Soluția Iron Mountain de procesare a facturilor

Sprijiniți contabilitatea cu automatizarea pe bază de IA

Provocarea

Rolul contabilității (AP) se schimbă rapid de la o funcție administrativă tranzacțională la un imperativ strategic pentru optimizarea profitabilității și a fluxului de numerar. Totuși ineficiența continuă să fie un obstacol pentru echipele AP. 82% dintre echipele AP încă introduc manual facturile, 56% petrecând peste 10 ore pe săptămână cu sarcini manuale.¹ Lucrul excesiv cu hârtiile, introducerea datelor repetitive și sistemele izolate consumă timp prețios, limitând implicarea strategică. Aceste procese manuale duc la erori umane, erori de plată și relații tensionate cu furnizorii, 39% din facturi conținând erori din cauza proceselor manuale.²

În plus, excepțiile frecvente, procesele de aprobare îndelungate și vizibilitatea limitată a datelor împiedică echipele AP să ia decizii financiare în cunoștință de cauză și la timp și să profite de oportunități strategice.

Cum ar fi dacă ați putea

Să folosiți un sistem centralizat și extensibil pe bază de IA pentru:

1. A dobândi supraveghere și control asupra ciclului de viață al facturilor, astfel încât toate documentele fizice și digitale să fie ușor de accesat și gestionat
2. A reduce dramatic erorile manuale și discrepanțele validând inteligent și reconciliind datele din facturi în comparație cu achiziția și primirea de informații
3. A optimiza și a accelera aprobarea facturilor, scutindu-vă echipele de sarcini administrative plictisitoare ca să se concentreze pe inițiative financiare cu mai mare relevanță strategică

Soluția Iron Mountain de procesare a facturilor

Soluția noastră de procesare a facturilor se bazează pe Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP), o platformă software-as-a-service (SaaS) extensibilă și completă care transformă facturile fizice în active digitale utile și care automatizează fluxurile de lucru bazate pe documente. Procesarea facturilor automatizează funcțiile AP de bază, precum introducerea datelor, aprobările și reconcilierea, dar și fluxurile de lucru bazate pe documente. Această soluție consolidează capacitățile de gestionare a informațiilor care lasă de dorit sau lipsesc din mediul dvs. AP existent, prin conectori, fluxuri de lucru, tipuri de documente, metadate, reguli de păstrare și comenzi IA preintegrate.

Procesarea facturilor vă ajută astfel:

• Procesați facturile mai transparent: Preluați controlul asupra procesării facturilor prin gestionarea documentelor fizice și digitale într-un singur portal ușor de utilizat. Acest hub centralizat oferă acces facil bazat pe roluri pentru utilizatorii autorizați, optimizând preluarea facturilor și eliminând întârzierile de la sisteme disparate. Integrarea fluidă în sisteme de contabilitate existente dezintegrează sistemele izolate, oferind o vizualizare centralizată a tuturor datelor relevante, pentru procesare eficientă. Fluxurile de lucru și procesele de aprobare pot fi personalizate în funcție de regulile afacerii dvs., pentru dirijare precisă și aprobări prompte. Urmăriți fără efort fluxul de gestionare și plată a facturilor, obținând un istoric clar pentru audit și îmbunătățind responsabilitatea.
• Sporiți precizia și controlul financiar: Obțineți o integritate superioară a datelor cu procesarea inteligentă a documentelor (IDP) pe bază de IA, care extrage automat informații din facturi și le introduce fluid în fluxurile de lucru, practic eliminând erorile din introducerea manuală a datelor. Profitați de stabilirea automatizată a compatibilității pe trei căi pentru a valida datele din facturi prin compararea datelor despre achiziție și recepție, astfel încât doar comenzile valide și corect onorate, să fie plătite, minimizând discrepanțele și posibilele supraplăți. Pentru facturile nebazate pe comenzi de achiziție (PO), agenții IA automatizează atribuirea dimensiunilor contabile relevante articolelor de linie, reducând foarte mult excepțiile care consumă timp. Generați concluzii rapide pentru a optimiza fluxurile de numerar, a prioritiza munca și a îmbunătăți relațiile cu furnizorii.
• Creșteți eficiența și reduceți costurile: Utilizatorii autorizați pot să acceseze și să caute cu ușurință facturi printr-un singur portal în cloud pe InSight DXP. Prin digitalizare și automatizarea fluxului de lucru, facturile sunt sortate și organizate cu efort minim, ducând la aprobări optimizate. Regulile noastre de afaceri robuste semnalează și dirijează automat excepțiile către utilizatorii adecvați, permițându-i echipei AP să se concentreze doar pe sarcinile care necesită intervenție umană. Iron Mountain InSight DXP face posibilă conformitatea cu standardele din domeniu și aplică sistematic politici de păstrare și confidențialitate a datelor, ajutându-vă să gestionați și să aplicați obligațiile pentru conținutul relevant.

Avantajul oferit de Iron Mountain

Avantajul oferit de Iron Mountain constă în anvergura fără egal și platforma InSight DXP robustă care oferă o soluție completă pentru transformarea proceselor dvs. AP și deblochează valoarea datelor din facturi. Capacitățile de scanare și infrastructura noastră globală, incluzând 141 de unități de imagistică din 45 de țări, cu o capacitate de 2,6 miliarde de imagini anual, oferă un singur punct de intrare pentru toate facturile primite.

Profitând de procesarea inteligentă pe bază de IA a documentelor, soluția noastră extrage date valoroase cu o precizie medie de 97% și automatizează fluxurile de lucru, reducând erorile manuale și accelerând tranzacțiile financiare.

Bazată pe InSight DXP, platforma noastră oferă non-stop acces protejat pe bază de rol și aplică politicile de păstrare și protecție a datelor, făcând posibilă conformitatea continuă și reducând riscurile la adresa securității. Ca partener global de încredere cu peste 70 de ani de experiență, Iron Mountain contribuie la optimizarea proceselor AP, pentru eficiență, precizie și extensibilitate.