De la complejidad al cumplimiento

Industria

Banca, servicios financieros y seguros (BFSI)

Desafío

Proteger la cartera, mejorar la satisfacción del cliente y cumplir con los marcos normativos

Solución

Iron Mountain iBPM - Gestión de Procesos Empresariales Inteligente

Valor

Alcanzar una tasa de firma del 70 % en los anexos de los clientes, un récord histórico y el doble de la media del sector

Una empresa mutual de seguros europea tiene como objetivo ayudar a sus clientes a vivir con más confianza y seguridad.

Para respaldar este propósito, la empresa ha puesto en marcha recientemente una iniciativa integral en todas sus entidades, que abarca toda su cartera. ¿El objetivo? Garantizar la seguridad de la cartera y reforzar el cumplimiento de los requisitos legales y normativos en materia de reaseguros para millones de clientes europeos.

La empresa de seguros se enfrentó a numerosos desafíos para alcanzar este objetivo, entre ellos la complejidad del flujo de trabajo, la confidencialidad y los riesgos de seguridad. La amplia y audaz iniciativa de la empresa necesitaba experiencia específica de la industria, seguridad sólida, conocimientos normativos y una solución personalizable.

Para abordar este proyecto complejo y a gran escala, se implementó la solución Iron Mountain iBPM - Gestión de Procesos Empresariales Inteligente, un servicio gestionado que incluye personas, procesos y tecnología. Con la implementación de la solución iBPM, se enviaron anexos actualizados para su firma a millones de clientes de seguros existentes. Como resultado, la empresa de seguros logró una tasa de firmas del 70 %, un récord histórico para la organización y el doble de la tasa de rendimiento media del sector.

Navegar por desafíos complejos

Frente a serios desafíos y elementos riesgosos del proyecto, la empresa de seguros comenzó con un piloto antes de pasar a la implementación completa. Esto permitió a la empresa gestionar flujos de trabajo duales y paralelos con medios digitales y en papel, y aprovechar la experiencia de Iron Mountain. Por ejemplo, la empresa necesitaba una solución que abarcara funciones como firmas electrónicas, publicación, cartas de recordatorio electrónicas y mucho más.

Además, la empresa necesitaba un proceso estandarizado para todo el grupo que se adaptara a las diferentes funciones y prácticas de cada una de sus 15 entidades. Para lograrlo, la empresa de seguros se adhirió a las leyes y los reglamentos que abarcan tanto las inversiones como los seguros.

Alcanzar el 100 %

A pesar de la complejidad del proyecto, la empresa de seguros quería asegurarse de que cada inversión estuviera protegida y cumpliera con las regulaciones legales y de reaseguro. La empresa titulizó el 100 % de su cartera y reunió diversos activos financieros, como hipotecas, préstamos para automóviles, etc., en una sola colección. Luego, ese conjunto de activos se convirtió en un valor o instrumento financiero comerciable.

La titulización exigió la actualización y el envío por correo de aproximadamente 1,5 millones de anexos a todas las entidades. El equipo de iBPM de Iron Mountain ideó un flujo de trabajo sofisticado para gestionar las complejidades y la escala del proyecto con total precisión y, a la vez, realizar un seguimiento de cada documento digital y en papel, su estado y la tasa de firma. La métrica general de éxito del proyecto es la tasa de firmas del 70 %, un nuevo récord histórico.

Repitiendo hasta alcanzar el éxito

En retrospectiva, poner el proyecto a prueba antes de ampliarlo fue esencial para su éxito a gran escala. La complejidad de la solución y el flujo de trabajo reveló varios problemas durante el piloto. Esa transparencia permitió que estos problemas se resolvieran de manera proactiva y eficaz con el menor impacto posible.

En concreto, los desafíos técnicos se resolvieron con recursos operativos especializados; un cambio en la gobernanza facilitó una respuesta más rápida ante los incidentes; el aumento de los informes y la supervisión ayudó a detectar problemas de forma temprana y a proporcionar soluciones rápidas.

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