Solução de Processamento de Faturas da Iron Mountain

Desafio

A função de Contas a Pagar (AP) está mudando rapidamente de uma função transacional de back office para uma necessidade estratégica para otimizar a lucratividade e o fluxo de caixa. No entanto, as ineficiências continuam a prejudicar as equipes de AP. 82% das equipes de AP ainda inserem faturas manualmente, e 56% dedicam mais de 10 horas por semana a tarefas manuais.¹ O excesso de papelada, a entrada repetitiva de dados e os sistemas em silos consomem tempo valioso e limitam o envolvimento estratégico.

Esses processos manuais levam a erros humanos, imprecisões nos pagamentos e relacionamentos desgastados com fornecedores. Além disso, exceções frequentes, aprovações prolongadas e visibilidade limitada dos dados impedem as equipes de AP de tomar decisões financeiras oportunas e informadas e de aproveitar oportunidades estratégicas. 33% das transações com sistemas automatizados são pagas no prazo, enquanto apenas 24% das faturas em papel são pagas no prazo.²

E se você pudesse…

Usar um sistema escalável, centralizado e alimentado por IA para:

1. Obter supervisão e controle abrangentes sobre o ciclo de vida das suas faturas, para que todos os documentos digitais e físicos sejam facilmente acessíveis e gerenciados
2. Reduzir drasticamente os erros manuais e as discrepâncias, validando e reconciliando de forma inteligente os dados das faturas com as informações de compras e recebimentos
3. Otimizar e acelerar as aprovações de faturas, liberando sua equipe de tarefas administrativas tediosas para que ela possa se concentrar em iniciativas financeiras mais estratégicas

Solução de Processamento de Faturas da Iron Mountain

Nossa solução de processamento de faturas é baseada na Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP), uma plataforma de software como serviço (SaaS) escalável e ponta a ponta que transforma faturas físicas em ativos digitais acionáveis e automatiza fluxos de trabalho centrados em documentos. A Solução de Processamento de Faturas automatiza funções essenciais de AP, incluindo entrada de dados, aprovações, conciliações e fluxos de trabalho centrados em documentos. Essa solução fortalece os recursos de gerenciamento de informações que faltam ou estão ausentes em seu ecossistema atual de contas a pagar por meio de conectores pré-construídos, fluxos de trabalho, tipos de documentos, metadados, regras de retenção e prompts de IA.

A Solução de Processamento de Faturas ajuda você a:

• Tornar o processamento de faturas mais transparente: Assuma o controle do processamento de faturas gerenciando documentos digitais e físicos em um único portal fácil de usar. Esse hub centralizado fornece acesso simples, baseado em funções, para usuários autorizados, simplificando a recuperação de faturas e eliminando atrasos de sistemas díspares. A integração perfeita com sistemas contábeis existentes elimina silos de informações, fornecendo uma visão centralizada de todos os dados relevantes para um processamento eficiente. Fluxos de trabalho e processos de aprovação podem ser personalizados exatamente de acordo com as regras da sua empresa para encaminhamento preciso e aprovações rápidas. Acompanhe com facilidade o manuseio de faturas e o fluxo de pagamentos, obtendo uma trilha de auditoria clara e melhorando a prestação de contas.
• Aumentar a precisão e o controle financeiro: Alcance integridade de dados superior com o Processamento inteligente de documentos (IDP) baseado em IA, que extrai automaticamente informações de faturas e as integra perfeitamente em fluxos de trabalho, praticamente eliminando erros de entrada manual de dados. Aproveite a correspondência tripla para validar os dados das faturas com as informações de compras e de recebimento, garantindo que apenas pedidos válidos e corretamente atendidos sejam pagos, minimizando discrepâncias e pagamentos em excesso. Para faturas sem ordem de compra (OC), os agentes de IA automatizam a atribuição de dimensões contábeis relevantes aos itens de linha, reduzindo consideravelmente as exceções demoradas. Gere insights rápidos para otimizar o fluxo de caixa, priorizar o trabalho e melhorar o relacionamento com os fornecedores.
• Aumentar a eficiência e reduzir os custos: Usuários autorizados podem acessar e pesquisar facilmente faturas por meio de um único portal em nuvem no InSight DXP.
  Com digitalização e automação de fluxos de trabalho, as faturas são classificadas e organizadas com mínimo esforço, agilizando as aprovações. Nossas regras de negócios robustas sinalizam e encaminham automaticamente exceções para os usuários apropriados, permitindo que a equipe de AP se concentre apenas nas tarefas que exigem intervenção humana. A InSight DXP viabiliza a conformidade com padrões do setor e aplica, de forma sistemática, regras de retenção e políticas de privacidade de dados, ajudando você a gerenciar e a impor obrigações para o conteúdo relevante.

A vantagem da Iron Mountain

O diferencial da Iron Mountain está em nossa escala incomparável e na robusta plataforma InSight DXP, que oferece uma solução completa e ponta a ponta para transformar seus processos de Contas a Pagar (AP) e desbloquear o valor dos dados das suas faturas. Nossos recursos globais de digitalização e infraestrutura, abrangendo 141 sites de imagem em 45 países com capacidade para 2,6 bilhões de imagens por ano, fornecem um ponto único de entrada para todos os recebimentos de faturas.

Ao aproveitar o Processamento Inteligente de Documentos orientado por IA, nossa solução extrai dados valiosos com uma precisão média de 97% e automatiza fluxos de trabalho, reduzindo erros manuais e acelerando transações financeiras.

Desenvolvida com base na tecnologia InSight DXP, nossa plataforma oferece acesso seguro 24 horas por dia, 7 dias por semana, com base em funções, e aplica sistematicamente políticas de retenção e privacidade de dados, permitindo a conformidade contínua e minimizando os riscos de segurança.