os custos anuais de armazenamento e o fato de que ainda não terá o controle do inventário. Manter tudo gera complexidade, riscos desnecessários e dificuldade em atender aos requisitos de retenção em constante evolução.
     
  2. Ficar travado e desistir: Só de pensar em revisar milhares ou dezenas de milhares de caixas de arquivos já é exaustivo. O processo de recuperar caixas, revisar cada arquivo e tomar decisões de descarte exige recursos tremendos. É fácil entender por que as equipes de RIM podem se frustrar e desistir no meio do caminho — ou simplesmente encerrar o projeto antes de começar.
     
  3. Lutar com revisões manuais e falta de conhecimento especializado: Imagine percorrer cada arquivo do seu inventário com a perícia necessária para tomar decisões confiantes e defensáveis sobre reter, destruir ou digitalizar registros individuais. Sem tecnologia e um processo automatizado, a equipe ficará atolada em meses ou até anos de trabalho.

Em vez do faça você mesmo, considere uma abordagem não faça você mesmo, trazendo um parceiro com tecnologia, processos defensáveis e escaláveis, e a experiência necessária para ajudá-lo a assumir o controle do seu inventário de registros.

Saiba mais sobre nossa solução Smart Sort.