UTMB Health tar i bruk Smart Sort for å fremme digital transformasjon

University of Texas Medical Branch (UTMB) Health er et ledende akademisk helsevitenskapelig senter for forskning, utdanning og pasientbehandling, fordelt på fire campuser i det sørøstlige Texas. Organisasjonens campus i Galveston i Texas sto overfor en betydelig utfordring i 2022 da leieavtalen for et av dets lageranlegg, kjent som Lipton Tea Building, var i ferd med å utløpe. Den 72 år gamle lagerbygningen inneholdt pasientjournaler og andre arkivdokumenter som i all hast ble flyttet grunnet orkanen Ike i 2008. Arkivet besto blant annet av mikrofilm som daterte seg helt tilbake til tiden da UTMB Healths hadde en politikk om permanent oppbevaring av dokumenter.

Lageret besto av fire etasjer med sammenblandede, historiske og skjøre fysiske dokumenter: Med andre ord, en arkivars mareritt.

I mars 2022 samarbeidet eiendomsavdelingen hos UTMB Health tett med Iron Mountain for å utarbeide en plan for utflytting. Siden UTMB Health allerede lagret over 400 000 dokumenter hos Iron Mountain i sikre, eksterne lagringsanlegg i Houston, Texas, var det tydelig at Iron Mountain Smart Sort var den perfekte løsningen for å identifisere, sortere og øke synligheten på mappenivå for dokumentene fra Lipton Tea-bygningen og de andre campusene.

«Teamet fra Iron Mountain forsto virkelig dybden og bredden i dette prosjektet. Det var en enorm oppgave», forklarer Carla Cuney, direktør for Health Information Management & Medical Staff Services ved UTMB Health.

I august 2022 startet det store Smart Sort-prosjektet. UTMB Health-team var på stedet for å identifisere hvilke dokumenter som kunne slettes, og hvilke som måtte flyttes. Dokumenter som rettmessig kunne makuleres, ble fjernet, mens resten ble trygt transportert til et av Iron Mountains lagringsanlegg i Dallas. Flere arkiver i andre campuser ble også inkludert i prosjektet. I Dallas kunne Iron Mountain Smart Sort-teamet arbeide med sammenblandede mapper, som ble identifisert og sortert for mulig destruksjon, oppbevaring og digitalisering.

«Vi snakket med teamet hver eneste uke. Vi kunne følge fremgangen i dashbordet dag for dag. Det var veldig godt organisert», sier Cuney.

Smart Sort-prosjektet ble ferdigstilt tredje kvartal 2024 og har gitt en reduksjon på 40 % i arkivkostnadene til UTMB Health, ettersom dokumenter nå blir destruert i stedet for lagret på ubestemt tid. Med oppdaterte oppføringer på mappenivå kan arkivteamet hos UTMB Health nå enkelt søke i, administrere og ta beslutninger om fremtidig digitalisering og forsvarlig destruering.

Ved hjelp av Smart Sort kunne teamet:

• Gå gjennom arkivdatabasene for å identifisere alle mapper under forvaltning, og vurdere om de kunne destrueres.
• Skanne dokument-ID fra de enkelte papirdokumentene og mikrofilmer
• Opprette en oppdatert mappenivåliste, og kartlegge plasseringen av alle dokumentene på eskenivå ved det nye lagringsanlegget i Dallas.
• Sortere og pakke om alle mapper i henhold til gjeldende oppbvaringsplaner.
• Sette i gang umiddelbar destruering av kvalifiserte dokumenter for å redusere lagringskostnader.

En risikostyringsstrategi alle kan forholde seg til

Smart Sort var avgjørende for å endre perspektivet til Health Information Management-teamet (HIM) ved UTMB Health. Utdaterte retningslinjer for oppbevaring, organisasjonens overgang til ny programvare for elektronisk pasientjournal tidlig på 2010-tallet, og betydningen av digitalisering og robusthet i møte med stadig mer alvorlige regionale klimahendelser, var nøkkelfaktorene som drev UTMB Health til å finne en partner som kunne hjelpe dem med å bringe dokumentforvaltningen inn i fremtiden.

Teamet fra Iron Mountian presenterte data i et godt organisert og lett tilgjengelig format, og fjernet byrden ved manuell håndtering av arkivdokumentene. Viktige interessenter – fra samsvar, risiko og juridisk avdeling til databaseadministratorer og IT-teamet – så fordelene med Smart Sort helt fra starten av prosjektet.

«Hver gang man gjør noen form for forsvarlig håndtering av dokumentet, og da spesielt medisinske journaler, forbedres etterlevelsen, noe som kan knyttes tilbake til retningslinjene og styringsmodellen. Dette var avgjørende for beslutningstakere hos UTMB», sier Arnie Padilla, administrerende direktør i Iron Mountain.

Åpne døren for den fremtidige digitale transformasjonen

UTMB Healths erfaringer med Smart Sort har lagt et solid fundament for fremtidige digitale initiativer. Ved å administrere og effektivisere dokumenthåndteringen har organisasjonen åpnet opp for mer strategisk planlegging og utvikling av prognoser.

I dag fortsetter UTMB Health-teamet samarbeidet med Iron Mountain for å:

• Fremskynde prosessen med å finne dokumenter og øke gjenfinningsgraden
• Fatte forsvarlige beslutninger om hvilke dokumenter som skal destrueres, og hvilke som skal beholdes, samtidig som man muliggjør fremtidige beslutninger om destruksjon på eskenivå
• Gjøre det enklere å oppfylle juridiske og forskriftsmessige krav til oppbevaring og etterlevelse
• Sette fart på muligheten til å gå over til et Managed Service-program og muliggjøre prognoser
• Forberede arkivprogrammet for fremtidig arbeid med digitalisering, optimalisert datainnsikt samt avansert automatisering og KI-initiativer

Smart Sort for helsevesenet

Uansett hva dere har i arkivet, vil vi gjøre det enkelt å rydde opp i gamle dokumenter, slik at dere kan fortsette å gi utmerket pasientbehandling i en digital verden. Gå til Smart Sort for nærmere informasjon.

Bransje

Helsesektoren

Utfordring

I forbindelse med nedleggelse av et gammelt anlegg og med behov for å identifisere, sortere og flytte tusenvis av pasientjournaler og mikrofilm trengte UTMB Health å redusere og flytte arkivbeholdningen på en forsvarlig måte på bare noen måneder.

Løsningen

Iron Mountain Smart Sort

Resultat

• Papirjournaler og mikrofilm ble sortert etter type for å avgjøre mulig destruksjon og fatte forsvarlige beslutninger om videre håndtering.
• Den gamle bygningen ble forlatt i løpet av fire måneder og utgifter til arkivhold ble redusert med mer enn 40 %.
• Dette åpnet døren for videre arbeid med digitalisering.