Dijital detoks: ROT verileri temizlemenin pratik yolları

ROT, önemli bir sorundur: Pek çok kuruluş, operasyonları açısından risk oluşturan büyük miktarda gereksiz veriye sahiptir. ROT veriler, verimli bilgi yönetimini engeller, maliyetleri artırır, güvenlik açıklarına yol açar ve karar almayı zorlaştırır.

Yapılandırılmamış veri

ROT söz konusu olduğunda yapılandırılmamış veriler büyük bir suçludur. Bu durum hiç de şaşırtıcı değil. Yapılandırılmamış veriler, veri tabanı satır ve sütunları gibi önceden tanımlanmış bir formatı olmayan dosyalardır ve bunlar, belirsizlikleri nedeniyle kuruluşlar için sorun haline gelir. Bilgi yöneticileri çoğu zaman "neyi bilmediklerini bilmiyorlar".

Yapılandırılmamış veriler; metin belgeleri, resimler, ses dosyaları, video dosyaları, sosyal medya gönderileri, e-postalar ve daha fazlası gibi dijital dosyaları içerebilir. Bu dosyaların pek çoğu kopya, hatta kopyanın kopyasıdır. Panelistlerimizin tahminine göre, bir kuruluşun verilerinin %50-60'ı yapılandırılmamış verilerden oluşuyor.

Kuruluşunuzun neden dijital detoksa ihtiyacı var?

ROT verilerin temizlenmesi; hukuki talepler, denetimler, birleşme ve satın almalar ve diğer iş faaliyetleri sırasında büyük veri kümelerini yönetmek için gereken iş yükünü hafifletir. Elinizde ne kadar çok veri varsa bu gibi durumlarda o kadar çok veriyi tanımlamanız ve üretmeniz gerekir. Verilerinizi düzenli olarak yöneterek ve ROT'u ortadan kaldırarak şunları da yaparsınız:

• Güvenlik risklerini azaltır ve hassas bilgilerinizi daha iyi korursunuz
• Kuruluşunuz genelinde üretkenliği artırırsınız
• Dijital depolamayı optimize eder ve çevresel etkinizi azaltırsınız

Dijital detoksun bir diğer büyük faydası da kuruluşunuzun gelecekteki trendlere (yapay zekâ gibi) hazır olmasıdır. Bir ROT temizleme projesinden sonra kalan verilerin ileri teknoloji için daha doğru ve kullanışlı olma olasılığı daha yüksektir, bu nedenle model girdilerini güvenle sağlayabilirsiniz. Temiz veriler değerli iş ve müşteri içgörüleri üretir.

Veri temizliği için doğru yaklaşım

Teknoloji, ROT verilerin yönetilmesine yardımcı olabilse de bu sorunu etkili bir şekilde ele almak için gerekli personel ve süreçlerin bulunması hayati önem taşır. Bu genellikle üst yönetim desteğiyle bir değişim yönetimi çabası gerektirir. Ortalama bir çalışan, etkisini düşünmeden, kopyaların kopyalarını çıkarma ve verileri çeşitli klasör türlerinde saklama alışkanlığına sahip olabilir. Kayıt yöneticileri bile veri depolama alışkanlıklarını güncellemeye karşı direnç gösterebilir.

Milyonlarca dijital dosyanın temizlenmesi

Tartışmamız sırasında, Bank of China'nın Ana Veri Ofisi Başkan Yardımcısı Chantel Johnson, ROT temizliğine yaklaşımında kullandığı bazı temel stratejileri paylaştı.

Üst yönetim desteği:

Chantel, mümkün olduğunca çok ROT verisini ortadan kaldırmanın ne kadar kritik olduğunu fark ederek, veri temizleme girişimi için üst düzey yöneticilerden destek aldı.

Hedefli veri değerlendirmesi:

Kuruluş, organizasyon eksikliği ve hassas bilgilerin ifşa edilme potansiyeli nedeniyle en yüksek riski oluşturduğu düşünülen yapılandırılmamış verilere odaklandı. Temizlik sürecinde, yasal saklama yükümlülükleri ve kimliği tanımlayabilecek bilgiler (PII) önemli hususlar olarak dikkate alındı. Bu iki faktör de hangi ROT verilerin elden çıkarılabileceğini doğrudan etkilemektedir.

Teknoloji kullanımı:

Kuruluş, yapılandırılmamış verilerini görselleştirmek, ROT dosyaları belirlemek ve uyumluluk durumunu değerlendirmek için teknoloji ve içerik sınıflandırma araçlarından yararlandı.

Paydaşlar ve SME onayı:

Kayıt koordinatörleri, departman yöneticileri ve hukuk uzmanları, alan bilgisi sağlamak ve verilerin doğru şekilde sınıflandırılması ve elden çıkarılmasını garanti etmek için sürece dahil edildi.

Kademeli temizlik:

Kuruluş, temizleme sürecine düşük riskli verilerle başlayıp kademeli olarak daha karmaşık veri kümelerine doğru ilerleyen aşamalı bir yaklaşım benimsedi.

Sürekli bakım:

Kuruluş, yeni ROT verilerin birikmesini önlemek ve sürekli veri hijyenini sağlamak için süreçler ve politikalar oluşturdu.

ROT veri temizliği tek seferlik bir iş değil, düzenli inceleme ve güncelleme gerektiren, devam eden bir süreçtir. Uzmanlar, bu işlemin yılda bir kezden daha sık yapılmasını öneriyor ve kayıt yöneticilerini sürekli bir strateji benimsemeye teşvik ediyor. Döngüde bir insanın olması (human-in-the-loop) kritik öneme sahiptir. ROT temizleme sürecinde doğru kişilerin olmaması durumunda karar alma süreci durma noktasına gelebilir. Teknoloji önerilerde bulunabilir ancak kritik iş kararları ve hukuki kararların hepsini alamaz.

Günümüz bilgi yöneticileri için ROT verileri azaltmak ve sürekli temizlik için bir strateji oluşturmak hayati önem taşımaktadır. Sürekli olarak yeni veriler üretiliyor ve yapay zekânın hızla yaygınlaşmasıyla birlikte aşırı veri yükü sorunu da birikmeye devam edecek.

Durma lüksünüz yok.

Bu İçgörüler Nasıl Uygulanır?

ROT verileri temizlemenin ve bilgi yönetiminizi optimize etmenin pratik yollarını tartışmak mı istiyorsunuz? Yerel bir Iron Mountain temsilcisiyle iletişime geçmenizi öneririz. Size özel içgörüler paylaşabilir ve özel ihtiyaçlarınıza uygun çözümler sunabilirler. Ayrıca bilgilerinizi etkili bir şekilde nasıl yöneteceğinize dair en son bilgileri içeren kaynak merkezimizi de inceleyebilirsiniz.