Digitale Transformation im Bankwesen: Chancen nutzen

Branche

Bankwesen und Finanzdienstleistungen

Herausforderung

Teure dokumenten- und datenintensive Prozesse

Lösung

Iron Mountain Intelligent Business Process Management (iBPM)

Mehrwert

Um das Kundenerlebnis und die Betriebsmargen in Finanzunternehmen zu verbessern, ist ein schlankes, fehlerfreies Management von Dokumenten und datenintensiven Prozessen erforderlich, um Fehler, Kosten und Bearbeitungszeiten zu reduzieren.

Eine traditionsreiche, global agierende Bank modernisierte ihre Prozesse grundlegend. Angesichts einer Verlangsamung der Branche aufgrund wirtschaftlicher Faktoren und steigender Zinsen, optimierte die Bank ihre internen Prozesse, senkte Kosten und verbesserte gleichzeitig ihre Margen und das Kundenerlebnis.

Für dieses Vorhaben arbeitete die Bank mit Iron Mountain zusammen, um mit Hilfe von intelligentem Business Process Management (iBPM) dokumenten- und datenintensive Bankprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Konkret veränderte die Großbank die Art und Weise, wie sie Daten erfasst und alle physischen und digitalen Dokumente in allen Geschäftsbereichen digitalisiert.

Die unternehmensweite Initiative setzte auf die Technologie, Ressourcen und Fachkompetenz von Iron Mountain und minimierte Fehler und Durchlaufzeiten, was sich positiv auf das Kundenerlebnis auswirkte. Außerdem ist die Bank jetzt für weiteres Wachstum gerüstet. Sie verfügt über die Flexibilität, die Stückkosten niedrig zu halten und die Kapazität ihrer Geschäftstätigkeit an die ständig schwankende Transaktionsnachfrage anzupassen.

Optimierung von innen

Die globale Bank erkannte, dass die Verbesserung externer Fähigkeiten wie dem Kundenerlebnis, der Einhaltung von Vorschriften und der Wettbewerbsvorteile mit der Optimierung und Modernisierung interner Prozesse beginnt. Genau dazu setzte die Bank auf Iron Mountain Intelligent Business Process Management (iBPM).

Kundenerlebnis. So beschleunigte die Bank beispielsweise die Reaktionszeit auf Kundenanfragen, indem sie Prozesse automatisierte und den Dokumentenzugriff zentralisierte. Dies ermöglicht schnellere Antworten auf Kundenanfragen und -aufträge. Eine weitere Voraussetzung für ein besseres Kundenerlebnis ist die Reduzierung von Fehlern, was gleichzeitig zu schnelleren Reaktionszeiten führt. Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Dokumentenverarbeitung verbesserte die Bank die Genauigkeit und steigerte die Kundenzufriedenheit.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Alle Banken stehen vor der schwierigen und kostenintensiven Aufgabe, immer komplexere regulatorische Anforderungen zu erfüllen und Risiken zu minimieren. Um diese Herausforderung zu meistern, automatisierte die globale Bank Compliance-Prüfungen und gewährleistet so die Datensicherheit.

Wettbewerbsfähigkeit. Durch die Optimierung interner Prozesse kann die globale Bank einen Wettbewerbsvorteil erzielen, indem sie Kosten senkt und die Effizienz steigert. Gleichzeitig erhält die Bank eine stärkere digitale Grundlage, mit der sie kontinuierlich innovativ und agil bleiben kann. So kann die Bank auf neue Kundenerwartungen reagieren und wettbewerbsfähig bleiben – eine wichtige Strategie für die Zukunftssicherheit in der hart umkämpften Banken- und Finanzdienstleistungsbranche.

