การวางแผนเส้นทางสู่ดิจิทัล: 3 ความท้าทายเกี่ยวกับ RIM ที่ต้องก้าวข้าม

ต่อไปนี้คือสามความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดในปัจจุบันที่ต้องก้าวข้ามเมื่อคุณวางแผนเส้นทางสู่อนาคตในโลกดิจิทัลของคุณ

1. จัดการคลังระเบียนของคุณ

สาเหตุที่องค์กรไม่สามารถจัดการและจัดระเบียบระเบียนได้นั้นแตกต่างกันออกไป ตั้งแต่ทรัพยากรที่มีจำกัดหรือขาดการมองเห็นไปจนถึงขนาดและความซับซ้อนจริงของโครงการจัดระเบียบที่อาจเกิดขึ้น รหัสระเบียนที่หายไป เนื้อหาที่ไม่รู้จัก และแฟ้มที่ปะปนกันทำให้กระบวนการนี้ซับซ้อนอย่างมาก และทำให้การจัดระเบียบและการควบคุมระเบียนต้องหยุดชะงัก ผลลัพธ์ของการไม่ดำเนินการต่างก็เหมือนกันไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม นั่นคือ คุณไม่สามารถตัดสินใจได้อย่างมั่นใจและป้องกันตนเองได้เกี่ยวกับระเบียนเก่าของคุณ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถก้าวไปข้างหน้ากับสิ่งสำคัญอื่นๆ ได้ นอกจากนั้น คุณยังจะมีต้นทุนและความเสี่ยงที่ไม่จำเป็นต่อเนื่องด้วย การทำความเข้าใจกับสิ่งที่คุณมีและการตัดสินใจอย่างชาญฉลาดในการกำจัดระเบียนยังคงเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดที่ผู้นำด้านข้อมูลเผชิญในปัจจุบัน 

2. ตัดสินใจเข้าสู่ด้านดิจิทัลเพื่อเสริมความสามารถในการเข้าถึงและขับเคลื่อนเอนจิน AI

แนวคิดเรื่องสำนักงานไร้กระดาษมีมานานหลายทศวรรษแล้ว แต่หลายองค์กรยังไม่สามารถทำได้ เส้นทางสู่สภาพไร้กระดาษมักจะซับซ้อนเนื่องจากขาดกลยุทธ์และทรัพยากร ซึ่งสามารถทำให้ความคืบหน้าล่าช้าและบั่นทอนความสนใจได้ หนทางไปข้างหน้าไม่ใช่การ “แปลงทุกอย่างเป็นดิจิทัล” แนวทางที่สมดุลสำหรับการแปลงเป็นดิจิทัลที่ประเมินข้อกำหนดสำหรับการเข้าถึง การฟ้องร้อง AI และลำดับความสำคัญอื่นๆ ช่วยให้แน่ใจว่าได้เลือกทางเลือกที่ถูกต้องสำหรับงบประมาณและเป้าหมายขององค์กรคุณและคุณไม่ได้เพียงแค่ถ่ายโอนการขาดอำนาจควบคุมระเบียนแบบกระดาษไปเป็นรูปแบบดิจิทัล

เราทราบกันดีอยู่แล้วว่า AI กำลังปฏิวัติวิธีที่องค์กรดำเนินธุรกิจอย่างรวดเร็ว ผลกระทบของ AI ต่อการกำกับดูแลข้อมูลและสารสนเทศกำลังเปลี่ยนภูมิทัศน์ข้อมูล ณ ขณะนี้ องค์กรทั่วโลกอ้าแขนรับ AI และเครื่องมือการวิเคราะห์ขั้นสูงเพื่อปฏิบัติงานกับข้อมูลที่มีมูลค่าสูงของตน ด้วยการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ว่าจะแปลงระเบียนใดเป็นดิจิทัล ผู้นำ RIM สามารถเพิ่มข้อมูลสำหรับโมเดล AI และรับรองข้อมูลเชิงลึกที่ละเอียดขึ้นและผลลัพธ์ที่แม่นยำยิ่งขึ้น

3. จัดระเบียบข้อมูลดิจิทัลของคุณ

องค์กรต่างๆ ทั่วโลกกำลังต่อสู้กับการเติบโตของข้อมูลแบบทวีคูณ ซึ่งก่อให้เกิดปัญหาด้านปริมาณข้อมูลที่เพิ่มมากยิ่งขึ้นกว่าตอนที่ใช้ระเบียนกระดาษ ข้อมูลส่วนมาก ไม่ว่าจะมีโครงสร้างหรือไม่มีโครงสร้าง มักซ้ำซ้อน ล้าสมัย และไม่สำคัญ/ใช้ชั่วคราว (ROT) ข้อมูล ROT นี้ไม่เพียงใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่มีค่าเท่านั้น แต่ยังเป็นอุปสรรคต่อการจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ ส่งผลให้ต้นทุนเพิ่มขึ้น มีช่องโหว่ด้านการรักษาความปลอดภัย และการตัดสินใจที่ไม่ดี 

การจัดการปัญหาความซับซ้อนของการทำความสะอาดข้อมูลของโปรแกรมคุณต้องใช้แนวทางเชิงระบบ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการจำแนกประเภทข้อมูล ROT การสะสางและการเก็บถาวรข้อมูลที่ซ้ำซ้อน การทำความเข้าใจห่วงโซ่อุปทานข้อมูลของคุณ และการเตรียมข้อมูลให้พร้อมสำหรับการใช้งานใน AI กระบวนการนี้สามารถเริ่มได้ตั้งแต่การจัดระเบียบเอกสารระเบียนของคุณ เพราะว่าถ้าเอกสารระเบียนเรียบร้อย ข้อมูลดิจิทัลก็จะเป็นระเบียบมากขึ้นด้วย

จัดเก็บ ปกป้อง และกำกับดูแล: รากฐานสู่ความสำเร็จ

เส้นทางสู่อนาคตดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นอาจเป็นไปได้มากกว่าที่คุณคิด แม้ว่าจะมีความท้าทายมากมาย แต่โอกาสที่เกิดขึ้นจากอำนาจการควบคุมระเบียนและการเปิดรับเทคโนโลยีที่เกิดขึ้นใหม่ก็มีอยู่มากเช่นกัน 

Iron Mountain เป็นพันธมิตรของคุณในการจัดเก็บ ปกป้อง กำกับดูแล และเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์อันมีค่าที่สุดขององค์กรคุณ สำรวจ Smart Records Cleanup Suite ของ Iron Mountain เพื่อดูว่าเราจะสามารถช่วยคุณเริ่มต้นกระบวนการจัดระเบียบระเบียนได้อย่างไร