Transformation des banques grâce à un nouveau service de salle de courrier digitale

Secteur d'activité

Services bancaires et financiers

Défi

Faire évoluer les opérations de courrier digital et développer les capacités de la salle de courrier digitale.

Solution

Service Iron Mountain Gestion intelligente des processus métier (iBPM) avec la solution Iron Mountain Salle de Courrier digitale.

Valeur

Réduire les coûts, les erreurs et les inefficacités grâce à la livraison d'une salle de courrier digitale , à une transition fluide et à la mise en place des bases d'une innovation continue.

Les banques sont des organisations axées sur les documents. Pourtant, nombre d'entre elles utilisent encore des processus manuels pour gérer leurs salles de courrier. Cela signifie que les volumes de courrier dépendent de systèmes manuels pour suivre, trier et distribuer le courrier, avec des capacités numériques limitées, voire inexistantes. Le traitement manuel est coûteux, chronophage et, par nature, source d'erreurs. Une solution innovante de salle de courrier digitale et de gestion de site peut permettre d'obtenir de meilleurs résultats.

Pour s'attaquer de front aux défis de la salle de courrier, une banque d'envergure internationale a récemment demandé à Iron Mountain de dématérialiser, d'automatiser et de gérer entièrement ses salles de courrier. La situation était d'autant plus urgente que le fournisseur actuel de solutions de salle de courrier de la banque s'est retiré du marché. La banque s'est donc retrouvée sans solution de rechange et a dû procéder à une transition rapide.

Heureusement, le service Iron Mountain gestion intelligente des processus métier (iBPM) a utilisé la technologie du logiciel de salle de courrier digitale et a automatisé les flux de travail pour cette grande banque. Grâce à l'expertise et aux ressources d'Iron Mountain, le déploiement s'est fait en douceur et en un temps record, ce qui a permis à la banque d'étendre et d'optimiser ses capacités de salle de courrier. Depuis la mise en oeuvre du service géré, la banque a réduit les erreurs, les coûts et les inefficacités, tout en posant les bases d'une plus grande innovation.

Créer une transition fluide

Comme le fournisseur de salle de courrier de la banque quittait le marché, celle-ci avait besoin d'une transition immédiate pour atténuer les risques commerciaux. La nouvelle solution de salle de courrier devait donc être mise en place d'urgence, avant que les opérations de la salle de courrier de la banque ne s'arrêtent.

La banque avait également besoin d'une transition fluide vers la nouvelle solution de salle de courrier, qui ne perturberait pas les opérations. Iron Mountain a organisé des ateliers centrés sur le client et a créé un plan de mise en oeuvre sur mesure adapté aux besoins de la banque. Par conséquent, les solutions iBPM et Iron Mountain Salle de courrier digitale ont été déployées sans interruption des opérations.

« Comme notre salle de courrier avait besoin d'une transition en douceur et en continu, la nouvelle solution devait être "invisible" pour nos clients, nos employés et nos opérations. C'est exactement ce qu'a fait Iron Mountain, en fournissant une nouvelle solution qui a permis une transition fluide de notre salle de courrier », a déclaré un cadre de la banque.

Fournir une salle de courrier de qualité

Par nature, le secteur bancaire comporte un grand nombre de documents. Outre le volume de documents, les banques doivent également traiter une grande variété de types de documents, tels que des documents hypothécaires, des chèques, des documents de patrimoine privé et des quittances. Elle avait besoin d'un partenaire pour gérer l'imagerie et la capture de données de tous ces documents.

Iron Mountain se démarquait de la concurrence. Des flux de travail ont été créés pour gérer les différents types de documents de la banque. Par ailleurs, l'expertise approfondie d'Iron Mountain dans le secteur bancaire a constitué un argument de poids pour la banque. Cette expertise a permis d'éliminer les risques, d'ajouter de la valeur et d'assurer une certaine tranquillité d'esprit. Avec iBPM, y compris la Salle de courrier digitale et la gestion des opérations, plus de 30 millions de documents sont traités, scannés et capturés par la banque chaque année.

« Une expérience éprouvée était cruciale pour notre nouveau fournisseur de solutions de salle de courrier digitale. Avec un calendrier serré pour la transition et la nécessité d'étendre et d'automatiser davantage notre solution, les enjeux étaient élevés. L'expertise et l'expérience approfondies d'Iron Mountain ont été déterminantes dans notre décision, et nous avons opté pour ses services iBPM utilisant sa solution Salle de courrier digitale. Avec le recul, nous avons fait un choix judicieux et rentable », explique un cadre de la banque.

Établir une vision tournée vers l'avenir

Alors que nous entrons dans la phase de suivi intensif de la transition des salles de courrier, Iron Mountain et la banque se concentrent sur l'innovation continue, y compris sur une vision d'avenir pour la salle de courrier digitale afin de garantir des améliorations continues. La banque considère Iron Mountain comme un partenaire stratégique en matière d'innovation qui pourrait poursuivre la transformation et l'optimisation dynamique des opérations de salle de courrier afin de maintenir la banque à la pointe de l'innovation.

« Dans le secteur bancaire, comme dans la plupart des autres secteurs, l'absence de progrès est synonyme de retard. Nous considérons que l'approche innovante d'Iron Mountain en matière d'amélioration continue est vitale pour notre avenir », a déclaré le directeur de la banque. « Iron Mountain répond à nos besoins internes et externes, et nous sommes ravis de notre partenariat. »

De nombreuses banques ne sont pas conscientes de la richesse des opportunités inexploitées que représentent la dématérialisation et l'automatisation des opérations de salle de courrier qui requièrent une grande quantité de documents. Pourtant, les solutions de salle de courrier digitale peuvent réduire les coûts, les erreurs et les inefficacités afin d'améliorer l'expérience des clients et les résultats commerciaux aujourd'hui, tout en aidant les banques à se préparer pour l'avenir.

En savoir plus sur le service Iron Mountain Gestion intelligente des processus métier et Salle de courrier digitale.