Effizientere Prozesse

Die Transformation der Backoffice-Prozesse lässt sich am Beispiel der Hypothekenbearbeitung veranschaulichen. Vor dem Rückgang der Hypothekennachfrage baute die Großbank mehrere Standorte auf, um den Kundenbedürfnissen gerecht zu werden. Mit dem Rückgang der Hypothekennachfrage entstanden der Bank höhere Betriebskosten pro Einheit. Als Reaktion darauf legte sie Standorte und Personal zusammen, verlagerte sie und reduzierte sie teilweise. Um die Betriebskosten pro Einheit auf einem überschaubaren Niveau zu halten, war es für die Bank daher unerlässlich, ihre internen Prozesse zu optimieren.

Mit Hilfe von Iron Mountain iBPM ist die Bank in der Lage, monatlich 15 Millionen Abbildungen zu verarbeiten und kann operative Probleme auf drei wichtige und messbare interne Arten angehen.

Geringere Kosten. Die Automatisierung von Routineaufgaben durch intelligentes Business Process Management kann die Arbeitskosten senken und gibt den Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren. Iron Mountain hat über 170 Mitarbeitende der Bank umgeschult und so wichtiges Wissen bewahrt. Darüber hinaus hilft iBPM bei der Optimierung der Ressourcenzuweisung und verbessert so die Effizienz der Ressourcennutzung.

Betriebseffizienz. Die Automatisierung durch iBPM reduziert repetitive, manuelle Prozesse, die von Natur aus ineffizient und fehleranfällig sind. Zudem sorgt die Automatisierung für mehr Transparenz im Betrieb, da Engpässe und Bereiche mit Verbesserungspotenzial leicht identifiziert werden können. Die Digitalisierung der Dokumentenbearbeitung erleichtert den Zugriff auf Daten und verbessert deren Nutzbarkeit. Das wiederum treibt die Entscheidungsfindung voran und erleichtert die Zusammenarbeit.

Skalierbarkeit. Die weltweiten Einrichtungen, Kompetenzzentren, Technologien und Ressourcen von Iron Mountain versetzen die Bank in die Lage, ihre Geschäftstätigkeit nahtlos an die jeweiligen geschäftlichen Anforderungen anzupassen. Die Bank kann sich auf das Wachstum ihres Kerngeschäfts konzentrieren und so schnell auf neue Geschäftsmöglichkeiten reagieren.

Transformation für die Zukunft

Eine Transformation dieser Größenordnung lässt sich nicht von heute auf morgen bewerkstelligen. Sie erfordert erhebliche finanzielle Ressourcen und Fachkenntnisse in den Bereichen dokumentengesteuerte Prozesse und Technologien. Die Großbank wählte Iron Mountain als vertrauenswürdigen Geschäftspartner, der umfassende iBPM-Services und tiefgreifendes Fachwissen in der Dokumentenverarbeitung bietet, und entschied sich für einen phasenweisen Ansatz. Gemäß dem Wunsch der Bank nach einer Lösung, die fortschrittliche Technologien, Gewerbeimmobilien, Auslagerung/Umschulung von Ressourcen und Fachkompetenz vereint, verwaltet Iron Mountain die unternehmensweite Implementierung und optimiert den gesamten Prozess.

Im ersten Jahr betrieb Iron Mountain die vorhandene Technologie der Bank und entwickelte gleichzeitig neue Lösungen für das Daten- und Geschäftsprozessmanagement.
Zukünftig wird die neue Lösung Dokumente aus verschiedenen Geschäftsbereichen einbeziehen, die konsolidiert und durch eine einzige zentrale Datenanwendung unterstützt werden. Das System bietet Dokumentenerfassung (Bilderfassung für physische Dokumente), Dokumentenklassifizierung, Datenextrahierung und einen End-to-End-Dokumenten-Tracker für alle Bankprozesse.

Der erste Schritt für Banken, die sich nach außen hin verändern wollen, ist die Optimierung ihrer internen Prozesse. Iron Mountain Intelligent Business Process Management wurde entwickelt, um Banken bei der Organisation ihrer internen Backoffice-Prozesse zu unterstützen. So können sie das Kundenerlebnis verbessern, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen, ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und sich für die Zukunft rüsten.