Finn roen med skalerbar og forsvarlig opprydding i gamle arkiver

Hvis organisasjonen ønsker å få kontroll på store mengder fysiske dokumenter som har samlet seg opp over tid, er dere ikke alene.

Ifølge en Economist Impact-studie sponset av Iron Mountain har 93 % av konsernledelsen i globale selskaper planlagt eller iverksatt et initiativ med opprydding i gamle arkiver.

Jeg forstår at opprydding i disse arkivene kan være utfordrende, spesielt hvis dere ikke tror at dere har all informasjon som kreves for å ta forsvarlige beslutninger om hva som skal bevares, makuleres eller digitaliseres. Men å ignorere utfordringen kan føre til ineffektivitet, økte kostnader, manglende etterlevelse og økt risiko.

Ved å få en forståelse av hvilke dokumenter dere har og organisere mapper og definere oppbevaringsregler på eske- og mappenivå, vil dere kunne fatte trygge og forsvarlige beslutninger om dokumentene deres. Dere kan dermed oppfylle forretningsmål, redusere kostnader og dempe risiko, samtidig som dere omdanner arbeidet til en mer effektiv og mer digital måte å jobbe på.

Etablere en hensiktsmessig og forsvarlig prosess

Når det gjelder en organisasjons arkivbeholdning, kan en enkelt løsning ikke rydde opp i en beholdning med utilstrekkelig beskrivende informasjon eller med esker som inneholder sammenblandede mapper med dokumenter fra ulike forretningsområder, geografiske områder og til og med fra ulike leverandører.

Men ved å implementere en smart, helhetlig metode vil dere kunne ta ut gjetningen av oppryddingen og oppnå fordelene og tryggheten fra et godt strukturert program:

1) Forsvarlige beslutninger i dag og for fremtiden

Dere har sannsynligvis hatt opprydding i gamle arkiver på prioriteringslisten en god stund. Fordelene ved endelig å få gjort noe med det vil få ringvirkninger i årene som kommer. Når dere først har etablert en robust og forsvarlig prosess for å administrere gamle arkiver, vil dere ikke bare kunne behandle dokumenter som har oppfylt samsvarskravene i dag, men også ha på plass et system for å opprettholde samsvar over tid.

Med en forsvarlig prosess på plass kan dere trygt ta de riktige beslutningene om hvilke dokumenter som skal beholdes, destrueres eller digitaliseres, basert på juridiske og forskriftsmessige krav, samt deres unike forretningsmål. Finn ut mer om Iron Mountain Smart Sort

2) Kostnadsoptimalisering

Oppbevaring kan være kostbart over tid, spesielt hvis dere betaler for å lagre esker med fysiske dokumenter som dere ikke lenger er pålagt å beholde. Hos organisasjoner som fortsatt har store arkivbeholdninger med papirdokumenter, har opprydding blitt en prioritet. I en nylig undersøkelse av opprydding i gamle arkiver som er sponset av Iron Mountain, fant vi at det å redusere kostnader knyttet til bevaring av papirdokumenter var førsteprioritet for 79 % av respondentene.

Etablering av en forsvarlig prosess for å bidra til å identifisere hvilke dokumenter som må oppbevares, og hvilke som kan destrueres på en forsvarlig måte, vil ikke bare redusere kostnadene, men også redusere risikoen for manglende etterlevelse og tilhørende bøter.

3) Økt produktivitet

Ved å redusere arkivbeholdningen, organisere mapper og oppdatere metadata på eske- og mappenivå blir det enklere å finne og hente frem dokumenter, noe som reduserer tiden som brukes på å søke etter informasjon. Ved å digitalisere forretningskritiske dokumenter blir det enda enklere å finne det man trenger og å distribuere informasjon til de ansatte som har behov for den.

Når det gjelder fysiske dokumenter, er det viktig å sikre at esker og mapper er merket med metadata, slik at dokumentene enkelt kan lokaliseres og hentes frem.

4) Få fart på den digitale transformasjonen

Å ordne opp i de gamle, fysiske dokumentene kan få fart på organisasjonens digitale transformasjon. Oppryddingsprosessen vil hjelpe dere med å identifisere dokumenter som har oppfylt oppbevaringskrav og kan destrueres på en forsvarlig måte. Prosessen vil også hjelpe dere med å identifisere kritiske dokumenter som det regelmessig er behov for, og som bør digitaliseres.

Ved å håndtere papirarkivene kan dere eliminere manuelle prosesser og gå over til en mer digital arbeidsmåte. Dette sparer tid og reduserer kostnader samtidig som de ansatte kan jobbe mer effektivt i et digitalt miljø.

Navigere i oppryddingsinitiativet for gamle arkiver

Håndtering av dokumentarkiver har sine utfordringer. Det er overveldende. Det er ressurskrevende. Og det flytter de ansattes fokus bort fra deres kjerneoppgaver. Den gode nyheten er at dere ikke behøver å gjøre dette alene.

Uansett omfanget eller kompleksiteten av oppryddingsinitiativet kan vi bidra til å fjerne mye av gjetningen og å automatisere beslutningstakingen. Jo mer objektivitet som er innebygd i prosessen, desto mer konsekvent vil den være. Det endelige målet er å fjerne det subjektive menneskelige elementet ved bruk av teknologidrevne løsninger som Iron Mountain Smart Sort.

Resultatet er akkurat det dere trenger: En arkivbeholdning som er sortert, godt organisert og tilgjengelig når det er nødvendig. Dere kan føle dere trygg på at dere enkelt og trygt kan ta forsvarlige beslutninger om dokumentene under oppryddingsprosessen og videre.

Finn ut mer om våre løsninger for opprydding i gamle arkiver.