Řešení Iron Mountain pro HR

Problém

Správa HR dokumentů může být náročná, pokud se nacházejí na různých místech a v různých formátech. Navíc vaši zaměstnanci možná nepracují pouze z kanceláře, ale i z jiných míst. Potom je zajištění úplnosti a aktuálnosti dokumentace zaměstnanců a její správa v souladu s neustále se měnícími zákony a předpisy obtížnější, ačkoliv je pro firmu klíčová.

Vyhledávání HR dokumentů, jako jsou pracovní smlouvy, dohody, složky zaměstanců, výplatní pásky, certifikace nebo zdravotní záznamy, může být časově a manuálně náročné. A co je nejdůležitější, pokud to nemá řád, sdílením dokumentů mohou z firmy uniknout citlivé informace.

Dopad

Dopad digitalizace nelze přeceňovat. Správa papírových dokumentů stojí organizace čas i peníze: například jeden ze zákazníků platformy Iron Mountain InSight® uvedl, že díky lepší spolupráci zaměstnanců s digitálními dokumenty ušetří až 26 000 hodin ročně¹.

Kromě toho musí organizace dodržovat přísné předpisy, jako je obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a zákon o ochraně osobních údajů (implementace GDPR pro Velkou Británii), aby zajistily obhajitelnou likvidaci osobních údajů podle pravidel svých plánu pro uchovávání.

Možnosti řešení

Používejte jednotnou, bezpečnou a kompatibilní platformu, která propojuje digitální i nově vzniklou fyzickou dokumentaci. Co vám to přinese?

• Snadno a rychle najdete, co potřebujete.
• Zvýšení produktivity týmu, i když každý pracuje odjinud.
• Klid, že vaše data jsou v bezpečí a to i v případě, že se připravujete na audit.
• Získáte přehled o důležitých dokumentech, abyste měli pod kontrolou všechny lhůty.

Sjednoťte všechny fyzické i digitální HR dokumenty

Řešení Iron Mountain pro HR je software jako služba (SaaS).Umožňuje zaměstnancům a interním obchodním partnerům skenovat a ukládat veškeré HR dokumenty do zabezpečeného cloudového úložiště. Díky přístupovým právům založeným na rolích budete moci vyhledávat potřebné dokumenty a sdílet je s obchodními partnery, což umožní efektivnější spolupráci bez ohledu na to, odkud zrovna pracujete.

Získáte centralizovaný přehled, který vám poskytne kontrolu, a ovladací panely, které vám nabídnou data a metriky, včetně možnosti nastavit upozornění na vypršení platnosti dokumentů. Díky tomuto řešení mohou HR manažeři a personalisté sledovat dokumenty zaměstnanců a přijímat proaktivní opatření, jako je obnova certifikátů, identifikačních karet a zajištění souladu s firemními směrnicemi ještě před jejich vypršením.